Yritysohjelmien integrointi: tiedot yhdestä paikasta
Pienessä yrityksessä ohjelmistot kasvavat yleensä sattumanvaraisesti. Ensin tulee verkkokauppa, sitten kirjanpito-ohjelma, sitten Excel varastosaldoa varten, sitten ajanvarauskalenteri ja lopulta postituslista. Jokainen ratkaisee oman ongelmansa, mutta keskenään ne eivät puhu.
Tulos on tuttu: tilaukset kirjataan käsin kirjanpitoon, varastosaldo ei täsmää verkkokaupan kanssa, sama asiakas on viidessä paikassa eri tiedoilla, ja joku käyttää joka viikko tunteja tietojen uudelleenkirjoittamiseen. Virheet syntyvät juuri niissä kohdissa, joissa ihmisen pitää siirtää tietoja ikkunasta toiseen.
Kannattaako integrointi?
Yksinkertainen laskelma: montako tuntia viikossa kuluu tietojen käsin siirtämiseen ja niiden virheiden korjaamiseen? Jos se on kaksi tuntia viikossa, se on yli sata tuntia vuodessa. Lisäksi pitää huomioida menetetty myynti, kun asiakas osti tuotteen, jota ei enää ollut, ja sekaannus, kun saman asiakkaan tiedot ovat eri paikoissa eri tavalla.
Jos käsityötä ja tietoja on vähän, integrointi ei välttämättä kannata. Kun yritys kasvaa, se kannattaa lähes aina.
Kolme tapaa yhdistää järjestelmät
1. Rajapinta eli API
Nykyaikaisissa ohjelmissa on rajapinta (API), jonka kautta toinen ohjelma voi lukea ja kirjoittaa tietoja. Esimerkiksi verkkokaupan tilaus voi siirtyä automaattisesti kirjanpitoon laskuksi tai varasto-ohjelman määrä verkkokauppaan.
Sopii, jos molemmat ohjelmat ovat hyviä etkä halua luopua niistä, ja molemmissa on toimiva rajapinta.
Huomaa: integraatio on erillinen ohjelmisto, joka vaatii ylläpitoa. Jos toinen osapuoli päivittää rajapintaansa, myös yhteys pitää tarkistaa. Jokainen integraatio on kohta, jossa tiedot voivat mennä epäsynkroniin, esimerkiksi jos toinen osapuoli on hetken alhaalla. Hyvä integraatio osaa toipua siitä ja ilmoittaa, jos jotain jäi siirtämättä.
2. Tiedostojen tuonti ja vienti
Kaikki ohjelmat eivät tarjoa rajapintaa. Silloin tietoja voi vaihtaa tiedostoilla: yksi ohjelma vie CSV- tai Excel-tiedoston, toinen lukee sen sisään. Tämänkin voi automatisoida niin, että tiedosto siirtyy itsestään kerran päivässä tai tunnissa.
Sopii, jos tietojen ei tarvitse olla ajan tasalla sekunnilleen ja rajapintaa ei ole tai se on liian kallis.
Huomaa: tämä ei sovi varastosaldolle, jos myyt samaa tuotetta yhtä aikaa verkossa ja paikan päällä. Tunnin aikana viimeinen tuote voi mennä kahdelle ihmiselle.
3. Yksi järjestelmä useamman sijaan
Joskus oikea vastaus ei ole yhdistää kahta järjestelmää, vaan korvata ne yhdellä. Kun verkkokauppa ja varasto ovat sama sovellus, mitään ei tarvitse synkronoida: kassamyynti ja verkkotilaus muuttavat samaa varastosaldoa samalla hetkellä.
Sopii, jos erilliset ohjelmat tekevät suurelta osin samaa työtä (tuotteet, asiakkaat, määrät) ja suurin osa integroinnin vaivasta menee niiden pitämiseen yhtenäisinä.
Tätä varten olen rakentanut oman alustani NUNDINAE, jossa verkkokauppa, varastonhallinta, kassa ja ajanvaraukset ovat yksi sovellus. Miksi varastosaldo ei täsmää erillisten järjestelmien välillä, kerron tarkemmin kirjoituksessa verkkokaupan ja varaston synkronointi.
Miten valita
Kysy itseltäsi kolme kysymystä:
- Minkä tietojen pitää olla heti ajan tasalla? Varastosaldon ja ajanvarausten vapaiden aikojen pitää. Kirjanpidon laskut voivat tulla tunnin päästä.
- Mistä et halua luopua? Jos kirjanpitäjä työskentelee tietyssä ohjelmassa, sitä ei vaihdeta. Silloin tarvitaan integraatio.
- Missä kuluu eniten käsityötä? Aloita sieltä. Kaikkea ei tarvitse yhdistää kerralla.
Usein paras ratkaisu on yhdistelmä: yksi järjestelmä myyntiä, varastoa ja asiakkaita varten sekä integraatio kirjanpitoon.
Miten teen integroinnin
- Kartoitan tietovirrat. Mitä tietoja syntyy missä, kuka niitä tarvitsee ja kuinka nopeasti.
- Tarkistan rajapinnat. Onko ohjelmissa API, mitä se mahdollistaa ja maksaako sen käyttö.
- Ehdotan 1–2 vaihtoehtoa hintoineen ja ylläpitotarpeineen, myös silloin, kun paras vaihtoehto on olla yhdistämättä mitään.
- Rakennan ja testaan oikeilla tiedoilla erillisessä ympäristössä, ennen kuin mikään muuttuu oikeassa järjestelmässä.
- Lisään valvonnan, joka ilmoittaa, jos jokin tiedonsiirto epäonnistui.
Integrointi on osa ohjelmistojen jatkokehitystä. Kerro, mitä ohjelmia sinulla on nyt käytössä ja missä tietoja siirretään käsin. Kerron, mikä vaihtoehto on sinulle järkevä.
