Lagerprogram för småföretag: vad det måste klara

I ett litet företag börjar lagerhanteringen oftast i Excel. Så länge det finns ett par dussin artiklar och allt säljs på ett ställe fungerar det. Sedan kommer en e-butik till, sortimentet växer till hundra produkter och en morgon visar det sig att kalkylbladet säger två stycken medan hyllan är tom. Då börjar man leta efter ett lagerprogram för småföretag — och hittar oftast ett program som löser ett problem och skapar ett nytt.

I den här artikeln finns en checklista att bedöma lagerprogram efter och frågor att ställa till säljaren. De gäller oavsett vilken lösning du till slut väljer.

Vad ett lagerprogram för småföretag måste klara

Stora lagersystem är byggda för företag med flera lager och dussintals anställda. Ett litet företag behöver mindre, men det lilla måste gå snabbt och vara felfritt. Minimilistan:

1. Inleverans med streckkodsläsare. Leverantörens kartong kommer och du skannar in produkterna. Om varje antal måste knappas in för hand blir inleveransen en dag bara inte gjord.
2. Inventering från fil. Resultatet av räkningen ska kunna läsas in som en fil (till exempel SKU;antal), inte rad för rad.
3. Snabb kontroll. Svaret på frågan ”hur många har vi i lager?” ska komma med ett pip, inte fem klick.
4. Historik över rörelser med orsak. Varje förändring — försäljning, inleverans, kassation, räknefel — ska vara loggad tillsammans med vem som gjorde den och när. Annars hittar du aldrig vart varan tog vägen.
5. Lagerlarm. Programmet ska självt säga vad som håller på att ta slut, inte vänta tills en kund frågar.
6. Beställningslista till leverantören. Varor med lågt saldo per varumärke eller leverantör, med föreslaget antal, som går att skicka.
7. Varianter. Storlek, färg eller volym måste ha eget lagersaldo, inte en siffra för hela produkten.
8. Delmängder. Säljer du efter vikt eller volym ska lagersaldot vara i gram eller liter, inte i ”stycken”.
9. Behörigheter. Alla anställda behöver inte kunna rätta lagersaldot.

Varför separat lagerprogram och e-butik kostar dubbelt

Här väljer de flesta småföretag fel. Lagerprogrammet köps separat och e-butiken finns redan. Resultatet:

• Två månadsavgifter och två kataloger. En ny produkt ska läggas upp på två ställen och en prisändring göras två gånger.
• Integration eller handpåläggning. Antal ska föras över till e-butiken antingen för hand eller via en integration som fungerar tills den inte gör det.
• Lagersaldot är alltid lite fel. Butiken säljer den sista biten och e-butiken får veta det en timme senare — eller nästa morgon. Under tiden köper någon samma vara på nätet.

Varje program för sig är helt okej. Problemet uppstår mellan dem. Mer om det skrev jag i inlägget e-handel och lagerhantering i en applikation.

Frågor att ställa till den som säljer lagerprogrammet

• Använder e-butiken och lagret samma lagersaldo, eller synkroniseras de? Om de synkroniseras — hur ofta?
• Vilken streckkodsläsare behövs, och kräver den separat programvara?
• Går inventering att göra från fil, och är antalet det nya saldot eller ett antal som läggs till?
• Går det över huvud taget att ändra lagersaldot utan att ange orsak?
• Hur får jag ut mina data om jag någon gång vill byta?

Så fungerar det i NUNDINAE

Jag byggde NUNDINAE för just den här situationen. Lager och e-butik är inte två integrerade program utan en applikation med en databas — en webbeställning, en kassaförsäljning och en inleverans ändrar samma lagersaldo i samma ögonblick.

• Inleverans: ”Ta emot varor (skanner)”, och varje pip lägger till en styck. Okända koder står kvar i rött i listan.
• Inventering: CSV-import i formatet SKU;antal eller EAN;antal, där antalet är det nya saldot.
• Snabb kontroll: du skannar produkten på valfri adminsida och ser namn, pris och saldo. Finns det färre på hyllan rättar du antalet direkt.
• Historik: lagersaldot går inte att ändra utan orsak, och vid varje rörelse står det vem som gjorde den.
• Larm och beställningslista: på startpanelen ser du vad som är slut och vad som håller på att ta slut; beställningslistan samlar dem per varumärke och kan skrivas ut eller laddas ner som CSV.
• Varianter och enheter: varje variant har egen SKU, EAN och eget lagersaldo; varor kan också räknas i gram eller liter, om pris och lagersaldo anges i samma enhet.
• Behörigheter: att rätta lagersaldot är en egen behörighet som inte varje anställd behöver ha.

Alla USB- eller Bluetooth-streckkodsläsare som fungerar som tangentbord duger; i telefon och surfplatta kan du använda kameran. Mer i detalj skrev jag om det i inlägget lagerhantering med streckkodsläsare, och om hur du skaffar och lägger in EAN-koder i inlägget EAN-kod och streckkod för produkter.

Varje installation är en egen lösning med egen adress och databas och fungerar på ett vanligt webbhotellspaket — någon separat server behövs inte.

När behövs inget lagerprogram alls?

Om du bara säljer på nätet och varan går direkt från leverantören till kunden har du inget lager att hantera — då räcker en vanlig e-butik. Ett lagerprogram blir nödvändigt när varan faktiskt står på en hylla och du säljer den på mer än ett ställe.

Om det är din situation, beställ NUNDINAE eller be om en visning. Jag går igenom vad du arbetar med i dag och säger ärligt om ett byte lönar sig.