Työkalenteri puhelimessa: ajat, tauot ja työaika
Palvelun tekijä ei istu tietokoneen ääressä. Hän on korjaamossa, studiossa tai asiakkaan luona. Jos varausta voi muuttaa vain vastaanoton tietokoneelta, muutos jää seuraavaan taukoon asti muistiin tai paperille, ja sillä välin joku varaa saman ajan verkossa.
Lyhyt vastaus: puhelinkalenterissa työntekijän pitää nähdä päivänsä, lisätä tauko, pidentää aikaa, muuttaa työaikaa ja saada tarvittava päivämäärä esiin parilla painalluksella. Kaikkien muutosten pitää päätyä heti myös verkossa tarjottaviin aikoihin.
Tehty puhelimelle, ei vain puristettu kokoon
NUNDINAE-alustan hallinta toimii puhelimessa omalla tavallaan:
- Alhaalla on pikapalkki: Tänään, Kalenteri, Kassa, Asiakkaat ja Valikko.
- Ylhäällä ovat logo ja valikko, jonka painikkeessa on uusien ilmoitusten määrä.
- Valikko avautuu koko näytölle: suuret painikkeet, ilmoitukset ja kaikki sivut ryhmittäin.
- Taulukot ovat kortteina, joka rivillä kentät allekkain ja painikkeet kortin alla.
Jokainen näkee vain sen, mihin hänellä on oikeus. Tumma tila seuraa laitteen asetusta.
Aikajana sormen alla
Ajan merkitseminen. Pidä sormea tyhjässä ruudussa puoli sekuntia paikallaan, puhelin värähtää, ja vedä sitten haluamaasi kellonaikaan. Sivu ei liiku mukana. Nopea veto vierittää kuten ennenkin, lyhyt napautus merkitsee 30 minuuttia.
Merkitystä ajasta voit:
- varata asiakkaan puolesta. Työntekijä ja kellonaika on täytetty valmiiksi, ja vahvistus lähtee asiakkaalle heti.
- lisätä tauon. Halutessasi syyn kanssa, esimerkiksi ”lounas”. Syy näkyy aikajanalla.
- estää ajan. Kokousta, koulutusta tai muuta työtä varten.
Pidennys. Työ vie kauemmin? Tartu varauksen alareunaan ja vedä alas, askel on 15 minuuttia. Ylös vetämällä lyhennät, ja aika vapautuu verkossa heti. Asiakas, hinta ja lasku pysyvät samoina, eikä asiakkaalle lähetetä viestiä.
Jos uusi loppu ulottuu seuraavan asiakkaan kohdalle, järjestelmä varmistaa asian. Alkua ei voi muuttaa näin, aikaisempi alku tehdään siirrolla, ja asiakas saa silloin viestin.
Päivämäärä kuuden viikon päähän
Toistuvissa palveluissa asiakas kysyy usein: ”Sama aika kuuden viikon päästä?” Puhelimessa päivä kerrallaan eteneminen on hidasta. Päivämäärän valinnassa on kuukausiruudukko, varausten määrä päivässä ja pikapainikkeet +1, +4, +6 ja +8 viikkoa. Painikkeen alla näkyy päivämäärä heti. Samat painikkeet ovat asiakkaan puolesta varaamisen lomakkeessa.
Työaika yhden päivän kerrallaan
Lääkärikäynnin tai vanhempainillan ei tarvitse muuttaa koko viikkoaikataulua. Kalenterissa painat työntekijän nimeä ja voit:
- muuttaa tämän päivän kellonaikoja tai merkitä vapaapäivän,
- lisätä tauon, jolloin päivä jakautuu osiin,
- kirjoittaa syyn ja tarvittaessa palata perusaikatauluun.
Verkossa ajat tarjotaan heti uuden työajan mukaan. Jos jokin varaus jää ulkopuolelle, näet varoituksen kellonajan ja asiakkaan kanssa. Järjestelmä ei kirjoita asiakkaalle automaattisesti, siirrä aika tai ota häneen itse yhteyttä.
Jos oikeus on annettu, työntekijä voi muuttaa työaikaansa itse, mutta vain omassa kalenterissaan.
Mitä työntekijällä on vielä taskussa
- Tänään-näkymä. Päivän asiakkaat kellonajan mukaan, kuka on nyt ja kuka seuraavaksi sekä asiakaskortin varoitus nimen alla.
- Tehty ja lasku. Merkitsee käynnin tehdyksi, lisää käytetyn materiaalin ja mukaan ostetun tuotteen sekä lähettää laskun.
- Kassa. Myy paikan päällä ja vähentää tavaran varastosta.
- Saldon tarkistus. Tabletissa tai Android-puhelimessa Chromella viivakoodin voi lukea kameralla. Hakea voi myös nimellä.
- Ilmoitukset. Pääsähköposti ja työntekijä saavat viestin uudesta ajasta, siirrosta, peruutuksesta ja ”ei saapunut” -merkinnästä. Viestissä kerrotaan, kuka sen teki.
- Iltaviesti. Halutessa joka ilta seuraavan päivän asiakkaat ja sunnuntaina seuraavan viikon työt.
Kuka saa tehdä mitä
Työntekijä näkee oletuksena vain omat asiakkaansa ja kalenterinsa. Mennyt päivä lukittuu, joten työ päätyy samana päivänä laskulle ja palkkion laskentaan. Tarvittaessa esihenkilö korjaa. Oikeudet ja auditointilokin kuvasin artikkelissa oma asennus vai pilvipalvelu.
Usein kysytyt kysymykset
Pitääkö minun asentaa sovellus?
Ei. Hallinta toimii puhelimen selaimessa tavallisessa osoitteessa. Erillistä sovellusta kaupasta ei tarvita.
Toimiiko tämä myös tabletissa?
Kyllä. Tabletti sopii hyvin kassalle tai vastaanotolle. Kassatabletille voi tarvittaessa asettaa pidemmän istunnon.
Mitä tapahtuu, jos verkko katkeaa?
Kalenteri tarvitsee verkkoyhteyden. Jos ”Lopeta myynti” katkesi kassalla ja yrität uudelleen, myynti tallentuu silti vain kerran.
Voiko asiakas itse muuttaa aikaansa?
Tällä hetkellä hän voi peruuttaa verkossa, mutta ei siirtää. Sitä varten hän peruuttaa ajan ja varaa uuden tai soittaa.
Kokeile kalenteria omilla palveluillasi
Tilaa NUNDINAE tai pyydä esittely. Näytän kalenterin puhelimessa, ja voit itse kokeilla, sopiiko se työpäivääsi. Yleisen listan löydät artikkelista ajanvarausjärjestelmä: mitä sen pitää osata.
