Flytta data från ett gammalt system: så går det till

Många stannar kvar i gammal programvara även när den stör i vardagen. Skälet är enkelt: där finns tusentals produkter, kunder och flera års historik. Ingen vill skriva om dem för hand eller riskera att något försvinner.

Kort svar: flytten består av fyra delar: du kartlägger de gamla uppgifterna, gör en provflytt, kontrollerar resultatet och för över det senaste dataläget precis före lanseringen. Till sist omdirigerar du de gamla adresserna så att placeringarna i Google finns kvar. För NUNDINAE gör jag det arbetet.

Vad som går att flytta från det gamla systemet

Produkter. Produkterna flyttas med varianter, som storlek, färg eller volym. Bruksanvisning, ingredienser och annan produktinformation blir i det nya systemet egenskaper som produktsidan visar med egen rubrik. Jag har till exempel flyttat produkter från WooCommerce.

EAN-koder och lagersaldo. Koderna kan läggas till i bulk från leverantörens prislista i formatet SKU;EAN. Lagersaldot kommer från en inventerings-CSV i formatet SKU;antal eller EAN;antal. Antalet är det nya saldot, inte ett tal som läggs till.

Kunder och besök. I en CSV- eller Excel-fil väljer du vad varje kolumn betyder. Det kan vara en export från det gamla programmet eller en tabell som förts för hand. En ny import kompletterar befintliga uppgifter och skapar inga dubbletter.

Bokningar. Ur en export från det gamla bokningsprogrammet kan både tidigare och kommande tider hämtas:

• Kommande tider finns i kalendern och håller tiden reserverad, så att de inte längre erbjuds på nätet.
• Kommande tider får samma påminnelser som nya bokningar.
• Tidigare tider finns på kundkortet och räknas in i antalet besök.
• För en gammal bokning kan du skapa en faktura till det pris som avtalades där.
• Tidigare anställda finns kvar i historiken, men inga nya tider erbjuds hos dem.

Gamla adresser. Varje gammal produkt- och kategoriadress omdirigeras till den nya. Mer om det skrev jag i artikeln ny webbplats utan att tappa SEO.

Vad du inte ska flytta i blindo

Marknadsföringssamtycken. Flytta bara samtycken vars ursprung är känt. Fanns det en bock i det gamla systemet men ingen vet hur den kom dit, be om samtycke på nytt. Det här är inte juridisk rådgivning. Vid frågor, rådfråga en dataskyddsexpert.

Gamla beställningar och fakturor. De går vi igenom separat. Ibland är det rimligt att hämta hela historiken, ibland räcker en sammanfattning per kund. Bokföringsunderlag måste bevaras enligt lag, så radera inte det gamla systemet innan du vet var de hamnar.

Felaktiga uppgifter. Flytten är ett bra tillfälle att städa bort dubbla kunder, bortglömda produkter och ett gammalt kategoriträd. Då följer gamla fel inte med in i det nya systemet.

Så går flytten till steg för steg

1. Export och kartläggning. Jag tittar på vad det gamla systemet kan lämna ut och vi kommer överens om vad som hamnar var. Saknas exportfunktion letar vi efter en annan väg till uppgifterna.
2. Provflytt. Jag för över uppgifterna till en testmiljö och ser före den riktiga importen en sammanfattning: hur många rader som kommer och vilka som är felaktiga.
3. Kontroll tillsammans med dig. Vi jämför exempelprodukter, kundkort, lagersaldon och kommande tider. Du känner dina uppgifter bäst.
4. Det senaste dataläget. Precis före lanseringen hämtar jag det färskaste läget, så att beställningar och bokningar från tiden däremellan inte försvinner.
5. Lansering och omdirigeringar. Det nya systemet tas i bruk och de gamla adresserna omdirigeras. I admin visar ”Trasiga länkar” adresser som fortfarande ger ”sidan hittades inte”, och de kan omdirigeras med en knapp.

Tre fel som gör flytten dyr

• Allt på en gång i sista stund. Utan provflytt kommer felen fram först med riktiga kunder.
• Det gamla systemet stängs för tidigt. Behåll det och håll det tillgängligt tills du har kontrollerat uppgifterna i det nya systemet.
• Bortglömda adresser. Produkterna finns i den nya butiken, men gamla länkar i Google och på Facebook ger 404.

Vanliga frågor

Måste jag överge min nuvarande design?

Nej. Jag kan flytta över logotyp, färger, typsnitt och sidornas upplägg eller göra en ny design. Designen är en separat fråga och berör inte uppgifterna.

Vad händer om det gamla systemet inte lämnar ut uppgifterna?

Vi undersöker om de finns att få från rapporter, från databasen eller genom leverantören. Den praktiska lösningen beror på leverantören. Innan arbetet börjar säger jag vad som är möjligt.

Måste försäljningen stå still under flytten?

I regel inte. Det gamla systemet fungerar vidare under provflytten. En kort stilla stund behövs bara för att föra över det senaste dataläget, och den tiden kommer vi överens om.

Kan jag senare också få ut mina data ur NUNDINAE?

Ja. Rapporter och tabeller kan laddas ner som CSV, en kunds uppgifter kan lämnas ut som fil och varje företag har sin egen databas. Om det skrev jag i artikeln egen installation eller molntjänst.

Du behöver inte flytta på egen hand

Skriv vilket system du använder i dag och vilka uppgifter du har där. Jag tittar på hur de kan flyttas och säger ärligt om flytten lönar sig. Beställ NUNDINAE eller be om en visning.