Онлайн-запись для массажной и терапевтической студии
В массажной, физиотерапевтической или велнес-студии руки терапевта заняты. Телефон звонит посреди сеанса и остаётся без ответа — клиент записывается в другое место. Вечером нужно ответить на сообщения, записать, у кого болит спина и кто не переносит определённое масло. А раз в неделю кто-то просто не приходит, не предупредив.
Что чаще всего говорят в студиях
- «Я не могу отвечать на звонки во время сеанса, а клиенты хотят записаться сразу».
- «Отменяют в последнюю минуту, и этот час остаётся неоплаченным».
- «Информация о здоровье клиентов — у меня в блокноте, и я знаю, что это не то место».
- «Подарочные карты на бумаге, и я не знаю, сколько из них ещё не использовано».
Онлайн-запись, которая работает и во время сеанса
В модуле онлайн-записи NUNDINAE клиент видит свободное время на полосе из семи дней и выбирает сам. У услуги есть длительность и буферное время, так что между сеансами остаётся время, чтобы привести кабинет в порядок. В календаре рядом с терапевтами есть и кабинеты. Двойная запись в системе невозможна.
Подтверждение с файлом календаря уходит клиенту сразу, а перед визитом приходит напоминание — по e-mail и при желании по SMS. В письме-подтверждении есть ссылка «управлять записью», по которой клиент может сам отменить запись. Когда время освобождается, система предлагает его тому, кто в листе ожидания.
Предоплата и отмена — правила, а не споры
Сократить отмены в последнюю минуту помогает предоплата:
| Настройка | Что делает |
|---|---|
| Предоплата (%) | Клиент, записывающийся онлайн, вносит часть цены услуги через Montonio; запись подтверждается только после оплаты. |
| Бесплатная отмена (за сколько часов) | Если клиент отменяет раньше, предоплата автоматически возвращается на то же платёжное средство. |
| Поздняя отмена | Предоплата остаётся у студии, а в счёте появляется плата за отмену. |
Записи по телефону и на месте предоплату не запрашивают. Если клиент не пришёл, вы отмечаете «Не пришёл» — неявки видны в карточке клиента и в отчётах. Как вообще оценивать систему онлайн-записи, я написал в статье система онлайн-записи: что она должна уметь.
Данные о здоровье — в правильном месте
В терапии карточка клиента — рабочий инструмент: жалобы, противопоказания, заметки о прошлом сеансе. Это особые категории персональных данных, и NUNDINAE обращается с ними так:
- Зашифрованное хранение — предупреждение, внутренняя заметка, заметки о визите и поля карточки хранятся в базе в зашифрованном виде.
- Согласие — в карточке есть галочка о явном согласии, и дата сохраняется.
- Журнал аудита — каждое открытие карточки записывается.
- Права — терапевт видит только своих клиентов; предупреждение видно у записи, но не в письме с расписанием дня для терапевта.
- Права клиента — выдача данных, ограничение обработки и анонимизация доступны кнопками.
Подробнее — в статье карточка клиента и чувствительные данные.
Подарочные карты и средства по уходу
Подарочная карта для массажной студии часто самый продаваемый товар. В NUNDINAE вы выпускаете подарочную карту с суммой и получателем, при желании код отправляется по e-mail. У карты есть остаток и история операций. Карту можно использовать на кассе и в интернет-магазине, частично или полностью — на кассе вы одним кликом добавляете записанную на сегодня услугу и отмечаете оплату подарочной картой.
Если вы продаёте и массажные масла, грелки или средства по уходу, здесь проявляется самое большое преимущество NUNDINAE: интернет-магазин и склад — одно приложение. В конце сеанса вы добавляете товар в счёт визита, он списывается со склада и в тот же момент исчезает из интернет-магазина, если был последним. Товар принимаете сканером штрихкодов, а «сколько этого ещё есть?» видите одним сканом. Если на услугу всегда уходит один и тот же материал, вы привязываете его к услуге, и он списывается со склада, когда сеанс отмечен как состоявшийся.
Повторный визит и отзыв
Модуль автоматических уведомлений отправляет напоминание о повторном визите по интервалу услуги, если клиент сам не записался снова, и после сеанса запрашивает отзыв, при желании со ссылкой на оценку. Маркетинговые сообщения уходят только клиентам, давшим согласие, и в каждом письме есть ссылка для отписки.
Что проверить при переходе
- Клиенты и история визитов переносятся из CSV (из нынешней программы записи или из Excel) с сопоставлением столбцов.
- Информацию о здоровье нужно перенести в поля карточки клиента, а не в свободный текст — только там она зашифрована.
- Правила предоплаты и отмены запишите до настройки и опубликуйте их и на своём сайте.
- Вознаграждение терапевтов можно рассчитывать от оборота услуг в разделе отчётов по зарплате.
Переезд и настройку делаю я сам. Если хотите увидеть, как это работает в вашей студии, закажите NUNDINAE или запросите демонстрацию.
