Bokningssystem: det här måste det klara

I varje företag som säljer tjänster på tid är tiden själva varan. En tom lyft i verkstaden, en tom massagebänk i studion eller ett tomt reparationsställ i cykelverkstaden klockan tre på eftermiddagen är pengar som aldrig kommer tillbaka. Två kunder samtidigt hos samma anställd är ännu värre — en av dem går därifrån irriterad och kommer inte tillbaka.

Ett bokningssystem ska utesluta båda situationerna. Många gör det bara till hälften: kalendern finns, men dubbelbokning är ändå möjlig, en avbokad tid förblir tom och kunden ringer ändå, eftersom hen inte kan ändra sin tid på nätet.

Bokningsmodulen i NUNDINAE är byggd utifrån ett tjänsteföretags vardag. Här är åtta saker jag anser att ett bokningssystem måste klara — oavsett vilket system du till slut väljer.

1. Dubbelbokning måste vara tekniskt omöjlig

”Brukar inte hända” räcker inte. Dubbelbokningar uppstår när två kunder bokar i samma sekund, när en anställd drar en tid i kalendern eller när samma person har tjänster av olika längd (en 30-minuters service och en 20-minuters konsultation).

NUNDINAE kontrollerar verkliga klockslag, inte kalenderrutor. Du kan boka både en anställd och ett rum eller en utrustning — i en verkstad till exempel en lyft, i en studio ett behandlingsrum. Tiderna följer resursens tidszon och sommar- och vintertid är inräknade.

2. Kunden ska kunna hantera sin tid själv

Varje samtal av typen ”kan jag flytta min tid till i morgon?” är ett avbrott mitt i arbetet. Bekräftelsemejlet ska innehålla en länk där kunden ser sin tid och kan avboka den själv — med samma regler som gäller på plats.

3. En ledig tid ska hitta en ny kund

När någon avbokar är den tomma tiden det dyraste på hela dagen. En väntelista löser det: en kund som ville ha en fullbokad dag ställs i kö, och när en tid blir ledig erbjuder systemet den till hen. Du kan också erbjuda den manuellt.

4. Förskottsbetalning och avbokningsvillkor

Uteblivna besök är tjänsteföretagets största osynliga kostnad. Är det ett problem för dig måste systemet kunna begära förskott vid onlinebokning — i NUNDINAE som en procentandel av tjänstens pris, via Montonio — och tiden bekräftas först efter betalningen.

Lika viktig är andra sidan: om kunden avbokar i god tid (till exempel 24 timmar innan) ska förskottet återbetalas automatiskt. Måste återbetalningen göras för hand blir den inte gjord, och kunden blir missnöjd. Vid senare avbokning stannar förskottet hos företaget och en avbokningsavgift hamnar på fakturan. Bokningar som görs på plats eller per telefon kräver inget förskott.

5. Påminnelse före besöket

Det enklaste sättet att minska uteblivna besök är en påminnelse före tiden. Via e-post är den gratis, sms läses säkrare. Ett bra system skickar också en bekräftelse med kalenderfil så att tiden hamnar i kundens telefonkalender.

6. Varje anställd ser sin egen dag

En mekaniker, massör eller cykelmekaniker behöver inte tillgång till hela företagets rapporter. Hen behöver sin dag: vem som kommer, när, vilken tjänst och om det finns en varning på kundkortet. I NUNDINAE loggar varje anställd in med sitt eget konto och ser ”Min dag” med bara sina egna kunder. Klockan 18 på kvällen kan hen få ett mejl med morgondagens kunder och på söndagen en lista över nästa veckas jobb.

7. Dagen måste låsas

Det här gör de flesta system inte, men det sparar pengar: efter dagens slut kan en anställd inte längre ändra gårdagens faktura. Arbete som aldrig fakturerades kommer inte med i omsättningen eller i lönen — och i slutet av månaden minns ingen om tjänsten kostade 60 eller 75 euro. Varför det spelar roll för provisionen skrev jag om i artikeln provision på tjänsteomsättningen.

Behöver personalen tid på morgonen för att avsluta gårdagen kan låset flyttas (till exempel till klockan tio nästa dag). En låst dag rättas av ägaren eller chefen.

8. Bokning, faktura och lager ska vara samma sak

Ligger bokningarna i ett program, kassan i ett annat och lagret i ett tredje måste varje besök föras in flera gånger. I NUNDINAE öppnas en sidopanel på bokningen där du på ett och samma ställe markerar besöket som genomfört, lägger till använd reservdel, material eller en produkt kunden köper med sig, registrerar betalningen och skickar fakturan till kunden. Produkten tas från samma lager som e-butiken säljer från — inget separat lagerprogram och ingen integration. Hur e-butik och lager ryms i en applikation skrev jag om i artikeln e-handel och lagerhantering i en applikation.

Frågor innan du väljer

När du jämför bokningssystem, fråga säljaren:

• Är dubbelbokning tekniskt omöjlig även för tjänster av olika längd?
• Går det att boka ett rum eller en utrustning, inte bara en person?
• Återbetalas förskottet automatiskt om kunden avbokar i tid?
• Erbjuder väntelistan den lediga tiden själv?
• Ser en anställd bara sina egna kunder?
• Ligger bokning, faktura och lagersaldo i samma system — eller behövs en separat kassa och ett separat lagerprogram?
• Kan jag ta med mina gamla kunder och deras historik?

Den sista frågan är ofta avgörande. Har du flera års kundhistorik i ditt nuvarande bokningsprogram eller i Excel måste den kunna flyttas över från CSV — annars börjar du om från noll med varje stamkund. Hur det ser ut i konkreta branscher skrev jag om i artiklarna program för bilverkstad och bokningssystem för massage- och terapistudio.

Vill du se hur de här åtta punkterna skulle se ut i ditt arbete, beställ NUNDINAE eller be om en visning — jag visar det utifrån ditt företag.