Ajanvarausjärjestelmä hieronta- ja terapiastudiolle
Hieronta-, fysioterapia- tai hyvinvointistudiossa terapeutin kädet ovat varattuina. Puhelin soi kesken hoidon ja jää vastaamatta — asiakas varaa ajan muualta. Illalla pitää vastata viesteihin ja kirjata ylös, kenellä on selkäkipu ja kuka ei siedä tiettyä öljyä. Ja kerran viikossa joku jää vain tulematta ilmoittamatta.
Mitä studiot useimmin sanovat
- ”En voi vastata puhelimeen hoidon aikana, mutta asiakkaat haluavat ajan heti.”
- ”Peruutetaan viime minuutilla, ja se tunti jää maksamatta.”
- ”Asiakkaan terveystiedot ovat muistikirjassani — tiedän, ettei se ole oikea paikka.”
- ”Lahjakortit ovat paperilla, enkä tiedä, montako niistä on vielä käyttämättä.”
Verkkovaraus, joka toimii myös hoidon aikana
NUNDINAE-alustan ajanvarausmoduulissa asiakas näkee vapaat ajat seitsemän päivän näkymässä ja valitsee itse. Palvelulla on kesto ja puskuriaika, joten hoitojen väliin jää aikaa huoneen siistimiseen. Kalenterissa on terapeuttien lisäksi myös hoitohuoneet. Päällekkäinen varaus on järjestelmässä mahdoton.
Vahvistus kalenteritiedostoineen lähtee asiakkaalle heti, ja ennen aikaa tulee muistutus — sähköpostilla ja halutessasi tekstiviestillä. Vahvistusviestissä on linkki ”hallitse varausta”, josta asiakas voi perua aikansa itse. Kun aika vapautuu, järjestelmä tarjoaa sitä jonotuslistalla olevalle.
Ennakkomaksu ja peruutus — säännöt, ei kiistoja
Viime hetken peruutuksia auttaa vähentämään ennakkomaksu:
| Asetus | Mitä se tekee |
|---|---|
| Ennakkomaksu (%) | Verkossa varaava asiakas maksaa osan palvelun hinnasta etukäteen Montonion kautta; aika vahvistuu vasta maksun jälkeen. |
| Maksuton peruutus (tuntia ennen aikaa) | Kun asiakas peruu aiemmin, ennakkomaksu palautetaan automaattisesti samalle maksuvälineelle. |
| Myöhäinen peruutus | Ennakkomaksu jää studiolle, ja laskulle syntyy peruutusmaksu. |
Puhelimitse ja paikan päällä tehdyistä varauksista ennakkomaksua ei pyydetä. Jos asiakas ei tule, merkitset ”Ei saapunut” — saapumatta jättämiset näkyvät asiakaskortilla ja raporteissa. Miten ajanvarausjärjestelmää kannattaa ylipäätään arvioida, kirjoitin kirjoituksessa ajanvarausjärjestelmä: mitä sen pitää osata.
Terveystiedot oikeassa paikassa
Terapiassa asiakaskortti on työväline: vaivat, vasta-aiheet, edellisen hoidon muistiinpanot. Ne ovat erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia tietoja, ja NUNDINAE käsittelee niitä näin:
- Salattu tallennus — varoitus, sisäinen huomautus, käynnin muistiinpanot ja kortin kentät tallennetaan tietokantaan salattuina.
- Suostumus — kortilla on rasti nimenomaisesta suostumuksesta, ja päivämäärä tallentuu.
- Auditointiloki — jokainen kortin avaus kirjautuu.
- Oikeudet — terapeutti näkee vain omat asiakkaansa; varoitus näkyy varauksen kohdalla, mutta ei terapeutin päiväohjelman sähköpostissa.
- Asiakkaan oikeudet — tietojen luovutus, käsittelyn rajoittaminen ja anonymisointi ovat valmiina painikkeina.
Tarkemmin kirjoituksessa asiakaskortti ja arkaluonteiset tiedot.
Lahjakortit ja hoitotuotteet
Lahjakortti on hierontastudiolle usein paras myyntiartikkeli. NUNDINAE:ssa luot lahjakortin summalla ja saajalla, ja halutessasi koodi lähetetään sähköpostilla. Kortilla on saldo ja tapahtumahistoria. Korttia voi käyttää kassalla ja verkkokaupassa, osittain tai kokonaan — kassalla lisäät päivän varatun palvelun yhdellä klikkauksella ja merkitset maksuksi lahjakortin.
Jos myyt myös hierontaöljyjä, lämpötyynyjä tai hoitotuotteita, tässä on NUNDINAE:n suurin etu: verkkokauppa ja varasto ovat yksi sovellus. Hoidon lopuksi lisäät tuotteen käynnin laskulle, se vähennetään varastosta ja katoaa samalla hetkellä verkkokaupasta, jos se oli viimeinen. Tavaran vastaanotat viivakoodinlukijalla, ja ”paljonko tätä vielä on?” selviää yhdellä piippauksella. Jos palveluun kuluu aina sama materiaali, liität sen palveluun, ja se vähennetään varastosta, kun hoito merkitään toteutuneeksi.
Uusintakäynti ja palaute
Automaattiviestien moduuli lähettää muistutuksen uusintakäynnistä palvelun välin mukaan, jos asiakas ei ole itse varannut uutta aikaa, ja pyytää hoidon jälkeen palautetta, halutessasi arvostelulinkin kanssa. Markkinointiviestit lähtevät vain suostumuksen antaneille asiakkaille, ja jokaisessa viestissä on peruutuslinkki.
Mitä siirtymisessä tarkistaa
- Asiakkaat ja käyntihistoria siirtyvät CSV:stä (nykyisestä ajanvarausohjelmasta tai Excelistä) sarakkeiden vastaavuuksilla.
- Terveystiedot pitää viedä asiakaskortin kenttiin, ei vapaatekstiin — vain siellä ne ovat salattuja.
- Ennakkomaksun ja peruutuksen säännöt kirjaa ylös ennen käyttöönottoa ja julkaise ne myös omalla sivullasi.
- Terapeuttien provisiot voi laskea palvelumyynnistä raporttien palkanlaskennassa.
Siirron ja käyttöönoton teen minä. Jos haluat nähdä, miten tämä toimii omassa studiossasi, tilaa NUNDINAE tai pyydä esittely.
