Program för bilverkstad: bokning och reservdelar

I en bilverkstad ringer telefonen oavbrutet på våren och hösten. ”Kan jag byta däck i morgon?” ”Vad kostar servicen på min bil?” Däremellan ska du ta reda på om filtret finns i lager, skriva upp vad som gick åt till bilen och på kvällen sätta ihop fakturorna. Ligger tiderna på papper eller i ett program, reservdelarna i ett annat och däckens e-butik i ett tredje vet ingen av dem vad de andra gör.

Det verkstäder oftast säger

• ”Under däcksäsongen går halva dagen åt till telefonen, inte till bilarna.”
• ”Jag tror att vi har två filter, men hyllan är tom — och bilen står redan på lyften.”
• ”Kunden var här på service förra året, men vi minns inte vilken bil det var.”
• ”Vi säljer däck och oljor på nätet, men e-butikens lagersaldo stämmer aldrig.”

Tider på nätet, inte i telefonen

Bokningsmodulen i NUNDINAE låter kunden välja en ledig tid själv. En tjänst har en längd och en bufferttid, och i kalendern finns förutom personalen även rum och utrustning — i en verkstad till exempel en lyft eller en plats för däckbyte. Dubbelbokning är omöjlig i systemet, så två bilar kan inte hamna på samma tid.

En kund som ringer bokar du åt i admin, och bekräftelsen med kalenderfil går ut direkt. I kundens bekräftelsemejl finns länken ”hantera bokning”, där hen kan avboka tiden själv. Blir en tid ledig erbjuder systemet den till någon på väntelistan. För lunchrast eller möte kan du helt enkelt blockera tiden.

Varje mekaniker kan om hen vill få ett mejl klockan 18 kvällen innan med nästa dags jobb.

Fordonet på kundkortet

På kundkortet kan du lägga till företagets egna fält — ett färdigt exempel är just fordon. Då finns kontakt, bilens uppgifter, besökshistorik och anteckningar på kortet. När kunden ringer ett år senare finns allt på ett ställe, inte i ett kollegieblock.

Kundkortets varning syns vid bokningen och i kassan — där passar till exempel en notering om vad man behöver tänka på med just den kunden.

Reservdelar och förbrukningsmaterial med streckkodsläsare

Verkstadens lager är där pengar försvinner tystast. I NUNDINAE går det till så här:

• Inleverans: leverantörens kartong kommer, du trycker på ”Ta emot varor (skanner)” och skannar varje del. Varje pip lägger till en styck, okända koder står kvar i rött i listan.
• Kontroll före jobbet: du skannar delen på valfri adminsida och ser direkt namn, pris och saldo. Finns det färre på hyllan rättar du antalet direkt — ändringen hamnar i historiken med ditt namn och tidpunkt.
• Delar på fakturan: i slutet av besöket öppnar du bokningens faktura och skannar in de använda delarna. Exakt den mängden dras från lagret.
• Olja i liter: antalet kan vara ett decimaltal. När pris och lagersaldo är i samma enhet hamnar 4,5 liter på fakturan och 4,5 liter dras från lagret.
• Fast förbrukning: om en tjänst alltid förbrukar samma sak kopplar du den till tjänsten, och den dras från lagret när jobbet markeras som utfört.
• Varan tar slut: lagerlarm på startpanelen och en beställningslista till leverantören per varumärke, som CSV till Excel.

Alla USB- eller Bluetooth-streckkodsläsare som fungerar som tangentbord duger; i telefonen kan du använda kameran. Mer i inlägget lagerhantering med streckkodsläsare.

E-butik för däck, oljor och tillbehör

Här kommer NUNDINAE:s största fördel fram: e-butiken och lagret är en applikation. Däcket du säljer på nätet är samma däck som du lägger på fakturan i verkstaden. När den sista satsen går åt i verkstaden försvinner den från e-butiken i samma ögonblick. Du behöver inte köpa två program eller koppla ihop dem.

I e-butiken kan produkter ha varianter (till exempel dimension), med eget pris, EAN och lagersaldo för varje variant. Betalningar går via Montonio (bankbetalning, kort, Apple Pay, Google Pay) eller banköverföring, frakt efter land, vikt och belopp.

Butikens rådgivare kan göra om kundens ord till en produktsökning. I instruktionen skriver du exempel från din bransch — ”bilen gnisslar när jag bromsar” → ”bromsbelägg” — och rådgivaren rekommenderar bara varor i lager. Vid mer komplicerade problem föreslår den att kunden bokar en tid. Mer om det i inlägget AI-rådgivare i e-butiken.

Påminnelse så att kunden kommer tillbaka

Modulen för automatiska meddelanden skickar en påminnelse om återbesök efter tjänstens intervall, om kunden inte själv har bokat en ny tid. Efter besöket kan du be om feedback med en länk till ett omdöme. Marknadsföringsmeddelanden går bara till kunder som har gett samtycke, via e-post eller sms.

Så går bytet till

1. Kunder och historik kommer från CSV (från det gamla programmet eller Excel) med kolumnmatchning — fordonsinformationen kan hamna i ett fält på kundkortet.
2. Reservdelar får EAN-koder i bulk från leverantörens prislista (SKU;EAN).
3. Lagersaldot kommer från en inventerings-CSV.
4. E-butikens produkter flyttas från den gamla e-butiken; gamla adresser omdirigerar jag.

Flytt och inställningar gör jag. Vill du se hur det fungerar med din verkstads dag, beställ NUNDINAE eller be om en visning.