Integrera affärssystem: data från ett ställe

I ett litet företag växer programvaran oftast fram slumpmässigt. Först kommer e-butiken, sedan bokföringsprogrammet, sedan ett Excelark för lagersaldot, sedan en bokningskalender och till sist en e-postlista. Vart och ett löser sitt problem, men de pratar inte med varandra.

Resultatet är välbekant: ordrar förs in i bokföringen för hand, lagersaldot stämmer inte med e-butiken, samma kund finns på fem ställen med olika uppgifter och någon lägger flera timmar i veckan på att skriva om data. Felen uppstår just där en människa måste flytta data från ett fönster till ett annat.

Lönar sig en integration?

En enkel kalkyl: hur många timmar i veckan går åt till att föra över data för hand och rätta felen? Är det två timmar i veckan blir det över hundra timmar om året. Lägg till förlorad försäljning när en kund köpte en vara som inte längre fanns, och förvirringen när samma kunds uppgifter ser olika ut på olika ställen.

Är det lite handarbete och lite data lönar sig en integration kanske inte. När företaget växer lönar den sig nästan alltid.

Tre sätt att koppla ihop system

1. Gränssnitt, alltså API

Moderna program har ett gränssnitt (API) som ett annat program kan läsa och skriva data genom. En order i e-butiken kan till exempel automatiskt bli en faktura i bokföringen, eller lagerprogrammets antal gå över till e-butiken.

Passar om båda programmen är bra och du inte vill avstå från något av dem, och båda har ett fungerande gränssnitt.

Tänk på: en integration är en separat programvara som behöver underhåll. När den ena parten uppdaterar sitt gränssnitt måste kopplingen också ses över. Varje integration är ett ställe där data kan hamna ur synk, till exempel om den ena sidan är nere en stund. En bra integration kan återhämta sig från det och säger till om något inte fördes över.

2. Import och export av filer

Alla program erbjuder inget gränssnitt. Då kan data utbytas med filer: ett program exporterar en CSV- eller Excelfil, ett annat läser in den. Det går också att automatisera, så att filen flyttas av sig själv en gång om dagen eller i timmen.

Passar om data inte behöver vara aktuella på sekunden och gränssnitt saknas eller är för dyrt.

Tänk på: det passar inte för lagersaldot om du säljer samma vara samtidigt på nätet och på plats. Inom en timme kan den sista varan gå till två personer.

3. Ett system i stället för flera

Ibland är det rätta svaret att inte koppla ihop två system utan att ersätta dem med ett. Är e-butiken och lagret samma applikation finns det inget att synkronisera: en försäljning i kassan och en webbordning ändrar samma lagersaldo i samma ögonblick.

Passar om de separata programmen till stor del gör samma jobb (produkter, kunder, antal) och det mesta av integrationsarbetet går åt till att hålla dem överens.

Därför har jag byggt min egen plattform NUNDINAE, där e-butik, lagerhantering, kassa och bokningar är en applikation. Varför lagersaldot inte stämmer mellan separata system skriver jag mer om i artikeln synka e-butik och lager.

Så väljer du

Ställ dig själv tre frågor:

1. Vilka data måste vara aktuella direkt? Lagersaldot och lediga bokningstider måste det. Fakturor i bokföringen kan komma en timme senare.
2. Vad vill du inte avstå från? Arbetar bokföraren i ett visst program byts det inte ut. Då behövs en integration.
3. Var går mest handarbete åt? Börja där. Allt behöver inte kopplas ihop på en gång.

Ofta är den bästa lösningen en blandning: ett system för försäljning, lager och kunder och en integration mot bokföringen.

Så gör jag integrationen

1. Jag kartlägger dataflödena. Vilka data som uppstår var, vem som behöver dem och hur snabbt.
2. Jag kontrollerar gränssnitten. Om programmen har ett API, vad det tillåter och om det kostar att använda det.
3. Jag föreslår 1–2 alternativ med pris och underhållsbehov, även när det bästa alternativet är att inte koppla ihop något alls.
4. Jag bygger och testar med riktiga data i en separat miljö innan något ändras i det skarpa systemet.
5. Jag lägger till övervakning som säger till om en dataöverföring misslyckades.

Integration är en del av vidareutveckling av mjukvara. Beskriv vilka program du använder i dag och var data flyttas för hand. Jag säger vilket alternativ som är rimligt för dig.