Программа складского учёта для малого бизнеса

В малом бизнесе складской учёт обычно начинается с Excel. Пока товаров пара десятков и продажи идут только в одном месте, это работает. Потом добавляется интернет-магазин, ассортимент вырастает до сотни позиций, и однажды утром выясняется, что в таблице две штуки, а полка пуста. В этот момент начинают искать программу складского учёта для малого бизнеса — и чаще всего находят программу, которая решает одну проблему и создаёт новую.

В этой статье — чек-лист, по которому стоит оценивать складскую программу, и вопросы, которые нужно задать продавцу. Они актуальны независимо от того, какое решение вы в итоге выберете.

Что должна уметь программа складского учёта для малого бизнеса

Крупные складские системы рассчитаны на компании с несколькими складами и десятками сотрудников. Малому бизнесу нужно меньше, но это «меньше» должно работать быстро и без ошибок. Минимальный список:

1. Приёмка товара со сканером штрихкодов. Приходит коробка от поставщика — вы просто сканируете товары. Если каждое количество нужно вбивать вручную, однажды приёмка останется несделанной.
2. Инвентаризация из файла. Результат пересчёта должен загружаться одним файлом (например, SKU;количество), а не построчно.
3. Быстрая проверка. Ответ на вопрос «сколько этого на складе?» должен приходить после одного сканирования, а не после пяти кликов.
4. История движений с причиной. Каждое изменение — продажа, поступление, брак, ошибка пересчёта — должно фиксироваться вместе с тем, кто и когда его сделал. Иначе вы никогда не найдёте, куда пропал товар.
5. Уведомления об остатках. Программа сама должна сообщать, что заканчивается, а не ждать, пока об этом спросит клиент.
6. Лист заказа поставщику. Товары с низким остатком по брендам или поставщикам с рекомендуемым количеством, который можно отправить.
7. Варианты. Размер, цвет или объём должны иметь собственный остаток, а не одно число на весь товар.
8. Дробные количества. Если вы продаёте товар на вес или на объём, остаток должен вестись в граммах или литрах, а не «в штуках».
9. Права доступа. Не каждому сотруднику нужно право исправлять остатки.

Почему отдельная складская программа и интернет-магазин — это двойные расходы

Именно здесь большинство малых предприятий делает неверный выбор. Складскую программу покупают отдельно, а интернет-магазин уже есть. Результат:

• Две абонентские платы и два каталога. Новый товар нужно создавать в двух местах, а изменение цены делать дважды.
• Интеграция или ручная работа. Количества приходится переносить в интернет-магазин либо вручную, либо через интеграцию, которая работает — пока не перестаёт.
• Остаток всегда немного неверный. Магазин продаёт последний товар, а интернет-магазин узнаёт об этом через час — или на следующее утро. За это время кто-то покупает тот же товар онлайн.

Каждая программа по отдельности вполне хороша. Проблема возникает между ними. Подробнее я писал об этом в статье интернет-магазин и складской учёт в одной системе.

Какие вопросы задать продавцу складской программы

• Используют ли интернет-магазин и склад один и тот же остаток или между ними идёт синхронизация? Если синхронизация, то как часто?
• Какой сканер штрихкодов нужен и требует ли он отдельного программного обеспечения?
• Можно ли провести инвентаризацию из файла и будет ли количество новым остатком или прибавляемым количеством?
• Можно ли вообще изменить остаток, не указав причину?
• Как я получу свои данные, если когда-нибудь захочу уйти?

Как это устроено в NUNDINAE

Я создал NUNDINAE именно для такой ситуации. Склад и интернет-магазин — это не две связанные программы, а одно приложение с одной базой данных: онлайн-заказ, продажа на кассе и приёмка товара меняют один и тот же остаток в один и тот же момент.

• Приёмка: «Принять товар (сканер)» — и каждое сканирование добавляет одну штуку. Неизвестные коды остаются в списке, выделенные красным.
• Инвентаризация: импорт CSV в виде SKU;количество или EAN;количество, где количество — это новый остаток.
• Быстрая проверка: сканируете товар на любой странице админки и видите название, цену и остаток. Если на полке меньше, сразу исправляете количество.
• История: изменить остаток без причины нельзя, и у каждого движения указано, кто его сделал.
• Уведомления и лист заказа: на рабочем столе видно, что закончилось и что скоро закончится; лист заказа собирает эти товары по брендам, его можно распечатать или скачать в CSV.
• Варианты и единицы: у каждого варианта свой SKU, EAN и остаток; товар можно учитывать и в граммах или литрах, если цена и остаток указаны в одной единице.
• Права доступа: исправление остатков — отдельное право, которое не обязательно давать каждому сотруднику.

Подойдёт любой USB- или Bluetooth-сканер штрихкодов, работающий как клавиатура; на телефоне и планшете можно использовать камеру. Подробнее я писал об этом в статье складской учёт со сканером штрихкодов, а о том, как получить и добавить EAN-коды, — в статье EAN-код и штрихкод для товара.

Каждая установка — отдельное решение со своим адресом и своей базой данных, и она работает на обычном тарифе веб-хостинга — отдельный сервер не нужен.

Когда отдельная складская программа вообще не нужна?

Если вы продаёте только онлайн, а товар идёт напрямую от поставщика к клиенту, у вас нет склада, которым нужно управлять, — тогда достаточно обычного интернет-магазина. Складская программа становится нужна тогда, когда товар действительно лежит на полке и вы продаёте его больше чем в одном месте.

Если это ваша ситуация, закажите NUNDINAE или запросите демонстрацию. Я посмотрю, с чем вы работаете сейчас, и честно скажу, окупится ли переход.