Äriprogrammide liidestamine: andmed ühest kohast
Väikeses ettevõttes kasvab tarkvara tavaliselt juhuslikult. Kõigepealt tuleb e-pood, siis raamatupidamisprogramm, siis Excel laoseisu jaoks, siis broneerimiskalender ja lõpuks meililist. Igaüks lahendab oma muret, aga omavahel nad ei räägi.
Tulemus on tuttav: tellimused kantakse käsitsi raamatupidamisse, laoseis ei klapi e-poega, sama klient on viies kohas eri andmetega ja keegi kulutab iga nädal tunde andmete ümberkirjutamisele. Vead tekivad just nendes kohtades, kus inimene peab andmeid ühest aknast teise tõstma.
Kas liidestamine tasub ära?
Lihtne arvutus: mitu tundi nädalas kulub andmete käsitsi ülekandmisele ja nende vigade parandamisele? Kui see on kaks tundi nädalas, on see üle saja tunni aastas. Lisaks tuleb arvestada kaotatud müüki, kui klient ostis kauba, mida enam polnud, ja segadust, kui sama kliendi andmed on eri kohtades eri moodi.
Kui käsitööd on vähe ja andmeid on vähe, ei pruugi liidestamine ära tasuda. Kui ettevõte kasvab, tasub see peaaegu alati.
Kolm viisi süsteeme ühendada
1. Liides ehk API
Kaasaegsetel programmidel on liides (API), mille kaudu teine programm saab andmeid lugeda ja kirjutada. Näiteks saab e-poe tellimus minna automaatselt raamatupidamisse arveks või laoprogrammi kogus e-poodi.
Sobib, kui mõlemad programmid on head ja sa ei taha neist loobuda, ning mõlemal on toimiv liides.
Pane tähele: liides on eraldi tarkvara, mis vajab hooldust. Kui üks pool uuendab oma liidest, tuleb ka ühendus üle vaadata. Iga liides on koht, kus andmed võivad sünkroonist välja minna, näiteks kui üks pool on hetkeks maas. Hea liides oskab sellest taastuda ja annab teada, kui midagi jäi ülekandmata.
2. Faili import ja eksport
Kõik programmid ei paku liidest. Sel juhul saab andmeid vahetada failidega: üks programm ekspordib CSV- või Exceli-faili, teine loeb selle sisse. Selle saab ka automatiseerida, nii et fail liigub kord päevas või tunnis ise.
Sobib, kui andmed ei pea olema sekundipealt ajakohased ja liidest pole olemas või see on liiga kallis.
Pane tähele: see ei sobi laoseisu jaoks, kui müüd sama kaupa korraga veebis ja kohapeal. Tunni aja jooksul võib viimane toode minna kahele inimesele.
3. Üks süsteem mitme asemel
Mõnikord on õige vastus mitte ühendada kahte süsteemi, vaid asendada need ühega. Kui e-pood ja ladu on sama rakendus, ei ole midagi sünkroniseerida: kassa müük ja veebitellimus muudavad sama laoseisu samal hetkel.
Sobib, kui eraldi programmid teevad suures osas sama tööd (tooted, kliendid, kogused) ja suurem osa liidestamise vaevast läheb nende kokkuhoidmisele.
Selleks olen ehitanud oma platvormi NUNDINAE, kus e-pood, laohaldus, kassa ja broneeringud on üks rakendus. Miks laoseis eraldi süsteemide vahel ei klapi, on pikemalt postituses e-poe ja lao sünkroonimine.
Kuidas valida
Küsi endalt kolm küsimust:
- Millised andmed peavad olema kohe ajakohased? Laoseis ja broneeringute vabad ajad peavad. Raamatupidamise arved võivad tulla tunni pärast.
- Millest sa ei taha loobuda? Kui raamatupidaja töötab kindlas programmis, siis seda ei vahetata. Siis on vaja liidest.
- Kus kulub kõige rohkem käsitööd? Alusta sealt. Kõike ei pea korraga ühendama.
Sageli on parim lahendus segu: üks süsteem müügi, lao ja klientide jaoks ning liides raamatupidamisega.
Kuidas ma liidestamise teen
- Kaardistan andmevood. Mis andmed tekivad kus, kes neid vajab ja kui kiiresti.
- Kontrollin liidesed. Kas programmidel on API, mida see võimaldab ja kas selle kasutamine maksab.
- Pakun 1–2 varianti koos hinna ja hooldusvajadusega, ka siis, kui parim variant on midagi mitte ühendada.
- Ehitan ja testin päris andmetega eraldi keskkonnas, enne kui midagi päris süsteemis muutub.
- Lisan järelevalve, mis annab teada, kui mõni andmeülekanne ebaõnnestus.
Liidestamine on osa tarkvara edasiarendusest. Kirjelda, millised programmid sul praegu kasutusel on ja kus andmeid käsitsi tõstetakse. Ütlen, milline variant on sinu jaoks mõistlik.
