Tietojen siirto vanhasta järjestelmästä: näin se käy

Moni pysyy vanhassa ohjelmassa, vaikka se haittaa työtä päivittäin. Syy on yksinkertainen: siellä ovat tuhannet tuotteet, asiakkaat ja vuosien historia. Kukaan ei halua kirjoittaa niitä käsin uudelleen tai ottaa riskiä, että jotain katoaa.

Lyhyt vastaus: siirrossa on neljä vaihetta: kartoitat vanhat tiedot, teet koesiirron, tarkistat tuloksen ja siirrät viimeisimmän tilanteen juuri ennen käyttöönottoa. Lopuksi ohjaat vanhat osoitteet uudelleen, jotta Google-sijoitukset säilyvät. NUNDINAE-alustalla tämän työn teen minä.

Mitä vanhasta järjestelmästä voi siirtää

Tuotteet. Tuotteet siirtyvät varianttien kanssa, kuten koko, väri tai tilavuus. Käyttöohjeesta, ainesosista ja muista tuotetiedoista tulee uudessa järjestelmässä ominaisuuksia, jotka tuotesivu näyttää omalla otsikollaan. Olen siirtänyt tuotteita esimerkiksi WooCommercesta.

EAN-koodit ja saldot. Koodit voi lisätä kerralla toimittajan hinnastosta muodossa SKU;EAN. Saldo tulee inventaario-CSV:stä muodossa SKU;määrä tai EAN;määrä. Määrä on uusi saldo, ei lisättävä luku.

Asiakkaat ja käynnit. CSV- tai Excel-tiedostosta valitset, mitä mikin sarake tarkoittaa. Käy sekä vanhan ohjelman vienti että käsin ylläpidetty taulukko. Uusintatuonti täydentää olemassa olevia tietoja eikä tee kaksoiskappaleita.

Varaukset. Vanhan ajanvarausohjelman viennistä voi tuoda sekä menneet että tulevat ajat:

• Tulevat ajat ovat kalenterissa ja pitävät ajan varattuna, joten niitä ei enää tarjota verkossa.
• Tulevat ajat saavat samat muistutukset kuin uudet varaukset.
• Menneet ajat ovat asiakaskortilla ja lasketaan käyntimäärään.
• Vanhalle varaukselle voi tehdä laskun siinä sovitulla hinnalla.
• Entiset työntekijät jäävät historiaan, mutta heille ei enää tarjota uusia aikoja.

Vanhat osoitteet. Jokainen vanha tuote- ja kategoriaosoite ohjataan uuteen. Kirjoitin tästä tarkemmin artikkelissa sivustouudistus ja SEO.

Mitä ei kannata siirtää sokeasti

Markkinointiluvat. Siirrä vain luvat, joiden alkuperä tiedetään. Jos vanhassa järjestelmässä oli valintamerkki, mutta kukaan ei tiedä, miten se syntyi, pyydä lupa uudelleen. Tämä ei ole oikeudellista neuvontaa. Jos olet epävarma, kysy neuvoa tietosuoja-asiantuntijalta.

Vanhat tilaukset ja laskut. Käydään ne erikseen läpi. Joskus on järkevää tuoda koko historia, joskus riittää asiakkaiden yhteenveto. Kirjanpitoaineiston on säilyttävä lain mukaan, joten älä poista vanhaa järjestelmää ennen kuin tiedät, mihin aineisto jää.

Virheelliset tiedot. Siirto on hyvä hetki siivota kaksoisasiakkaat, unohtuneet tuotteet ja vanha kategoriapuu. Näin vanhat virheet eivät päädy uuteen järjestelmään.

Miten siirto etenee vaihe vaiheelta

1. Vienti ja kartoitus. Katson, mitä vanhasta järjestelmästä saa ulos, ja sovitaan, mikä menee minnekin. Jos vientitoimintoa ei ole, etsitään tiedoille toinen reitti.
2. Koesiirto. Vien tiedot testiympäristöön ja näen ennen varsinaista tuontia yhteenvedon: montako riviä tulee ja mikä jää virheelliseksi.
3. Tarkistus yhdessä kanssasi. Vertaamme esimerkkituotteita, asiakaskortteja, saldoja ja tulevia aikoja. Sinä tunnet omat tietosi parhaiten.
4. Viimeisin tilanne. Juuri ennen käyttöönottoa siirrän tuoreimman tilanteen, jotta väliaikana tulleet tilaukset ja varaukset eivät katoa.
5. Käyttöönotto ja uudelleenohjaukset. Uusi järjestelmä otetaan käyttöön ja vanhat osoitteet ohjataan uudelleen. Hallinnan ”Rikkinäiset linkit” näyttää osoitteet, jotka antavat yhä ”sivua ei löydy” -virheen, ja ne voi ohjata eteenpäin yhdellä painikkeella.

Kolme virhettä, jotka tekevät siirrosta kalliin

• Kaikki kerralla viime hetkellä. Jos koesiirtoa ei tehdä, virheet tulevat esiin vasta oikeiden asiakkaiden kanssa.
• Vanha järjestelmä suljetaan liian aikaisin. Pidä se tallessa ja käytettävissä, kunnes olet tarkistanut uuden järjestelmän tiedot.
• Unohtuneet osoitteet. Tuotteet ovat uudessa kaupassa, mutta vanhat linkit Googlessa ja Facebookissa antavat 404-virheen.

Usein kysytyt kysymykset

Pitääkö minun luopua nykyisestä ulkoasustani?

Ei tarvitse. Voin siirtää logon, värit, fontit ja sivujen rakenteen tai tehdä uuden ulkoasun. Ulkoasu on erillinen asia eikä koske tietoja.

Entä jos vanha järjestelmä ei anna tietoja ulos?

Katsotaan, saako tiedot raporteista, tietokannasta tai palveluntarjoajan kautta. Käytännön ratkaisu riippuu palveluntarjoajasta. Kerron ennen työn alkua, mikä on mahdollista.

Pitääkö myynnin seisoa siirron aikana?

Yleensä ei. Vanha järjestelmä toimii koesiirron ajan normaalisti. Lyhyt hiljainen hetki tarvitaan vain viimeisimmän tilanteen siirtoon, ja sen ajankohdasta sovitaan.

Saanko tiedot myöhemmin myös ulos NUNDINAE:sta?

Kyllä. Raportit ja taulukot voi ladata CSV-tiedostoina, asiakkaan tiedot voi luovuttaa tiedostona, ja jokaisella yrityksellä on oma tietokanta. Kirjoitin tästä artikkelissa oma asennus vai pilvipalvelu.

Siirtoa ei tarvitse tehdä yksin

Kirjoita, mitä järjestelmää nyt käytät ja mitä tietoja siellä on. Katson, miten ne siirretään, ja sanon rehellisesti, kannattaako siirto. Tilaa NUNDINAE tai pyydä esittely.