Synka e-butik och lager: därför stämmer inte saldot

Kunden betalade för varan på nätet och skrev för att fråga var den är. På hyllan finns en tom plats, för den sista biten såldes i kassan i går. Nu måste du be om ursäkt och betala tillbaka pengarna, och kunden är troligen förlorad.

Kort svar: lagersaldot hamnar fel eftersom två system håller samma siffra på olika ställen och uppdaterar den i efterhand åt varandra. En integration går att förbättra, men tidsskillnaden och felkällan finns kvar. Problemet försvinner helt först när e-butik och kassa använder samma databas.

Fem vanliga orsaker

1. Tidsskillnad. Många integrationer uppdaterar antal enligt ett schema. När den sista varan säljs i kassan uppstår under en kort stund ett fönster i e-butiken där samma vara fortfarande går att köpa.

2. Olika SKU:er. Är koden SH-100 i det ena systemet och SH100 i det andra hittar integrationen inte produkten. Ofta säger den inget om det någonstans.

3. Varianter. Huvudprodukten hittas, men storlek M och storlek L är fel kopplade. Totalantalet ser rätt ut, men just den storleken är slut.

4. Integrationen står still. En nyckel gick ut, en modul uppdaterades eller tjänsten var nere en stund. Oftast märker du det först när saldot för någon produkt redan är fel.

5. Reservering. En obetald beställning reserverar inte nödvändigtvis varan. Kunden håller på att betala i banken, och samtidigt säljer någon den sista biten i kassan.

Så förbättrar du din nuvarande lösning

Stannar du kvar med två system gör de här stegen läget bättre:

• Välj ett huvudsystem. Antalet ändras på ett ställe, det andra systemet bara läser det.
• Städa koderna. Varje produkt och variant måste ha en unik SKU, helst även en EAN-kod.
• Lägg till en buffert. Visa produkten som slut i e-butiken redan när en eller två bitar återstår.
• Ställ in larm. Vid fel i integrationen måste någon få ett meddelande.
• Jämför regelbundet. En liten inventering en gång i veckan av de snabbast rörliga produkterna avslöjar fel tidigt.

Det hjälper, men arbetet och riskpunkten finns kvar.

Vad som ändras när databasen är en

NUNDINAE synkroniserar inte e-butik och lager, eftersom de är en applikation. Lagersaldot är en siffra som alla försäljningskanaler använder:

• En kassaförsäljning drar varan från lagret direkt. Samma ögonblick gäller även i e-butiken.
• En webbeställning lägger undan varan redan när betalningen påbörjas.
• En obetald beställning går ut efter inställd tid (som standard 60 minuter) och varan frigörs av sig själv.
• En avbruten beställning för tillbaka varan till lagret.
• Inleverans med streckkodsläsare gör varan tillgänglig på nätet direkt.
• Material som går åt till en tjänst dras från lagret när tjänsten markeras som utförd.

Varje ändring finns i historiken över lagerrörelser med orsak och vem som gjorde den. Verkar saldot fel ser du vem som ändrade det och varför.

Det tillgängliga antalet är inte bara siffran på hyllan. Systemet drar av reserverade varor och, om du vill, en säkerhetsmarginal. Då ser du i tid på startpanelen vad som behöver beställas och kan göra en beställningslista till leverantören.

När synkronisering fungerar utmärkt

En databas behövs inte alltid. Säljer du bara på nätet, eller har du många varor och säljer sällan den sista biten, fungerar en väl inställd integration tillfredsställande. Det är heller inte nödvändigtvis det första problemet för en butikskedja där ett stort system redan är på plats.

Mest besvär ger synkronisering i ett litet företag med få exemplar av dyra varor, där samma anställd säljer i kassan och packar webbeställningar.

Vanliga frågor

Hur snabbt ser e-butiken lagersaldot i NUNDINAE?

Uppgifterna är desamma. Butiken kan hålla en del allmän information i cache en kort stund, men när en beställning görs kontrolleras det verkliga saldot.

Vad händer om två kunder köper den sista varan samtidigt?

Varan går till den vars beställning lade undan den. Den andra ser att varan inte längre finns.

Behövs inventering fortfarande?

Ja. Programmet vet inte när en produkt går sönder på hyllan eller försvinner. Inventering sker med en CSV-fil eller streckkodsläsare, och korrigeringen sparas i historiken.

Hur jämför jag olika lösningar?

Jag gjorde en jämförelse av fem vanliga upplägg med integrationer och kostnader.

Hamnar ditt lagersaldo fel?

Beskriv vilka system du har i dag och hur ofta felen uppstår. Beställ NUNDINAE eller be om en visning. Jag tittar på din situation och säger om det räcker att laga integrationen.