Varasto-ohjelma pienyritykselle: mitä sen pitää osata

Pienyrityksessä varastokirjanpito alkaa yleensä Excelistä. Niin kauan kuin tuotteita on parikymmentä ja niitä myydään vain yhdessä paikassa, se toimii. Sitten tulee verkkokauppa, valikoima kasvaa sataan, ja eräänä aamuna huomaat, että taulukossa on kaksi kappaletta mutta hylly on tyhjä. Siinä vaiheessa aletaan etsiä varasto-ohjelmaa pienyritykselle — ja useimmiten löytyy ohjelma, joka ratkaisee yhden ongelman ja luo uuden.

Tässä artikkelissa on tarkistuslista, jonka avulla varasto-ohjelmaa voi arvioida, sekä kysymykset, jotka kannattaa esittää myyjälle. Ne pätevät riippumatta siitä, minkä ratkaisun lopulta valitset.

Mitä pienyrityksen varasto-ohjelman pitää osata

Suuret varastonhallintajärjestelmät on tehty yrityksille, joilla on useita varastoja ja kymmeniä työntekijöitä. Pienyritys tarvitsee vähemmän, mutta sen vähemmän pitää toimia nopeasti ja virheettä. Vähimmäislista:

1. Tavaran vastaanotto viivakoodinlukijalla. Toimittajan laatikko saapuu, ja sinä piippaat tuotteet sisään. Jos jokainen määrä pitää näppäillä käsin, vastaanotto jää jonain päivänä tekemättä.
2. Inventaario tiedostosta. Laskennan tulos pitää saada sisään yhtenä tiedostona (esimerkiksi SKU;määrä), ei rivi riviltä.
3. Pikatarkistus. Kysymykseen ”paljonko tätä on varastossa?” vastauksen pitää tulla yhdellä piippauksella, ei viidellä klikkauksella.
4. Tapahtumahistoria syineen. Jokainen muutos — myynti, saapuminen, hävikki, laskentavirhe — pitää olla kirjattuna yhdessä sen kanssa, kuka sen teki ja milloin. Muuten et koskaan saa selville, minne tavara katosi.
5. Varastohälytykset. Ohjelman pitää itse kertoa, mikä on loppumassa, eikä odottaa, että asiakas kysyy.
6. Tilauslista toimittajalle. Vähissä olevat tuotteet brändeittäin tai toimittajittain ehdotettujen määrien kanssa, valmiina lähetettäväksi.
7. Variaatiot. Koolla, värillä tai tilavuudella pitää olla oma varastosaldonsa, ei yksi luku koko tuotteelle.
8. Murto-osamäärät. Jos myyt tavaraa painon tai tilavuuden mukaan, varastosaldon pitää olla grammoina tai litroina, ei ”kappaleina”.
9. Käyttöoikeudet. Kaikkien työntekijöiden ei tarvitse päästä korjaamaan varastosaldoa.

Miksi erillinen varasto-ohjelma ja verkkokauppa ovat tuplakulu

Tässä kohtaa useimmat pienyritykset valitsevat väärin. Varasto-ohjelma ostetaan erikseen, ja verkkokauppa on jo olemassa. Tulos:

• Kaksi kuukausimaksua ja kaksi tuoteluetteloa. Uusi tuote pitää luoda kahteen paikkaan ja hinnanmuutos tehdä kahdesti.
• Integraatio tai käsityö. Määrät pitää siirtää verkkokauppaan joko käsin tai integraatiolla, joka toimii siihen asti, kunnes ei toimi.
• Varastosaldo on aina vähän väärin. Myymälä myy viimeisen tuotteen, ja verkkokauppa saa tietää siitä tuntia myöhemmin — tai seuraavana aamuna. Sillä välin joku ostaa saman tuotteen verkosta.

Jokainen erillinen ohjelma on sinänsä kunnollinen. Ongelma syntyy niiden välissä. Kirjoitin aiheesta tarkemmin artikkelissa verkkokauppa ja varastonhallinta samassa sovelluksessa.

Kysymykset varasto-ohjelman myyjälle

• Käyttävätkö verkkokauppa ja varasto samaa varastosaldoa, vai synkronoidaanko niiden välillä? Jos synkronoidaan, kuinka usein?
• Millainen viivakoodinlukija tarvitaan, ja vaatiiko se erillisen ohjelmiston?
• Voiko inventaarion tehdä tiedostosta, ja onko määrä uusi saldo vai lisättävä määrä?
• Onko varastosaldoa ylipäätään mahdollista muuttaa ilman syytä?
• Miten saan tietoni ulos, jos haluan joskus vaihtaa?

Miten tämä toimii NUNDINAEssa

Rakensin NUNDINAEn juuri tähän tilanteeseen. Varasto ja verkkokauppa eivät ole kaksi integroitua ohjelmaa vaan yksi sovellus ja yksi tietokanta — verkkotilaus, kassamyynti ja tavaran vastaanotto muuttavat samaa varastosaldoa samalla hetkellä.

• Vastaanotto: ”Ota tavara vastaan (skanneri)”, ja jokainen piippaus lisää yhden kappaleen. Tuntemattomat koodit jäävät listaan punaisella.
• Inventaario: CSV-tuonti muodossa SKU;määrä tai EAN;määrä, jossa määrä on uusi saldo.
• Pikatarkistus: piippaat tuotteen millä tahansa hallintasivulla ja näet nimen, hinnan ja saldon. Jos hyllyssä on vähemmän, korjaat määrän heti.
• Historia: varastosaldoa ei voi muuttaa ilman syytä, ja jokaisen tapahtuman kohdalla näkyy, kuka sen teki.
• Hälytykset ja tilauslista: työpöydältä näet, mikä on loppu ja mikä on loppumassa; tilauslista kokoaa ne brändeittäin, ja sen voi tulostaa tai ladata CSV-tiedostona.
• Variaatiot ja yksiköt: jokaisella variaatiolla on oma SKU, EAN ja varastosaldo; tavaraa voi seurata myös grammoina tai litroina, kun hinta ja saldo ovat samassa yksikössä.
• Käyttöoikeudet: varastosaldon korjaaminen on erillinen oikeus, jota ei tarvitse antaa jokaiselle työntekijälle.

Mikä tahansa näppäimistönä toimiva USB- tai Bluetooth-viivakoodinlukija käy; puhelimessa ja tabletissa voi käyttää kameraa. Kirjoitin tästä tarkemmin artikkelissa varastonhallinta viivakoodinlukijalla ja EAN-koodien hankkimisesta ja lisäämisestä artikkelissa EAN-koodi ja viivakoodi tuotteelle.

Jokainen asennus on erillinen ratkaisu omalla osoitteellaan ja tietokannallaan, ja se toimii tavallisessa webhotellipaketissa — erillistä palvelinta ei tarvita.

Milloin erillistä varasto-ohjelmaa ei tarvita lainkaan?

Jos myyt vain verkossa ja tavara kulkee suoraan toimittajalta asiakkaalle, sinulla ei ole varastoa hallittavana — silloin tavallinen verkkokauppa riittää. Varasto-ohjelma tulee tarpeelliseksi, kun tavara on oikeasti hyllyssä ja myyt sitä useammassa kuin yhdessä paikassa.

Jos tämä kuulostaa sinun tilanteeltasi, tilaa NUNDINAE tai pyydä esittely. Käyn läpi, millä työskentelet nyt, ja sanon rehellisesti, kannattaako vaihto.