Lagerhantering med streckkodsläsare

I små företag sköts lagret ofta på ett ungefär. Leverantörens kartong lyfts upp på hyllan, antal skrivs ibland in i Excel och en gång om året räknas allt om. Däremellan frågar en kund ”finns den här kvar?” och någon går till lagret och tittar.

Det fungerar så länge du bara säljer på ett ställe. När en e-butik tillkommer måste lagersaldot stämma i varje ögonblick — annars säljer webben varor som inte längre finns på hyllan.

Här beskriver jag hur jag har löst lagerhanteringen i plattformen NUNDINAE. Principerna gäller även om du använder ett annat system.

Lagret och e-butiken är samma applikation

Före verktygen är en sak viktig: i NUNDINAE finns inget lagerprogram som integreras med e-butiken. Lagret och e-butiken är en applikation med ett lagersaldo. När du tar emot en vara är den direkt till salu på nätet; när den sista biten säljs i kassan försvinner den från e-butiken i samma ögonblick. Du behöver inte köpa två applikationer eller koppla ihop dem — mer om det i artikeln e-handel och lagerhantering i en applikation.

Vilken streckkodsläsare?

Alla USB- eller Bluetooth-streckkodsläsare som fungerar ”som tangentbord” — läser koden och trycker Enter. De flesta läsare gör det som standard. Ingen separat programvara behövs. I telefon och surfplatta kan du använda kameran.

Varje produkt och varje variant har sitt eget EAN-fält (8, 12, 13 eller 14 siffror). I varianttabellen kan koden läsas in direkt i cellen med läsaren. Finns koderna i leverantörens prislista lägger du till dem i bulk: två kolumner bredvid varandra i Excel (SKU;EAN), spara som CSV och importera.

Inleverans

När leverantörens kartong kommer:

1. trycker du på ”Ta emot varor (skanner)”;
2. skannar varje produkt ur kartongen — varje skanning lägger till en styck, antalen kan också rättas för hand i tabellen;
3. kontrollerar listan och sparar.

Lagersaldot ökar och okända koder står kvar i rött i listan, så att du direkt ser vilka produkter som saknar EAN.

”Hur många har vi i lager?” med ett pip

Den vanligaste lagerfrågan är inte inventering, utan ”finns den kvar?”. För det ska du inte behöva öppna produktsidan.

Du skannar produkten på valfri adminsida — står markören inte i något fält öppnar läsarens inmatning kontrollrutan av sig själv. I rutan syns produktens namn, pris och lagersaldo i färg: grönt = finns, orange = få kvar, rött = slut. Finns det i själva verket färre på hyllan (250 i systemet, 230 på hyllan) skriver du rätt antal och sparar. Ändringen hamnar i historiken som inventering, med ditt namn och tidpunkt.

Inventering

För en stor inventering finns CSV-import: raden SKU;antal eller EAN;antal, där antalet är det nya saldot, inte ett antal som läggs till. Du räknar hyllorna, för in resultatet i en tabell och importerar — och lagersaldot stämmer.

Varje lagerändring är en post med orsak och vem som gjorde den: inleverans, försäljning, kassation, räknefel. Lagersaldot kan inte ändras utan orsak. Det är inte kontroll av personalen, utan svaret på frågan ”vart tog den vägen?”. Att rätta lagersaldot är en egen behörighet, så alla som säljer behöver inte kunna ändra antal.

Larm innan varan tar slut

Ett lagerlarm kommer när en produkts tillgängliga antal ligger på gränsen eller under den. En generell gräns finns i inställningarna (som standard 3), men varje produkt kan få sin egen: 10 för en populär produkt, 1 för en som säljer långsamt. På startpanelen ser du hur många produkter som är slut och hur många som håller på att ta slut; klockikonen i övre fältet visar antalet aviseringar.

Därifrån gör du med en knapp en beställningslista till leverantören: alla produkter med lågt saldo per varumärke, med föreslaget antal. Förslaget utgår från produktens beställningsantal, om du har angett ett. Du ändrar antalen, skriver ut eller laddar ner som CSV och skickar till leverantören.

Vikt och volym: när styck inte är rätt enhet

Allt säljs inte styckvis. Används eller säljs en vara efter faktisk mängd kan pris och lagersaldo föras i samma enhet — till exempel gram. Då är priset priset per gram (med upp till fyra decimaler) och en förpackning på 60 gram betyder lagersaldot 60. På fakturan hamnar den faktiska åtgången, till exempel 35 gram, och exakt så mycket dras från lagret.

Det passar material som används i en tjänst: smörjmedel eller vårdmedel i verkstaden, massageolja i studion. En sådan vara kan döljas i butiken så att den inte visas i e-butiken eller i sökningen, men i admin går den att välja på fakturan. Hur det ser ut i en verkstad skrev jag om i artikeln program för bilverkstad.

Varför det spelar roll

Ett korrekt lagersaldo är inte bokföringspetitesser. Säljer e-butiken varor som inte finns blir resultatet en missnöjd kund och en återbetalning. Kommer materialåtgången inte med på fakturan betalar du den själv. Och när lagersaldot är känt behöver ingen räkna hyllorna i slutet av månaden.

Sköts ditt lager i dag på ett ungefär eller på två ställen samtidigt, beställ NUNDINAE eller be om en visning — jag visar inleverans och inventering med dina egna produkter som exempel.