Työntekijän provisio palvelumyynnistä
Monessa palveluyrityksessä työntekijän palkka on sidottu hänen tekemäänsä työhön — prosentti palvelujen myynnistä. Näin on usein korjaamossa, hierontastudiossa ja muissa huoltopalveluissa. Ajatus on yksinkertainen, mutta kuun lopussa siitä tulee Excel-taulukko, jonka kokoamiseen menee puoli päivää ja josta kiistellään.
Kiistat syntyvät aina samoista kohdista: onko summa arvonlisäverollinen vai veroton, lasketaanko varaosa tai materiaali mukaan, mitä tapahtuu alennetulle palvelulle ja missä on se työ, joka jäi eilen laskuttamatta.
Tässä artikkelissa on logiikka, jonka mukaan rakensin palkanlaskennan NUNDINAE-alustaan. Tarkat prosentit ja sopimusehdot ovat yrityksen ja työntekijän välinen sopimus — tässä on vain se, miten laskennan perusta saadaan oikein.
Neljä asiaa, jotka pitää erottaa
1. Arvonlisävero
Asiakkaan maksama summa sisältää arvonlisäveron. Provision perusteena on yleensä summa ilman arvonlisäveroa — muuten maksat provisiota myös siitä osasta, joka menee valtiolle. NUNDINAE laskee palvelujen verottoman summan asetuksissa määritetyllä verokannalla, joten käsin jakamista ei tarvita.
2. Materiaali ja tuotteet
Jos laskulla on 75 € palvelua ja 25 € materiaalia, 25 € ei ole työntekijän työtä — se on tavaraa. Oli kyse sitten varaosasta, öljystä tai hoitoaineesta. Samoin asiakkaan mukaansa ostama tuote. Palkkaraportissa ne ovat omassa sarakkeessaan ”Materiaali ja tuotteet” tiedoksi, mutta palkkaan ne eivät vaikuta.
Tämä edellyttää, että materiaali on laskulla omalla rivillään ja tulee varastosta. NUNDINAE:ssa se on luontevaa, koska varauksen lasku, kassa, verkkokauppa ja varasto ovat yksi sovellus: laskulle lisätty tavara vähennetään samasta saldosta, josta myy myös verkkokauppa. Materiaalin voi laskuttaa myös todellisen kulutuksen mukaan, esimerkiksi grammoina — siitä kirjoitin artikkelissa varastonhallinta viivakoodinlukijalla.
3. Alennus
Kun asiakas saa palvelusta 10 % alennuksen, myös provision perusta pienenee — mutta vain palvelun osalta. NUNDINAE:n palvelualennus koskee vain palvelurivejä; materiaali ja tuotteet pysyvät täydessä hinnassa. Palkkaraportissa pienenee siis vain palvelujen summa.
4. Laskuttamatta jäänyt työ
Kallein virhe on näkymätön: työ tehtiin, mutta laskua ei tehty. Silloin se ei näy myynnissä eikä palkanlaskennassa, eikä kuun lopussa kukaan muista, mitä se oli.
Siksi NUNDINAE:ssa päivä lukittuu sen päätyttyä — työntekijä ei voi enää muuttaa eilistä laskua, ja tekemättä jääneen korjaa esihenkilö. Jos työntekijät tarvitsevat aamulla aikaa, lukkoa voi siirtää esimerkiksi seuraavan päivän kello kymmeneen. Menneen päivän lasku ei ole enää hiljainen muutos, vaan esihenkilön tietoinen korjaus. Miksi tämä on ajanvarausjärjestelmässä ylipäätään tärkeää, kirjoitin artikkelissa ajanvarausjärjestelmä: mitä sen pitää osata.
Mitä palkkaraportti näyttää
Jokaisesta työntekijästä valitulta jaksolta (esimerkiksi ”Edellinen kuukausi”):
| Sarake | Merkitys |
|---|---|
| Asiakkaita | käynnit, joissa oli vähintään yksi palvelu |
| Palvelut alv:n kanssa | palvelujen summa palvelualennuksen jälkeen |
| Arvonlisävero | verokanta asetuksista |
| Palvelut ilman alv:tä | palkan perusta |
| Materiaali ja tuotteet | tiedoksi, ei vaikuta palkkaan |
Esimerkki: työntekijä teki kuussa kolme käyntiä, kukin 75 € palvelua + 25 € materiaalia. Palvelut arvonlisäverollisina ovat 225 €, verottomina 181,45 € (Viron 24 %:n verokannalla). Materiaali 75 € on erikseen. Taulukon voi ladata CSV-tiedostona ja avata Excelissä.
Raportti huomioi sekä kassalla myydyt palvelut että varauksen laskulle kirjatut käynnit. Jos sama varaus on myyty myös kassalla, se lasketaan kerran. Mitätöity lasku ja peruutusmaksu eivät ole palvelua.
Muut raportit samasta tietokannasta
Palkanlaskenta on yksi raportti monista. Koska verkkokauppa, kassa ja ajanvaraukset ovat samassa sovelluksessa, samasta paikasta saat:
- myynnin päivittäin (verkkokauppa, kassa ja varausten laskut yhdessä);
- kassan maksutavat;
- työntekijöiden kuormituksen;
- uudet ja palaavat asiakkaat sekä saapumatta jättämiset;
- suosituimmat palvelut ja myydyimmät tuotteet;
- lahjakortit.
Kaikki taulukot voi lajitella sarakkeittain ja ladata CSV-tiedostona. Kolmen ohjelman vientejä ei tarvitse yhdistää yhdeksi taulukoksi.
Kuka näkee mitä
Palkkaraportti on arkaluonteinen. NUNDINAE:ssa raporttien katselu on erillinen oikeus, joka on omistajalla ja esihenkilöllä. Työntekijä näkee oman päivänsä ja omat asiakkaansa, ei kollegoiden palkkioita.
Jos yritykselläsi menee palkkioiden laskemiseen joka kuukausi puoli päivää, katso, miten NUNDINAE sen tekee, tai tilaa NUNDINAE tai pyydä esittely omien tietojesi esimerkillä.
