Своя установка или облачный сервис: у кого данные?

Интернет-магазин и онлайн-запись хранят самое ценное имущество вашей компании: клиентов, историю покупок и часто ещё чувствительные данные. Вопрос «где они находятся и как мне их получить» обычно возникает только тогда, когда поставщик поднимает цену, меняет условия или закрывает сервис.

Коротко: облачный сервис проще, потому что сервером, обновлениями и резервным копированием занимается поставщик. Своя установка даёт вам отдельную базу данных и контроль, но кто-то должен за ней следить. Решайте по тому, насколько чувствительны ваши данные, сколько настроек под себя вам нужно и насколько важна возможность уйти.

Что есть что

Облачный сервис (SaaS). Вы входите в среду поставщика и платите абонентскую плату. Несколько компаний работают на одной платформе, обычно с логическим разделением.

Своя установка. Приложение работает отдельно на вашем адресе и с вашей базой данных. NUNDINAE устроена так: у каждой компании своя установка, своя база данных и свой дизайн. Она работает на обычном веб-хостинге с PHP и MySQL, отдельный сервер не нужен.

Честные минусы своей установки

Своя установка не становится безопаснее автоматически. Она ровно настолько безопасна, насколько хорошо за ней следят:

• Резервное копирование должно быть, и его восстановление нужно проверять.
• Обновления должны доходить. Договоритесь, кто за это отвечает.
• Хостинг должен быть надёжным и позволять нужные настройки.
• При ошибке нет большой службы поддержки, а есть один человек или небольшой партнёр. В ArborIT это я.

Если вы не хотите об этом думать, хороший облачный сервис — вполне разумный выбор.

О чём спрашивать каждого поставщика о безопасности

Независимо от модели эти вопросы стоит пройти до заключения договора. Ответы NUNDINAE приведены ниже.

Кто может войти? Двухфакторная аутентификация обязательна для владельцев и всех, кто меняет пользователей, роли или настройки. Её можно сделать обязательной для всех. Пароли проверяются по спискам утечек, а после неверных попыток вход блокируется.

Что видит сотрудник? Роли и права разделены на просмотр, изменение и публикацию. По умолчанию сотрудник видит только своих клиентов, права на кассу и склад отдельные. Права можно выдавать только в пределах собственных прав.

Кто что сделал? Журнал аудита показывает, кто, что и когда изменил, включая открытия карточек клиентов. Он хранится 24 месяца. У изменения на складе всегда есть причина и исполнитель.

Как хранятся чувствительные данные? Данные о здоровье в карточке клиента, а также платёжные и API-ключи зашифрованы. Даже администратор не видит ключи после сохранения.

Что будет, если сотрудник уходит? При отключении аккаунта его сессии сразу завершаются. История продаж остаётся.

Как вы выполняете запросы о защите данных? Данные клиента можно выдать файлом, ограничить обработку или анонимизировать. На странице запросов видны сроки. Сроки хранения находятся в настройках. Подробнее я написал в статье карточка клиента и персональные данные.

И своя установка использует другие сервисы

Полной изоляции нет и здесь. Платежи проходят через Montonio, SMS через Messente, а ИИ-функции через Google Gemini API. Если выключить ИИ и SMS, эти сервисы не используются. Вы упоминаете их как своих обработчиков данных в уведомлении о конфиденциальности. Это не юридическая консультация.

Уход — настоящая проверка

Перед заключением договора спросите: как я получу данные, в каком виде и сколько это стоит?

• Попросите образец экспорта, а не только обещание.
• Проверьте, входят ли в него клиенты, история, товары и изображения.
• Спросите, что будет со старыми адресами.

В NUNDINAE таблицы можно скачать в CSV, а данные клиента — файлом. Переход на другую систему проходит как везде: данные нужно сопоставить. Я описал это в статье перенос данных из старой системы.

Частые вопросы

Своя установка дешевле?

Не всегда. Для небольшой компании абонентская плата облачного сервиса может быть ниже. Посмотрите пример расчёта месячных расходов.

Нужен ли для этого свой сервер?

Нет. Достаточно обычного тарифа хостинга. Если вы всё же хотите свой сервер, могу его администрировать.

Останутся ли данные в Европе?

Это зависит от выбора хостинга и используемых сервисов. Хостинг вы можете выбрать сами, а обработчиков данных мы посмотрим вместе.

Какая модель подходит вашей компании?

Опишите, какие данные вы храните и кто ими управляет. Закажите NUNDINAE или запросите демонстрацию. Если вам лучше подойдёт облачный сервис, честно об этом скажу.