Bokningssystem för massage- och terapistudio
I en massage-, fysioterapi- eller hälsostudio är terapeutens händer upptagna. Telefonen ringer mitt i en behandling och ingen svarar — kunden bokar någon annanstans. På kvällen ska meddelanden besvaras och det ska antecknas vem som har ont i ryggen och vem som inte tål en viss olja. Och en gång i veckan kommer någon helt enkelt inte, utan att höra av sig.
Det studior oftast säger
- ”Jag kan inte svara i telefon under en behandling, men kunderna vill ha en tid direkt.”
- ”Det avbokas i sista minuten och den timmen blir obetald.”
- ”Kundens hälsouppgifter står i min anteckningsbok — jag vet att det inte är rätt ställe.”
- ”Presentkorten är på papper och jag vet inte hur många som fortfarande är oanvända.”
Onlinebokning som fungerar även under behandlingen
I bokningsmodulen i NUNDINAE ser kunden lediga tider i en sjudagarsremsa och väljer själv. En tjänst har en längd och en bufferttid, så att det blir tid över mellan behandlingarna för att göra i ordning rummet. I kalendern finns förutom terapeuterna även rummen. Dubbelbokning är omöjlig i systemet.
Bekräftelsen med kalenderfil går ut till kunden direkt, och före tiden kommer en påminnelse — via e-post och om du vill sms. I bekräftelsemejlet finns länken ”hantera bokning”, där kunden kan avboka sin tid själv. Blir en tid ledig erbjuder systemet den till någon på väntelistan.
Förskott och avbokning — regler, inte diskussioner
Förskott hjälper mot avbokningar i sista minuten:
| Inställning | Vad den gör |
|---|---|
| Förskott (%) | En kund som bokar på nätet betalar en del av tjänstens pris i förväg via Montonio; tiden bekräftas först efter betalningen. |
| Gratis avbokning (timmar före tiden) | Avbokar kunden tidigare återbetalas förskottet automatiskt till samma betalmedel. |
| Sen avbokning | Förskottet stannar hos studion och en avbokningsavgift hamnar på fakturan. |
Bokningar per telefon och på plats kräver inget förskott. Kommer kunden inte markerar du ”Kom inte” — uteblivna besök syns på kundkortet och i rapporterna. Hur man bedömer ett bokningssystem i allmänhet skrev jag om i inlägget bokningssystem: det här måste det klara.
Hälsouppgifter på rätt ställe
I terapi är kundkortet ett arbetsverktyg: besvär, kontraindikationer, anteckningar från förra behandlingen. Det är särskilda kategorier av personuppgifter, och NUNDINAE hanterar dem så här:
- Krypterad lagring — varning, intern anteckning, besöksanteckningar och kortets fält lagras krypterade i databasen.
- Samtycke — kortet har en kryssruta för uttryckligt samtycke och datumet sparas.
- Granskningslogg — varje gång ett kort öppnas registreras det.
- Behörigheter — en terapeut ser bara sina egna kunder; varningen syns vid bokningen, men inte i terapeutens dagsschema via mejl.
- Kundens rättigheter — utlämnande av uppgifter, begränsning av behandling och anonymisering finns som knappar.
Mer i inlägget kundkort och känsliga uppgifter.
Presentkort och vårdprodukter
Presentkort är ofta massagestudions bästa säljartikel. I NUNDINAE utfärdar du ett presentkort med belopp och mottagare, och om du vill skickas koden via e-post. Kortet har ett saldo och en historik över transaktioner. Det kan användas i kassan och i e-butiken, helt eller delvis — i kassan lägger du till dagens bokade tjänst med ett klick och väljer presentkort som betalning.
Säljer du också massageoljor, värmekuddar eller vårdprodukter kommer NUNDINAE:s största fördel in: e-butiken och lagret är en applikation. I slutet av behandlingen lägger du produkten på besöksfakturan, den dras från lagret och försvinner i samma ögonblick från e-butiken om den var den sista. Varor tar du emot med streckkodsläsare och ”hur många finns kvar?” ser du med ett pip. Förbrukar en tjänst alltid samma material kopplar du det till tjänsten, och det dras från lagret när behandlingen markeras som genomförd.
Återbesök och feedback
Modulen för automatiska meddelanden skickar en påminnelse om återbesök efter tjänstens intervall, om kunden inte själv har bokat en ny tid, och ber om feedback efter behandlingen, om du vill med en länk till ett omdöme. Marknadsföringsmeddelanden går bara till kunder som har gett samtycke och varje mejl har en avregistreringslänk.
Vad du ska kontrollera vid bytet
- Kunder och besökshistorik flyttas från CSV (från ditt nuvarande bokningsprogram eller Excel) med kolumnmatchning.
- Hälsoinformation ska föras in i kundkortets fält, inte i fritext — bara där är den krypterad.
- Regler för förskott och avbokning skriver du ner före inställningen och publicerar även på din webbplats.
- Terapeuternas provision kan räknas fram ur tjänsteomsättningen i rapporternas lönedel.
Flytt och inställningar gör jag. Vill du se hur det fungerar i din studio, beställ NUNDINAE eller be om en visning.
