EAN-kod och streckkod för produkter: skaffa och lägg in

Lagerhantering med streckkodsläsare går bara snabbt om produkten har en streckkod och programmet vet vilken produkt den hör till. Den första frågan blir därför: var får man en EAN-kod till en produkt, och hur får man in hundratals koder i systemet utan att gå igenom varje produkt för hand? I den här artikeln finns ett kort svar på båda.

Vad är en EAN-kod

En EAN-kod är en numerisk produktkod som står som streckkod på förpackningen. Butikens kassa eller lagerprogram läser numret ur streckkoden och hittar produkten med hjälp av det. De vanligaste längderna:

Kod	Siffror	Var du stöter på den
EAN-13	13	De flesta detaljhandelsvaror i Europa
EAN-8	8	Små förpackningar där en lång kod inte får plats
UPC-A	12	Varor från Nordamerika
GTIN-14	14	Kartonger och storpack

Alla hör till samma GTIN-familj. Den sista siffran är en kontrollsiffra — har en siffra matats in fel går kontrollen inte igenom, och ett bra program säger det direkt.

En viktig skillnad: EAN är inte samma sak som SKU. SKU är din egen interna artikelkod som du sätter själv. EAN är i regel tillverkarens kod, och samma produkt har samma EAN i varje butik.

Var EAN-koden kommer ifrån

Inköpta varor. Säljer du andra tillverkares varor finns EAN redan på förpackningen. Du behöver inte ansöka om något — du behöver bara få in koderna i ditt system. Den enklaste källan är leverantörens prislista: de flesta grossister har en kolumn med EAN-koder i sin Excelfil.

Egen produkt. Tillverkar du själv och vill sälja via andra butiker eller stora e-handlare behöver ditt företag egna EAN-koder. I Estland delas de ut av GS1 Estonia. Villkor och avgifter hittar du på deras egen webbplats, eftersom de beror på företagets storlek och antalet koder och kan ändras.

Bara för din egen butik. Säljs produkten bara av dig behövs inte nödvändigtvis någon officiell EAN. Då räcker en intern SKU: produkten hittas via sökningen och i kassan även på koden. Innan du börjar skriva ut egna koder, fundera på om produkten någon gång kan hamna på en annan butiks hylla — då är det bättre att ta en riktig kod från början.

Så lägger du in EAN-koder i bulk

Att gå igenom hundra produkter för hand är inget alternativ. Rätt arbetsflöde:

1. Öppna leverantörens prislista i Excel och leta upp kolumnen med artikelkoden som också finns i ditt system (SKU) och kolumnen med EAN.
2. Ställ de två kolumnerna bredvid varandra — SKU till vänster, EAN till höger.
3. Spara som CSV, så att varje rad har formatet SKU;EAN.
4. Importera och titta på resultatet: vilka SKU:er var okända och vilka koder var felaktiga.
5. Rätta undantagen för hand.

För produkter med varianter (storlek, färg) har varje variant sin egen EAN. I prislistan står de oftast på egna rader, så importen går till på samma sätt — varje variant med sin SKU. För kläder, där varianterna är många, skrev jag mer i inlägget e-butik för klädbutik: storlekar och färger.

Så fungerar det i NUNDINAE

I NUNDINAE har varje produkt och varje variant fältet EAN / streckkod, som tar emot en kod med 8, 12, 13 eller 14 siffror.

• I bulk: ovanför produktlistan finns ”Importera EAN-koder (CSV)”. Raderna har formatet SKU;EAN — filen kan laddas upp eller innehållet klistras in direkt i rutan. En tom EAN tar bort koden. Resultatet visar okända SKU:er och felaktiga koder.
• En i taget: i variantabellen kan du läsa in koden med skannern direkt i cellen.
• Kontroll: produktlistan har en EAN-kolumn som går att sortera efter. Sorterar du stigande hamnar produkter utan EAN på de första sidorna — så ser du direkt var koden fortfarande saknas.

När koderna väl är inne fungerar allt annat med streckkodsläsaren:

• inleverans — varje pip lägger till en styck;
• inventering — CSV i formatet EAN;antal;
• saldokontroll — du skannar produkten och ser namn, pris och saldo;
• kassa — du skannar och produkten ligger i korgen.

Lagersaldot är ett och detsamma i e-butiken, kassan och lagret, så du lägger in koden en gång och den fungerar överallt. Om inleverans och inventering skrev jag mer i detalj i inlägget lagerhantering med streckkodsläsare.

När skannern läser men produkten inte hittas

De två vanligaste orsakerna:

• EAN-koden har inte lagts in på produkten eller varianten — eller så är produkten ett utkast och inte aktiv.
• Skannern skickar ingen Enter efter koden. De flesta läsare gör det som standard, men på vissa måste det ställas in.

Alla USB- eller Bluetooth-streckkodsläsare som fungerar som tangentbord duger; ingen separat programvara behövs. I telefon eller surfplatta kan du använda kameran.

Sammanfattning

Inköpta varor har redan en EAN, och den får du från leverantörens prislista med en import. För din egen produkt tar du en kod via GS1 Estonia om den kan hamna på andra butikers hyllor. Och när koderna väl finns i systemet ska ett pip fungera i lagret, i kassan och i e-butiken — inte i tre olika program. Om kassasidan skrev jag i inlägget kassasystem för liten butik.

Vill du att EAN-koderna från leverantörens prislista hamnar i ditt system på en gång, beställ NUNDINAE eller be om en visning.