Arbetskalender i telefonen: tider, pauser och arbetstid

Den som utför tjänster sitter inte vid datorn. Hen är i verkstaden, i studion eller hos kunden. Kan en bokning bara ändras från receptionens dator får ändringen vänta i minnet eller på ett papper till nästa paus, och under tiden bokar någon samma tid på nätet.

Kort svar: i en telefonkalender måste den anställda se sin dag, lägga till en paus, förlänga en tid, ändra arbetstiden och nå rätt datum med ett par tryck. Alla ändringar måste direkt nå de tider som erbjuds på nätet.

Gjord för telefonen, inte bara ihoptryckt

Admin i NUNDINAE fungerar på sitt eget sätt i telefonen:

• Längst ner finns ett snabbfält: I dag, Kalender, Kassa, Kunder och Meny.
• Överst finns logotypen och menyn, vars knapp visar antalet nya meddelanden.
• Menyn öppnas över hela skärmen: stora knappar, meddelanden och alla sidor i grupper.
• Tabeller visas som kort, med fälten på varje rad under varandra och knapparna under kortet.

Var och en ser bara det hen har behörighet till. Mörkt läge följer enhetens inställning.

Tidslinjen under fingret

Markera en tid. Håll fingret stilla i en tom cell en halv sekund, telefonen vibrerar, och dra sedan till önskat klockslag. Sidan följer inte med. Ett snabbt drag skrollar som vanligt, ett kort tryck markerar 30 minuter.

Från den markerade tiden kan du:

• boka åt kunden. Anställd och klockslag är förifyllda och bekräftelsen går direkt till kunden.
• lägga till en paus. Om du vill med en orsak, till exempel ”lunch”. Orsaken syns på tidslinjen.
• blockera tiden. För möte, utbildning eller annat arbete.

Förlängning. Tar arbetet längre tid? Ta tag i bokningens nedre kant och dra nedåt, steget är 15 minuter. Drar du uppåt förkortar du och tiden blir ledig på nätet direkt. Kund, pris och faktura förblir desamma och inget mejl skickas till kunden.

Når det nya slutet nästa kund frågar systemet först. Starttiden kan inte ändras så, en tidigare start sker genom flytt och då får kunden ett mejl.

Ett datum om sex veckor

Vid återkommande tjänster frågar kunden ofta: ”Samma tid om sex veckor?” I telefonen är det långsamt att gå dag för dag. Datumväljaren har ett månadsrutnät, antalet bokningar per dag och snabbknappar för +1, +4, +6 och +8 veckor. Under knappen syns datumet direkt. Samma knappar finns i formuläret för att boka åt kunden.

Arbetstid per dag

Ett läkarbesök eller ett föräldramöte behöver inte ändra hela veckoschemat. I kalendern trycker du på den anställdas namn och kan:

• ändra den dagens klockslag eller markera en ledig dag,
• lägga till en paus, så att dagen delas upp,
• skriva en orsak och vid behov gå tillbaka till det vanliga schemat.

På nätet erbjuds tider direkt enligt den nya arbetstiden. Hamnar en bokning utanför ser du en varning med klockslag och kund. Systemet skriver inte automatiskt till kunden, flytta tiden eller kontakta hen själv.

Med behörighet kan en anställd ändra sin arbetstid själv, men bara i sin egen kalender.

Vad den anställda mer har i fickan

• Vyn I dag. Dagens kunder i tidsordning, vem som är nu och vem som är näst, samt kundkortets varning under namnet.
• Genomfört och faktura. Markerar besöket som utfört, lägger till använt material och produkter kunden köper med sig och skickar fakturan.
• Kassa. Säljer på plats och drar varan från lagret.
• Saldokontroll. I surfplatta eller Android-telefon med Chrome kan streckkoder läsas med kameran. Det går också att söka på namn.
• Aviseringar. Den huvudsakliga e-postadressen och den anställda får mejl om ny tid, flytt, avbokning och ”kom inte”. I mejlet står vem som gjorde det.
• Kvällsmejl. Om du vill får du varje kväll nästa dags kunder och på söndagar nästa veckas arbeten.

Vem som får göra vad

En anställd ser som standard bara sina egna kunder och sin kalender. En tidigare dag låses, så att arbetet når fakturan och provisionsberäkningen samma dag. Vid behov rättar chefen. Behörigheter och granskningslogg beskrev jag i artikeln egen installation eller molntjänst.

Vanliga frågor

Måste jag installera en app?

Nej. Admin fungerar i telefonens webbläsare på en vanlig adress. Ingen separat app från någon appbutik behövs.

Fungerar det även i surfplatta?

Ja. En surfplatta passar bra i kassan eller receptionen. För en kassasurfplatta kan en längre session ställas in vid behov.

Vad händer om nätet bryts?

Kalendern kräver internetuppkoppling. Bryts ”Slutför försäljning” i kassan och du försöker igen sparas försäljningen ändå en gång.

Kan kunden själv ändra sin tid?

I dag kan hen avboka på nätet, men inte flytta tiden. Då avbokar hen tiden och bokar en ny eller ringer.

Prova kalendern utifrån dina tjänster

Beställ NUNDINAE eller be om en visning. Jag visar kalendern i telefonen och du kan själv prova om den passar din arbetsdag. En allmän lista finns i artikeln bokningssystem: vad det måste klara.