Provision för personal på tjänsteomsättningen
I många tjänsteföretag är personalens ersättning kopplad till det arbete de har utfört — en procent av tjänsteomsättningen. Så är det ofta i verkstäder, massagestudior och andra servicetjänster. Tanken är enkel, men i slutet av månaden blir den en Excel-tabell som tar en halv dag att sätta ihop och som det bråkas om.
Diskussionerna kommer alltid från samma ställen: är beloppet med eller utan moms, räknas reservdelen eller materialet in, vad händer med en rabatterad tjänst och var är det arbete som aldrig fakturerades i går?
Här beskriver jag logiken jag byggde in i lönerapporten i plattformen NUNDINAE. De konkreta procentsatserna och avtalsvillkoren är en överenskommelse mellan företaget och den anställda — här handlar det bara om hur du får fram rätt beräkningsgrund.
Fyra saker som ska räknas bort
1. Moms
Beloppet kunden betalar innehåller moms. Underlaget för personalens ersättning är normalt beloppet utan moms — annars betalar du provision även på den del som går till staten. NUNDINAE räknar ut tjänstebeloppet exklusive moms med den sats som anges i inställningarna, så du behöver inte dividera för hand.
2. Material och produkter
Står det 75 € tjänst och 25 € material på fakturan är de 25 euron inte den anställdas arbete — det är vara. Det kan vara en reservdel, olja eller ett vårdmedel. Detsamma gäller en produkt kunden köper med sig. I lönerapporten står de i en egen kolumn, ”Material och produkter”, för kännedom, men de ingår inte i lönen.
Det förutsätter att materialet står på en egen rad på fakturan och tas från lagret. I NUNDINAE är det naturligt, eftersom bokningens faktura, kassan, e-butiken och lagret är en applikation: en vara som läggs på fakturan dras från samma lagersaldo som e-butiken säljer från. Material kan också faktureras efter faktisk åtgång, till exempel i gram — det skrev jag om i artikeln lagerhantering med streckkodsläsare.
3. Rabatt
Får kunden 10 % rabatt på tjänsten minskar också den anställdas beräkningsgrund — men bara för tjänstedelen. Tjänsterabatten i NUNDINAE gäller bara tjänsteraderna; material och produkter behåller fullt pris. I lönerapporten minskar alltså bara tjänstebeloppet.
4. Arbete som aldrig fakturerades
Det dyraste felet är osynligt: arbetet gjordes, men ingen faktura skapades. Då finns det varken i omsättningen eller i lönerapporten, och i slutet av månaden minns ingen vad det var.
Därför låses dagen i NUNDINAE när den är slut — en anställd kan inte längre ändra gårdagens faktura, och det som blev ogjort rättas av chefen. Behöver personalen tid på morgonen kan låset flyttas, till exempel till klockan tio nästa dag. En faktura för en passerad dag är då ingen tyst ändring, utan en medveten rättelse av chefen. Varför det över huvud taget spelar roll i ett bokningssystem skrev jag om i artikeln bokningssystem: det här måste det klara.
Vad lönerapporten visar
För varje anställd under vald period (till exempel ”Förra månaden”):
| Kolumn | Betydelse |
|---|---|
| Kunder | besök med minst en tjänst |
| Tjänster inkl. moms | tjänstebeloppet efter tjänsterabatt |
| Moms | sats från inställningarna |
| Tjänster exkl. moms | löneunderlag |
| Material och produkter | för kännedom, ingår inte i lönen |
Exempel: en anställd hade tre besök under månaden, vart och ett med 75 € tjänst + 25 € material. Tjänsterna inklusive moms blir 225 €, exklusive moms 181,45 € (med den estniska momssatsen 24 %). Materialet, 75 €, redovisas separat. Tabellen laddas ner som CSV och öppnas i Excel.
Rapporten räknar både tjänster som sålts i kassan och besök som fakturerats via bokningen. Har samma bokning också sålts i kassan räknas den en gång. En makulerad faktura och en avbokningsavgift räknas inte som tjänst.
Andra rapporter från samma databas
Lönerapporten är en av många. Eftersom e-butik, kassa och bokningar ligger i samma applikation kommer allt det här från samma ställe:
- omsättning per dag (e-butik, kassa och bokningarnas fakturor tillsammans);
- kassans betalsätt;
- personalens beläggning;
- nya och återkommande kunder, uteblivna besök;
- populäraste tjänster och mest sålda produkter;
- presentkort.
Alla tabeller kan sorteras per kolumn och laddas ner som CSV. Du behöver inte sätta ihop exporter från tre program till en tabell.
Vem ser vad
Lönerapporten är känslig. I NUNDINAE är rätten att se rapporter en egen behörighet som ägaren och chefen har. En anställd ser sin egen dag och sina egna kunder, inte kollegornas ersättning.
Tar provisionsberäkningen en halv dag varje månad i ditt företag, se hur NUNDINAE gör det eller beställ NUNDINAE eller be om en visning med dina egna data som exempel.
