Ohjelmisto autokorjaamolle: ajanvaraus ja varaosat

Autokorjaamossa puhelin soi keväällä ja syksyllä taukoamatta. ”Saako renkaat vaihdettua huomenna?” ”Paljonko autoni huolto maksaa?” Välillä pitää selvittää, onko suodatinta varastossa, kirjata, mitä autoon meni, ja illalla koota laskut. Kun ajat ovat paperilla tai yhdessä ohjelmassa, varaosat toisessa ja rengasverkkokauppa kolmannessa, mikään niistä ei tiedä, mitä toinen tekee.

Mitä korjaamot useimmin sanovat

• ”Rengaskaudella puoli päivää menee puhelimeen, ei autoihin.”
• ”Luulen, että suodattimia on kaksi, mutta hylly on tyhjä — ja auto on jo nostimella.”
• ”Asiakas kävi huollossa viime vuonna, mutta emme muista, millä autolla.”
• ”Myymme renkaita ja öljyjä verkossa, mutta verkkokaupan saldo ei ole koskaan oikein.”

Ajat verkossa, ei puhelimessa

NUNDINAE-alustan ajanvarausmoduulissa asiakas valitsee vapaan ajan itse. Palvelulla on kesto ja puskuriaika, ja kalenterissa on työntekijöiden lisäksi myös tilat ja laitteet — korjaamossa esimerkiksi nostin tai renkaanvaihtopaikka. Päällekkäinen varaus on järjestelmässä mahdoton, joten kaksi autoa ei voi saada samaa aikaa.

Puhelimitse tulleen asiakkaan ajan varaat hallinnassa hänen puolestaan, ja vahvistus kalenteritiedostoineen lähtee heti. Asiakkaan vahvistusviestissä on linkki ”hallitse varausta”, josta hän voi perua ajan itse. Kun aika vapautuu, järjestelmä tarjoaa sitä jonotuslistalla olevalle. Lounastauon tai palaverin ajaksi voit yksinkertaisesti estää ajan.

Jokainen mekaanikko voi halutessaan saada edellisenä iltana kello 18 sähköpostin seuraavan päivän töistä.

Ajoneuvo asiakaskortilla

Asiakaskortille voi lisätä yrityksen omia kenttiä — yksi valmis esimerkki on juuri ajoneuvo. Näin kortilla ovat yhteystiedot, auton tiedot, käyntihistoria ja muistiinpanot. Kun asiakas soittaa vuoden päästä, kaikki on yhdessä paikassa eikä vihkossa.

Asiakaskortin varoitus näkyy varauksen kohdalla ja kassalla — siihen sopii esimerkiksi merkintä siitä, mitä tämän asiakkaan kanssa pitää muistaa.

Varaosat ja kulutustarvikkeet viivakoodinlukijalla

Korjaamon varasto on paikka, jossa raha katoaa hiljaisimmin. NUNDINAE:ssa se hoituu näin:

• Vastaanotto: toimittajan laatikko tulee, painat ”Vastaanota tavara (skanneri)” ja piippaat jokaisen osan. Jokainen piippaus lisää yhden kappaleen, tuntemattomat koodit jäävät listaan punaisella.
• Tarkistus ennen työtä: piippaat osan millä tahansa hallintanäkymän sivulla ja näet heti nimen, hinnan ja saldon. Jos hyllyllä on vähemmän, korjaat määrän heti — muutos menee historiaan nimesi ja kellonajan kanssa.
• Osat laskulle: käynnin lopussa avaat varauksen laskun ja piippaat käytetyt osat siihen. Varastosta vähennetään täsmälleen se määrä.
• Öljy litroina: määrä voi olla desimaaliluku. Kun hinta ja saldo ovat samassa yksikössä, laskulle menee 4,5 litraa ja varastosta vähennetään 4,5 litraa.
• Kiinteä kulutus: jos palveluun kuluu aina sama asia, liität sen palveluun, ja se vähennetään varastosta, kun työ merkitään tehdyksi.
• Tavara loppuu: etusivulla ovat saldohälytykset, ja toimittajalle saat tilauslistan brändeittäin, CSV-tiedostona Exceliin.

Käy mikä tahansa USB- tai Bluetooth-viivakoodinlukija, joka toimii näppäimistön tavoin; puhelimessa voi käyttää kameraa. Tarkemmin kirjoituksessa varastonhallinta viivakoodinlukijalla.

Verkkokauppa renkaille, öljyille ja lisävarusteille

Tässä tulee esiin NUNDINAE:n suurin etu: verkkokauppa ja varasto ovat yksi sovellus. Rengas, jota myyt verkossa, on sama rengas, jonka korjaamossa laitat laskulle. Kun viimeinen sarja menee korjaamossa, se katoaa verkkokaupasta samalla hetkellä. Kahta ohjelmaa ei tarvitse ostaa eikä liittää toisiinsa.

Verkkokaupassa tuotteilla voi olla variantteja (esimerkiksi koko), ja jokaisella variantilla on oma hinta, EAN ja saldo. Maksut kulkevat Montonion kautta (verkkopankit, kortti, Apple Pay, Google Pay) tai pankkisiirrolla, toimitus maan, painon ja summan mukaan.

Kaupan neuvoja osaa muuttaa asiakkaan puheen tuotehauksi. Ohjeeseen kirjoitat oman alasi esimerkit — ”auto vinkuu jarruttaessa” → ”jarrupalat” — ja neuvoja suosittelee vain varastossa olevia tuotteita. Monimutkaisemmassa asiassa se ehdottaa ajan varaamista. Tästä tarkemmin kirjoituksessa tekoälyneuvoja verkkokaupassa.

Muistutus, jotta asiakas palaa

Automaattiviestien moduuli lähettää muistutuksen uusintakäynnistä palvelun välin mukaan, jos asiakas ei ole itse varannut uutta aikaa. Käynnin jälkeen voi pyytää palautetta arvostelulinkin kanssa. Markkinointiviestit lähtevät vain suostumuksen antaneille asiakkaille, sähköpostilla tai tekstiviestillä.

Miten siirrytään

1. Asiakkaat ja historia tulevat CSV:stä (vanhasta ohjelmasta tai Excelistä) sarakkeiden vastaavuuksilla — ajoneuvotiedot voivat mennä asiakaskortin kenttään.
2. Varaosat saavat EAN-koodit kerralla toimittajan hinnastosta (SKU;EAN).
3. Saldo tulee inventaario-CSV:stä.
4. Verkkokaupan tuotteet siirtyvät vanhasta verkkokaupasta; vanhat osoitteet ohjaan uusiin.

Siirron ja käyttöönoton teen minä. Jos haluat nähdä, miten tämä toimii korjaamosi arjessa, tilaa NUNDINAE tai pyydä esittely.