Kassasystem för liten butik: vad kassan ska klara

Kassan i en liten butik är platsen där varje sekund syns. Kunden väntar, kön växer och kassaprogrammet frågar för tredje gången om du är säker. Är kassan dessutom ett separat program som inte pratar med e-butiken måste du på kvällen föra över för hand vad som såldes under dagen. Att välja kassasystem för en liten butik handlar alltså inte bara om pris, utan om hur mycket handarbete det lämnar kvar till dagens slut.

Nedan finns en lista att bedöma kassaprogram efter — oavsett vems du väljer.

Vad ett kassasystem för en liten butik ska klara

1. Läsa streckkoder. Du skannar produkten och den ligger i korgen. Samma produkt en gång till ökar antalet i stället för att skapa en ny rad.
2. Sökning på namn och kod. Alla produkter har inte streckkod och alla koder går inte att läsa. Produkten ska gå att hitta på namn eller intern kod också.
3. Delbetalningar. En del kontant, en del med kort, en del med presentkort — på samma kvitto.
4. Räkna ut växel. En enkel sak som förhindrar fel när det är som mest att göra.
5. Presentkort. Saldot på kortet ska synas och kortet ska kunna användas delvis.
6. Kvitto. Utskrivbart och möjligt att ge till kunden.
7. Öppna och stänga kassadagen. Växelkassa på morgonen och en sammanställning per betalsätt på kvällen.
8. Skydd mot dubbla försäljningar. Trycker någon två gånger på knappen eller bryts nätverket får det inte bli två försäljningar.
9. Behörigheter. Att makulera en försäljning eller ge rabatt behöver inte alla kunna.
10. Samma lagersaldo som e-butiken. Den viktigaste punkten — mer om den nedan.

Varför kassan ska använda samma lager som e-butiken

I många små butiker är kassan ett program och e-butiken ett annat. Båda har sitt eget lagersaldo. När den sista biten säljs i kassan vet e-butiken ingenting om det förrän någon ändrar antalet för hand eller integrationen körs på natten. Under tiden köper någon samma vara på nätet, och nästa dag skriver du ett ursäktande mejl.

När kassan och e-butiken använder ett lagersaldo finns inte det problemet. Det finns inget att synkronisera. Hur det ser ut i en vanlig butik skrev jag om i inlägget e-handel och lager för butiken.

Frågor att ställa till den som säljer kassaprogrammet

• Använder kassan och e-butiken samma produktkatalog och lagersaldo?
• Kan presentkortet användas både i kassan och i e-butiken, och är saldot detsamma?
• Vad händer om nätverket bryts precis när försäljningen slutförs?
• Fungerar kassan i en vanlig webbläsare och på surfplatta, eller krävs en separat enhet?
• Stöds kortterminalen, kvittoskrivaren och övrig hårdvara i din butik? Fråga om den konkreta enheten, inte i allmänhet.
• Vilka rapporter kan laddas ner i slutet av dagen och månaden?

Svarar säljaren på den första frågan ”vi synkroniserar var 15:e minut” vet du var felen kommer att uppstå.

Så fungerar kassan i NUNDINAE

Kassan i NUNDINAE är en del av samma applikation som e-butiken och lagret. En kassadag går till så här:

• Öppna kassadagen med växelkassan.
• Lägg till rader: sök produkten på namn eller SKU eller skanna streckkoden — produkten hamnar direkt i korgen och samma produkt en gång till ökar antalet. Har flera produkter samma kod väljer du rätt i en lista.
• Kund (valfritt): sök på namn eller telefonnummer. Finns en varning på kundkortet ser du den i rött.
• Betalning: kontant, kort, presentkort eller flera på en gång; växeln räknas ut.
• Slutför försäljningen och skriv ut kvittot. Om knappen trycktes två gånger sparas försäljningen ändå bara en gång.
• Stäng dagen — en sammanställning per betalsätt.

Kassaförsäljningen tar varan från samma lager som e-butiken. Skannar du den sista biten i kassan går den inte längre att köpa på nätet i samma ögonblick.

Presentkortet är ett och detsamma i kassan och i e-butiken: det kan användas helt eller delvis och saldot är detsamma på båda håll. Säljer du också tidsbokade tjänster lägger knappen ”Dagens bokningar” in tjänsten i kassan tillsammans med kunden, och även en bokad tjänst kan betalas med presentkort. Mer om presentkort i inlägget presentkort i e-butiken och kassan.

Behörigheterna är separata: en anställd kan sälja och stänga kassadagen, en annan kan makulera avslutade försäljningar och ge rabatt. I rapporterna finns kassans betalsätt och omsättning per dag tillsammans med e-butikens försäljning, och varje tabell kan laddas ner som CSV.

Vad kassan inte gör

Ärligt om begränsningarna också. Kassan i NUNDINAE läser inte rabattkoder — e-butikens kod gäller i e-butikens varukorg, i kassan ger du rabatten för hand som radrabatt. Kassan registrerar betalsättet, men jag lovar här ingen integration med någon specifik kortterminal eller kassahårdvara — är det viktigt för dig pratar vi om dina enheter separat.

Kassan körs i webbläsaren, även på surfplatta. Om kassaplattan ska vara öppen hela dagen går tiden för adminens automatiska utloggning att förlänga.

Sammanfattning

Ett bra kassasystem för en liten butik är snabbt, gör inga dubbla försäljningar och — viktigast av allt — behöver inte prata separat med e-butiken, eftersom det använder samma lager. Om du i dag för över kassans försäljning till e-butiken eller lagerprogrammet på kvällarna är det ett tecken på att du har ett program för mycket. Mer om lagersidan skrev jag i inlägget lagerprogram för småföretag.

Vill du se hur kassa, lager och e-butik fungerar tillsammans, beställ NUNDINAE eller be om en visning.