Broneerimissüsteem: mida see peab oskama

Igas ettevõttes, mis müüb teenust aja peale, on aeg kaup. Töökojas tühjaks jäänud tõstuk, stuudios tühi massaažilaud või rattatöökojas tühi remondipukk kell kolm päeval on raha, mida enam tagasi ei saa. Kaks klienti samal ajal samale töötajale on veel halvem — üks neist läheb pahasena ära ega tule tagasi.

Broneerimissüsteem peaks need kaks olukorda välistama. Paljud teevad seda poolikult: kalender on olemas, aga topeltbroneering on siiski võimalik, tühistatud aeg jääb tühjaks ja klient helistab ikka, sest veebis ei saa ta oma aega muuta.

NUNDINAE broneeringute moodul on ehitatud teenindusettevõtte igapäevatöö järgi. Allpool on kaheksa asja, mida pean broneerimissüsteemis kohustuslikuks — sõltumata sellest, millise süsteemi lõpuks valid.

1. Topeltbroneering peab olema tehniliselt võimatu

„Tavaliselt ei juhtu“ ei ole piisav. Topeltbroneering tekib siis, kui kaks klienti broneerivad samal sekundil, kui töötaja lohistab aega kalendris või kui samal inimesel on eri pikkusega teenused (30-minutiline hooldus ja 20-minutiline konsultatsioon).

NUNDINAE kontrollib päris kellaaegu, mitte kalendriruute. Broneerida saab nii töötajat kui ka ruumi või seadet — töökojas näiteks tõstukit, stuudios kabinetti. Kellaajad on ressursi ajavööndis ning suve- ja talveaeg on arvestatud.

2. Klient peab oma aega ise haldama

Iga telefonikõne „kas saaksin aja homsele tõsta“ on katkestus keset tööd. Kinnituskirjas peab olema link, kust klient näeb oma aega ja saab selle ise tühistada — samade reeglitega, mis kehtivad kohapeal.

3. Vabanenud aeg peab leidma uue kliendi

Kui keegi tühistab, on tühjaks jäänud aeg kõige kallim asi päevas. Ooteleht lahendab selle: klient, kes soovis täis päeva, pannakse järjekorda ja aja vabanedes pakub süsteem seda talle. Saad pakkuda ka käsitsi.

4. Ettemaks ja tühistamistingimused

Ilmumata jäämised on teenindusettevõtte suurim nähtamatu kulu. Kui see on sinu jaoks probleem, peab süsteem oskama küsida veebibroneeringul ettemaksu — NUNDINAE-s protsendina teenuse hinnast, Montonio kaudu — ja aeg kinnitub alles pärast makset.

Sama oluline on teine pool: kui klient tühistab piisavalt vara (näiteks 24 tundi enne), peab ettemaks tulema automaatselt tagasi. Kui tagasimakset tuleb käsitsi teha, jääb see tegemata ja klient jääb pahaseks. Hiljem tühistades jääb ettemaks ettevõttele ja arvele tekib tühistamistasu. Kohapeal ja telefoni teel tehtud broneeringud ettemaksu ei küsi.

5. Meeldetuletus enne visiiti

Lihtsaim viis vähendada ilmumata jäämisi on meeldetuletus enne aega. E-postiga on see tasuta, SMS-i loetakse kindlamalt. Hea süsteem saadab ka kinnituse koos kalendrifailiga, et aeg jõuaks kliendi telefoni kalendrisse.

6. Iga töötaja näeb oma päeva

Mehaanik, massöör või rattameister ei vaja ligipääsu kogu ettevõtte aruannetele. Ta vajab oma päeva: kes tuleb, mis kell, mis teenus, kas kliendikaardil on hoiatus. NUNDINAE-s logib iga töötaja sisse oma kontoga ja näeb „Minu päeva“ ainult oma klientidega. Õhtul kell 18 võib ta saada kirja homsete klientidega ja pühapäeval järgmise nädala tööde nimekirja.

7. Päev peab lukustuma

Seda enamik süsteeme ei tee, aga see säästab raha: pärast päeva lõppu ei saa töötaja eilset arvet enam muuta. Töö, mis jäi arvele panemata, ei jõua käibesse ega palgaarvestusse — ja kuu lõpus ei mäleta keegi enam, kas teenus oli 60 või 75 eurot. Miks see tasu arvestuses loeb, kirjutasin artiklis töötaja tasu arvestus teenuste käibest.

Kui töötajatele on vaja hommikul aega eilse lõpetamiseks, saab luku nihutada (näiteks järgmise päeva kella kümneni). Lukustatud päeva parandab omanik või juhataja.

8. Broneering, arve ja ladu peavad olema sama asi

Kui broneeringud on ühes programmis, kassa teises ja ladu kolmandas, tuleb iga visiit mitu korda sisse kanda. NUNDINAE-s avaneb broneeringul külgpaneel, kus samas kohas märgid visiidi toimunuks, lisad arvele kasutatud varuosa, materjali või kaasa ostetud toote, märgid makse ja saadad arve kliendile. Toode võetakse samast laost, kust müüb ka e-pood — eraldi laoprogrammi ega liidest ei ole. Kuidas e-pood ja ladu ühte rakendusse mahuvad, kirjutasin artiklis e-pood ja laohaldus ühes rakenduses.

Küsimused enne valikut

Kui võrdled broneerimissüsteeme, küsi müüjalt:

• Kas topeltbroneering on tehniliselt võimatu ka eri pikkusega teenuste puhul?
• Kas saab broneerida ka ruumi või seadet, mitte ainult inimest?
• Kas ettemaks tagastatakse automaatselt, kui klient tühistab õigel ajal?
• Kas ooteleht pakub vabanenud aega ise?
• Kas töötaja näeb ainult oma kliente?
• Kas broneering, arve ja laoseis on samas süsteemis — või on vaja eraldi kassat ja laoprogrammi?
• Kas saan oma vanad kliendid ja ajaloo üle tuua?

Viimane küsimus on sageli otsustav. Kui sul on aastate jagu kliendiajalugu senises broneerimistarkvaras või Excelis, peab see üle tulema CSV-st — muidu alustad iga püsikliendiga nullist. Kuidas see konkreetsetes valdkondades välja näeb, kirjutasin artiklites tarkvara autotöökojale ja broneerimine massaaži- ja teraapiastuudiole.

Kui tahad näha, kuidas need kaheksa asja sinu töös välja näeksid, telli NUNDINAE või küsi esitlust — näitan seda sinu ettevõtte näitel.