Складской учёт со сканером штрихкодов
В небольшой компании остатки часто ведут на глаз. Коробку от поставщика ставят на полку, количества время от времени записывают в Excel, а раз в год всё пересчитывают. А в промежутке клиент спрашивает «а это ещё есть?», и кто-то идёт на склад посмотреть.
Это работает, пока вы продаёте только в одном месте. Когда добавляется интернет-магазин, остаток должен быть верным в любой момент — иначе сайт продаёт товар, которого на полке уже нет.
Ниже — как я решил складской учёт в платформе NUNDINAE. Принципы работают и в том случае, если вы пользуетесь другой системой.
Склад и интернет-магазин — одно приложение
Прежде чем говорить об инструментах, важно одно: в NUNDINAE нет складской программы, которая интегрируется с интернет-магазином. Склад и интернет-магазин — одно приложение с одним остатком. Когда вы принимаете товар, он сразу продаётся на сайте; когда на кассе продают последнюю штуку, она в тот же момент исчезает из интернет-магазина. Покупать два приложения и связывать их между собой не нужно — подробнее об этом я написал в статье интернет-магазин и складской учёт в одной системе.
Какой сканер штрихкодов нужен?
Подходит любой USB- или Bluetooth-сканер штрихкодов, работающий «как клавиатура» — считывает код и нажимает Enter. Большинство сканеров делают это по умолчанию. Отдельная программа не нужна. На телефоне и планшете можно использовать камеру.
У каждого товара и каждого варианта есть своё поле EAN (8, 12, 13 или 14 цифр). В таблице вариантов код можно считать сканером прямо в ячейку. Если коды есть в прайс-листе поставщика, вы добавляете их массово: два столбца рядом в Excel (SKU;EAN), сохраняете как CSV и импортируете.
Приёмка товара
Когда приходит коробка от поставщика:
- нажимаете «Принять товар (сканер)»;
- сканируете каждый товар из коробки — каждое сканирование добавляет одну штуку, количества в таблице можно поправить и вручную;
- проверяете список и сохраняете.
Остаток увеличивается, а неизвестные коды остаются в списке красным, чтобы вы сразу видели, у какого товара нет EAN.
«Сколько этого на складе?» — одним сканом
Самый частый складской вопрос — не инвентаризация, а «это ещё есть?». Для этого не должно быть нужно открывать страницу товара.
Вы сканируете товар на любой странице админки — если курсор не стоит ни в одном поле, ввод со сканера сам открывает окно проверки. В окне — название товара, цена и остаток с цветом: зелёный — есть, оранжевый — мало, красный — закончился. Если на полке на самом деле меньше (в системе 250, на полке 230), вписываете правильное количество и сохраняете. Изменение попадает в историю как инвентаризация с вашим именем и временем.
Инвентаризация
Для большой инвентаризации есть импорт CSV: строка SKU;количество или EAN;количество, где количество — это новый остаток, а не прибавляемое количество. Пересчитываете полки, вносите результат в таблицу и импортируете — остаток верный.
Каждое изменение остатка — это запись с причиной и исполнителем: приход, продажа, брак, ошибка пересчёта. Изменить остаток без причины нельзя. Это не контроль над сотрудниками, а ответ на вопрос «куда это делось?». Исправление остатков — отдельное право, так что не каждый, кто продаёт, должен иметь возможность менять количества.
Уведомление до того, как товар закончится
Уведомление об остатке приходит, когда свободное количество товара на пороге или ниже. Общий порог задаётся в настройках (по умолчанию 3), но каждому товару можно поставить свой: популярному — 10, медленному — 1. На рабочем столе видно, сколько товаров закончилось и у скольких заканчивается; на значке колокольчика в верхней панели — число уведомлений.
Оттуда одной кнопкой составляете лист заказа поставщику: все товары с низким остатком по брендам вместе с рекомендуемым количеством. Рекомендация берётся из количества заказа товара, если вы его задали. Меняете количества, печатаете или скачиваете CSV и отправляете поставщику.
Вес и объём: когда штука — не та единица
Не всё продаётся поштучно. Если товар расходуется или продаётся по фактическому количеству, цену и остаток можно вести в одной единице — например, в граммах. Тогда цена — это цена одного грамма (до четырёх знаков после запятой), а упаковка 60 граммов означает остаток 60. В счёт идёт фактический расход, например 35 граммов, и со склада списывается ровно столько.
Это подходит для материала, который используется при оказании услуги: смазка или средство по уходу в автосервисе, массажное масло в студии. Такой товар можно скрыть в магазине, чтобы он не показывался ни в интернет-магазине, ни в поиске, но в админке его можно выбрать для счёта. Как это выглядит в автосервисе, я написал в статье программа для автосервиса.
Почему это важно
Точность остатков — не бухгалтерская придирка. Если интернет-магазин продаёт товар, которого нет, в итоге — недовольный клиент и возврат денег. Если расход материала не попадает в счёт, вы оплачиваете его сами. А когда остатки известны, никому не приходится пересчитывать полки в конце месяца.
Если ваши остатки сейчас ведутся на глаз или в двух местах одновременно, закажите NUNDINAE или запросите демонстрацию — покажу приёмку и инвентаризацию на примере ваших товаров.
