Verkkokauppa ja varastonhallinta samassa sovelluksessa

Jos myyt sekä verkossa että paikan päällä, käytät todennäköisesti vähintään kahta sovellusta. Toinen on verkkokauppa — WooCommerce, jokin verkkokauppa-alusta tai jotain muuta. Toinen on varasto-ohjelma, kassa tai pelkkä Excel, jossa pidetään kirjaa siitä, mitä hyllyllä oikeasti on. Ja kuun lopussa luvut kootaan yhteen kolmannessa paikassa.

Jokainen sovellus tekee oman työnsä hyvin. Ongelma on niiden välissä.

Mikä menee rikki, kun sovelluksia on kaksi

Varastosaldo ei täsmää. Myymälä myy tiskin takana viimeisen tuotteen, mutta verkkokauppa ei tiedä siitä. Pari päivää myöhemmin joku ostaa saman tuotteen verkosta, ja sitten selviää, että hylly on tyhjä. Seuraa anteeksipyytävä viesti ja hyvitys. Sama tapahtuu pyöräkaupassa viimeisen kypärän, kukkakaupassa viimeisen maljakon ja korjaamossa viimeisen suodattimen kanssa.

Määrät siirretään käsin. Toimittajan laatikko saapuu, tavara kirjataan varasto-ohjelmaan — ja sitten sama määrä pitää syöttää verkkokauppaan erikseen. Tai integraatio tekee sen yöllä, jos se sattuu toimimaan. Jokainen integraatio on kohta, jossa jokin menee epäsynkkaan.

Kaksi kuukausimaksua, kaksi kirjautumista, kaksi tuoteluetteloa. Uusi tuote pitää luoda kahteen paikkaan, hinnanmuutos tehdä kahdesti. Jos saman tuotteen nimi on kahdessa paikassa hieman eri, integraatio ei enää löydä niitä.

Asiakas on monessa paikassa. Verkkokaupassa ovat hänen tilauksensa, kassalla hänen lahjakorttinsa, kalenterissa hänen varauksensa. Kukaan ei näe kokonaiskuvaa.

Kahta sovellusta ei tarvitse ostaa

Rakensin NUNDINAE-alustan poistamaan tämän aukon. Verkkokauppa ja varastonhallinta eivät ole kaksi toisiinsa liitettyä ohjelmaa, vaan yksi sovellus yhdellä tietokannalla:

• Yksi luettelo tuotteille ja palveluille. Tuote, jota myyt verkkokaupassa, on sama tuote, jota myyt kassalla ja jonka luet sisään toimittajan laatikosta.
• Yksi varastosaldo. Verkkotilaus, kassamyynti ja tavaran vastaanotto muuttavat samaa lukua samalla hetkellä. Synkronointia ei ole, koska ei ole mitään synkronoitavaa.
• Yksi asiakasrekisteri verkkokaupan tileille ja paikan päällä asioiville asiakkaille. Sähköposti ei ole pakollinen — puhelinnumero riittää.
• Yksi raportti. Päiväkohtainen myynti sisältää verkkokaupan, kassan ja varausten laskut yhdessä.

Kun verkkokaupasta ostetaan tuote, se varataan heti; jos maksu jää tekemättä, tavara vapautuu itsestään. Kun kassalla myydään viimeinen kappale, sitä ei samalla hetkellä voi enää ostaa verkosta.

Varasto hoituu viivakoodinlukijalla

Varastonhallinta ei tarkoita taulukkoa, johon kirjoitat lukuja käsin. Tavaraa vastaanottaessa painat ”Vastaanota tavara” ja piippaat jokaisen tuotteen — jokainen luku lisää yhden kappaleen, ja tavara on heti myynnissä myös verkkokaupassa. Kysymykseen ”paljonko tätä on varastossa?” saat vastauksen, kun piippaat tuotteen millä tahansa hallintanäkymän sivulla.

Käy mikä tahansa USB- tai Bluetooth-viivakoodinlukija, joka toimii näppäimistön tavoin; erillistä ohjelmistoa ei tarvita. Puhelimessa ja tabletissa voi käyttää kameraa. Tarkemmin vastaanotosta, inventaariosta ja toimittajan tilauslistasta kirjoitin artikkelissa varastonhallinta viivakoodinlukijalla.

Moduulit: käytät vain sitä, mitä tarvitset

Kaikki eivät tarvitse kaikkea. Verkkokauppa, ajanvaraukset, asiakaskortti, kassa, lahjakortit, automaattiviestit, tekstiviestit ja raportit ovat moduuleja, jotka kytket päälle ja pois itse. Myymälä, joka ei myy palveluja ajanvarauksella, kytkee ajanvaraukset pois, eikä niitä näy valikossa. Korjaamo tai studio, joka myy sekä palveluja että tuotteita, pitää ne päällä — silloin myös varauksen lasku ja käytetyt varaosat ovat samassa varastossa. Moduulin kytkeminen pois ei poista tietoja.

Miten vanhasta järjestelmästä siirrytään

Suurin pelko vaihdon edessä on aiheellinen: tuotteet, asiakkaat ja vuosien historia eivät saa kadota.

Tuotteet siirtyvät vanhasta verkkokaupasta (esimerkiksi WooCommercesta) varianttien kanssa — koko, väri, tilavuus. Tuotetiedoista kuten ”Käyttö” tai ”Ainesosat” tulee uudessa järjestelmässä ominaisuus, jonka kauppa näyttää tuotesivulla omalla otsikollaan.

Varastosaldo tulee inventaario-CSV:stä (SKU;määrä tai EAN;määrä). EAN-koodit voi lisätä toimittajan hinnastosta kerralla.

Asiakkaat ja historia tulevat CSV:stä sarakkeiden vastaavuuksilla — käy sekä vanhan ohjelman vienti että Excel-taulukko. Uusintatuonti täydentää olemassa olevia tietoja eikä tee kaksoiskappaleita.

Vanhat osoitteet ovat kohta, jossa useimmat siirrot menettävät Google-sijoituksensa. Jokaisen vanhan tuote- ja kategoriaosoitteen pitää ohjautua uuteen — miten se tehdään oikein, kirjoitin artikkelissa sivustouudistus ja SEO. NUNDINAE:n hallinnassa on lisäksi ”Rikkinäiset linkit” -näkymä: näet vanhat osoitteet, jotka antavat 404-virheen, ja ohjaat ne eteenpäin yhdellä napilla.

Siirron teen minä: kartoitan vanhat tiedot, siirrän ne ja tarkistan lopputuloksen.

Onko yksi sovellus aina parempi?

Ei. Jos myyt vain verkossa, sinulla ei ole varastoa ja tavara tulee suoraan toimittajalta, tavallinen verkkokauppa voi olla yksinkertaisempi — katso silloin verkkokaupan rakentaminen -sivu. Yksi sovellus antaa eniten silloin, kun sinulla on fyysinen varasto ja myyntiä monessa kanavassa — juuri silloin, kun kahden ohjelman väliin jää eniten käsityötä. Miltä tämä näyttää tavallisessa myymälässä, kirjoitin artikkelissa verkkokauppa ja varasto kivijalkamyymälälle.

Jos tämä on sinun tilanteesi, tilaa NUNDINAE tai pyydä esittely. Katson, millä nyt työskentelet, ja sanon rehellisesti, kannattaako siirto.