Varastonhallinta viivakoodinlukijalla
Pienessä yrityksessä varastosaldoa seurataan usein silmämääräisesti. Toimittajan laatikko nostetaan hyllylle, määriä kirjataan joskus Exceliin ja kerran vuodessa kaikki lasketaan uudelleen. Välillä asiakas kysyy ”onko tätä vielä?” ja joku lähtee varastoon katsomaan.
Tämä toimii niin kauan kuin myyt vain yhdessä paikassa. Kun mukaan tulee verkkokauppa, saldon pitää olla oikein joka hetki — muuten verkko myy tavaraa, jota hyllyllä ei enää ole.
Alla kerron, miten ratkaisin varastonhallinnan NUNDINAE-alustassa. Periaatteet pätevät, vaikka käyttäisit jotain muuta järjestelmää.
Varasto ja verkkokauppa ovat sama sovellus
Ennen työkaluja yksi asia on tärkeä: NUNDINAE:ssa ei ole varasto-ohjelmaa, joka liitetään verkkokauppaan. Varasto ja verkkokauppa ovat yksi sovellus yhdellä saldolla. Kun vastaanotat tavaran, se on heti myynnissä verkossa; kun kassalla myydään viimeinen kappale, se katoaa verkkokaupasta samalla hetkellä. Kahta sovellusta ei tarvitse ostaa eikä liittää toisiinsa — tästä kirjoitin tarkemmin artikkelissa verkkokauppa ja varastonhallinta samassa sovelluksessa.
Millainen viivakoodinlukija?
Käy mikä tahansa USB- tai Bluetooth-viivakoodinlukija, joka toimii ”näppäimistönä” — lukee koodin ja painaa Enteriä. Useimmat lukijat tekevät tämän oletuksena. Erillistä ohjelmistoa ei tarvita. Puhelimessa ja tabletissa voi käyttää kameraa.
Jokaisella tuotteella ja jokaisella variantilla on oma EAN-kenttä (8, 12, 13 tai 14 numeroa). Varianttitaulukossa koodin voi lukea lukijalla suoraan soluun. Jos toimittajan hinnastossa koodit ovat valmiina, lisäät ne kerralla: Excelissä kaksi saraketta vierekkäin (SKU;EAN), tallennat CSV-muodossa ja tuot tiedoston.
Tavaran vastaanotto
Kun toimittajan laatikko saapuu:
- painat ”Vastaanota tavara (skanneri)”;
- piippaat jokaisen tuotteen laatikosta — jokainen luku lisää yhden kappaleen, ja määriä voi korjata taulukossa myös käsin;
- tarkistat listan ja tallennat.
Saldo kasvaa, ja tuntemattomat koodit jäävät listaan punaisella, jotta näet heti, miltä tuotteelta EAN puuttuu.
”Paljonko tätä on varastossa?” yhdellä piippauksella
Yleisin varastokysymys ei ole inventaario, vaan ”onko tätä vielä?”. Sitä varten ei pitäisi joutua avaamaan tuotesivua.
Piippaat tuotteen millä tahansa hallintanäkymän sivulla — kun kursori ei ole missään kentässä, lukijan syöte avaa tarkistusikkunan itse. Ikkunassa näkyvät tuotteen nimi, hinta ja saldo värikoodilla: vihreä = on, oranssi = vähän, punainen = loppu. Jos hyllyllä on todellisuudessa vähemmän (järjestelmässä 250, hyllyllä 230), kirjoitat oikean määrän ja tallennat. Muutos menee historiaan inventaariona nimesi ja kellonajan kanssa.
Inventaario
Isoa inventaariota varten on CSV-tuonti: rivi SKU;määrä tai EAN;määrä, jossa määrä on uusi saldo, ei lisättävä määrä. Lasket hyllyt, viet tuloksen taulukkoon ja tuot sen — saldo on oikein.
Jokainen varastomuutos on kirjaus syineen ja tekijöineen: saapuminen, myynti, hävikki, laskuvirhe. Saldoa ei voi muuttaa ilman syytä. Kyse ei ole työntekijöiden valvonnasta, vaan vastauksesta kysymykseen ”minne se katosi?”. Saldon korjaaminen on erillinen oikeus, joten kaikkien myyjien ei tarvitse saada muuttaa määriä.
Hälytys ennen kuin tavara loppuu
Saldohälytys tulee, kun tuotteen vapaa määrä on rajalla tai sen alle. Yleinen raja on asetuksissa (oletuksena 3), mutta jokaiselle tuotteelle voi asettaa oman: suositulle tuotteelle 10, hitaasti liikkuvalle 1. Etusivulla näet, montako tuotetta on loppu ja montako on loppumassa; yläpalkin kellokuvakkeessa näkyy ilmoitusten määrä.
Sieltä kokoat yhdellä napilla tilauslistan toimittajalle: kaikki vähissä olevat tuotteet brändeittäin ehdotetun määrän kanssa. Ehdotus tulee tuotteen tilausmäärästä, jos olet sen asettanut. Muokkaat määriä, tulostat tai lataat CSV-tiedostona ja lähetät toimittajalle.
Paino ja tilavuus: kun kappale ei ole oikea yksikkö
Kaikkea ei myydä kappaleina. Jos tavaraa käytetään tai myydään todellisen määrän mukaan, hintaa ja saldoa voi pitää samassa yksikössä — esimerkiksi grammoina. Silloin hinta on yhden gramman hinta (enintään neljällä desimaalilla), ja 60 gramman pakkaus tarkoittaa saldoa 60. Laskulle menee todellinen kulutus, esimerkiksi 35 grammaa, ja varastosta vähennetään täsmälleen sen verran.
Tämä sopii materiaalille, jota käytetään palvelun yhteydessä: voiteluaine tai huoltoaine korjaamossa, hierontaöljy studiossa. Tällaisen tavaran voi piilottaa kaupasta, jolloin sitä ei näytetä verkkokaupassa eikä haussa, mutta hallinnassa sen voi valita laskulle. Miltä tämä näyttää korjaamossa, kirjoitin artikkelissa ohjelmisto autokorjaamolle.
Miksi tällä on väliä
Saldon tarkkuus ei ole kirjanpidollista pikkutarkkuutta. Kun verkkokauppa myy tavaraa, jota ei ole, tuloksena on harmistunut asiakas ja hyvitys. Kun materiaalin kulutus ei päädy laskulle, maksat sen itse. Ja kun saldo on tiedossa, kenenkään ei tarvitse laskea hyllyjä kuun lopussa.
Jos saldoa seurataan nyt silmämääräisesti tai kahdessa paikassa yhtä aikaa, tilaa NUNDINAE tai pyydä esittely — näytän vastaanoton ja inventaarion omien tuotteidesi esimerkillä.
