Oma asennus vai pilvipalvelu: kenellä tiedot ovat?

Verkkokauppa ja ajanvaraukset säilyttävät yrityksesi arvokkainta omaisuutta: asiakkaita, ostohistoriaa ja usein myös arkaluonteisia tietoja. Kysymys ”missä ne ovat ja miten saan ne” nousee yleensä esiin vasta, kun palveluntarjoaja nostaa hintaa, muuttaa ehtoja tai lopettaa palvelun.

Lyhyt vastaus: pilvipalvelu on helpompi, koska palvelimen, päivitykset ja varmuuskopiot hoitaa palveluntarjoaja. Oma asennus antaa sinulle erillisen tietokannan ja hallinnan, mutta jonkun pitää huolehtia siitä. Päätä sen mukaan, kuinka arkaluonteisia tietosi ovat, paljonko räätälöintejä tarvitset ja kuinka tärkeä lähtömahdollisuus on.

Kumpi malli on mitä

Pilvipalvelu (SaaS). Kirjaudut palveluntarjoajan ympäristöön ja maksat kuukausimaksun. Monta yritystä toimii samalla alustalla, yleensä loogisesti eroteltuina.

Oma asennus. Sovellus toimii erikseen omassa osoitteessasi ja omalla tietokannallasi. NUNDINAE on rakennettu näin: jokaisella yrityksellä on oma asennus, oma tietokanta ja oma ulkoasu. Se toimii tavallisessa PHP- ja MySQL-webhotellissa, erillistä palvelinta ei tarvita.

Oman asennuksen rehelliset miinukset

Oma asennus ei ole automaattisesti turvallisempi. Se on juuri niin turvallinen kuin sitä hyvin ylläpidetään:

• Varmuuskopiot on oltava, ja niiden palauttamista on kokeiltava.
• Päivitysten on päädyttävä perille. Sovi, kuka siitä vastaa.
• Webhotellin on oltava luotettava ja sallittava tarvittavat asetukset.
• Virhetilanteessa ei ole suurta tukitiimiä, vaan yksi ihminen tai pieni kumppani. ArborIT:ssä se olen minä.

Jos et halua miettiä tätä, hyvä pilvipalvelu on täysin järkevä valinta.

Mitä tietoturvasta pitäisi kysyä jokaiselta palveluntarjoajalta

Mallista riippumatta nämä kysymykset kannattaa käydä läpi ennen sopimusta. NUNDINAE:n vastaukset ovat alla.

Kuka pääsee sisään? Kaksivaiheinen tunnistautuminen on pakollinen omistajille ja kaikille, jotka muuttavat käyttäjiä, rooleja tai asetuksia. Sen voi tehdä pakolliseksi kaikille. Salasanat tarkistetaan vuotolistoja vasten, ja väärien yritysten jälkeen kirjautuminen lukittuu.

Mitä työntekijä näkee? Roolit ja oikeudet ovat erikseen katselulle, muokkaukselle ja julkaisulle. Työntekijä näkee oletuksena vain omat asiakkaansa, kassan ja varaston oikeudet ovat erilliset. Oikeuksia voi antaa vain omien oikeuksien rajoissa.

Kuka teki mitä? Auditointiloki näyttää, kuka muutti mitä ja milloin, mukaan lukien asiakaskorttien avaukset. Sitä säilytetään 24 kuukautta. Varastomuutoksella on aina syy ja tekijä.

Miten arkaluonteisia tietoja säilytetään? Asiakaskortin terveystiedot sekä maksu- ja API-avaimet on salattu. Edes ylläpitäjä ei näe avaimia tallennuksen jälkeen.

Mitä tapahtuu, kun työntekijä lähtee? Kun tili estetään, hänen istuntonsa päättyvät heti. Myyntihistoria säilyy.

Miten täytät tietosuojapyynnöt? Asiakkaan tiedot voi luovuttaa tiedostona, käsittelyä voi rajoittaa tai tiedot anonymisoida. Pyyntöjen sivulla näkyvät määräajat. Säilytysajat ovat asetuksissa. Kirjoitin tarkemmin artikkelissa asiakaskortti ja arkaluonteiset tiedot.

Myös oma asennus käyttää muita palveluja

Täydellistä erillisyyttä ei ole tässäkään. Maksu kulkee Montonion, tekstiviesti Messenten ja tekoälytoiminnot Googlen Gemini API:n kautta. Jos kytket tekoälyn ja tekstiviestit pois, näitä palveluja ei käytetä. Mainitset ne henkilötietojen käsittelijöinäsi tietosuojaselosteessa. Tämä ei ole oikeudellista neuvontaa.

Lähtö on todellinen testi

Kysy ennen sopimuksen tekemistä: miten saan tiedot, missä muodossa ja mitä se maksaa?

• Pyydä esimerkkivienti, älä vain lupausta.
• Tarkista, kuuluvatko siihen asiakkaat, historia, tuotteet ja kuvat.
• Kysy, mitä vanhoille osoitteille tapahtuu.

NUNDINAE:ssa taulukot voi ladata CSV-tiedostoina ja asiakkaan tiedot tiedostona. Siirtyminen toiseen järjestelmään käy kuten kaikkialla: tiedot pitää kartoittaa. Kävin sen läpi artikkelissa tietojen siirto vanhasta järjestelmästä.

Usein kysytyt kysymykset

Onko oma asennus halvempi?

Ei aina. Pienelle yritykselle pilvipalvelun kuukausimaksu voi olla pienempi. Katso kuukausikulujen esimerkkilaskelma.

Tarvitsenko oman palvelimen?

Et. Tavallinen webhotellipaketti riittää. Jos haluat silti oman palvelimen, voin hallita sitä.

Jäävätkö tiedot Eurooppaan?

Riippuu webhotellin ja käytettävien palvelujen valinnasta. Voit valita webhotellin itse, ja käydään henkilötietojen käsittelijät yhdessä läpi.

Mikä malli sopii yrityksellesi?

Kuvaile, mitä tietoja säilytät ja kuka niitä hallitsee. Tilaa NUNDINAE tai pyydä esittely. Jos pilvipalvelu on sinulle parempi, sanon sen rehellisesti.