Presentkort i e-butiken och kassan: så fungerar det

Presentkortet är en av få produkter som drar in pengar innan du har gjort något — och ofta också en ny kund som annars inte hade kommit. I december och före mors dag frågar folk efter dem i varje butik och studio.

Men i många företag lever presentkortet på papper eller i ett Excelark. Kunden kommer till butiken med ett kort på 50 euro, handlar för 32 euro och frågar: ”Hur mycket har jag kvar?” Ingen vet riktigt. Ännu värre är det om kortet köptes i butiken men kunden vill använda det i e-butiken — och e-butiken vet ingenting om papperskortet.

Nedan står vad försäljning och användning av presentkort måste omfatta, och hur det fungerar i plattformen NUNDINAE, där e-butik och kassa är en applikation.

Vad du ska tänka igenom innan du säljer presentkort

De här frågorna lönar sig att lösa före det första kortet, inte när kunden står vid disken:

• Kan kortet användas delvis? I så fall måste saldot stå någonstans och gå att kontrollera.
• Gäller det både i butiken och på nätet? Kunden tänker inte i kanaler. Hen förutsätter att ditt kort gäller hos dig.
• Kan det användas för att betala en tjänst? I en massagestudio, en verkstad eller en fotostudio är tjänsten ofta den populäraste presenten.
• Vad händer om kortet tappas bort eller måste makuleras? Varje kort måste gå att spåra med sin kod, inte bara via papperet.
• Giltighetstid och villkor. Bestäm hur länge kortet gäller och skriv det tydligt på kortet eller i mejlet.
• Hur syns det i bokföringen? Ett sålt kort är ännu inte intäkt för en tjänst — du behöver se hur många kort som har utfärdats och hur många av dem som har använts.

Utfärdande: belopp, mottagare och kod

I NUNDINAE utfärdar du presentkortet i adminen: du anger belopp och mottagare, och om du vill skickar systemet koden till mottagaren via e-post. Vid varje kort syns saldot och alla rörelser — när och var det användes. Behöver något rättas kan kortet justeras eller makuleras, och det sparas i historiken.

Du kan fortfarande skriva ut ett papperskort om kunden vill ha något att ge bort. Det viktiga är att det finns en kod bakom kortet som systemet känner igen.

Användning i kassan och i e-butiken

Eftersom e-butiken och kassan i NUNDINAE är samma applikation gäller samma presentkort i båda:

• I kassan väljer du presentkort som betalsätt. Räcker pengarna på kortet inte betalar kunden resten med kort eller kontant — delbetalningar är vanliga i kassan och växeln räknas ut automatiskt.
• I e-butiken anger kunden koden i varukorgen och kortet täcker beställningen helt eller delvis. Resten betalar hen vanligtvis med bankbetalning eller kort.

Saldot är en och samma siffra. Använder kunden 32 euro av kortet i butiken finns det i samma ögonblick exakt 18 euro kvar i e-butiken. Ingen dubbel förbrukning och ingen separat bokföring på två ställen.

En situation värd att tänka på: vad händer om kunden betalar en beställning delvis med presentkort och den resterande bankbetalningen misslyckas? I NUNDINAE går beloppet som drogs från kortet då tillbaka till kortet. Bekräftar banken betalningen senare dras beloppet från kortet igen; finns det inte längre tillräckligt på kortet återställs beställningen inte och betalningen måste betalas tillbaka. På så sätt går det inte att av misstag betala två gånger med samma kort.

Betala en bokad tjänst med presentkort

I ett tjänsteföretag köps presentkort ofta för en viss tjänst — massage, fotografering, bilservice. I NUNDINAE bokar kortets mottagare en tid som vanligt och betalar efter besöket med presentkortet i kassan. I kassan finns knappen ”Dagens bokningar”, som lägger in tjänsten tillsammans med kunden och den som utförde den, och som betalsätt väljer du presentkort. Kostade tjänsten mer än vad som fanns på kortet betalar kunden mellanskillnaden med ett annat betalsätt.

Vad personalen ser och inte ser

Den som står i kassan behöver bara en sak när det gäller presentkort: att kunna kontrollera saldot. Att utfärda, justera och makulera kort är i NUNDINAE en egen behörighet som du bara ger till dem som faktiskt gör det. Alla ändringar sparas i granskningsloggen.

Rapport: hur mycket som utfärdats och använts

Under rapporterna redovisas presentkorten separat. Så ser du vid årets slut hur många kort du sålde och hur stor del av dem som redan har använts — vilket är viktigt både för bokföringen och för att förstå om presentkorten faktiskt ger nya kunder.

Sammanfattning

Presentkort fungerar bra när kunden inte behöver fundera på var det kan användas. Det enklaste sättet att uppnå det är att e-butiken och kassan inte är två separata program mellan vilka kortets saldo förs över för hand. Varför samma sak gäller lagersaldot skrev jag om i inlägget e-handel och lagerhantering i en applikation; om kassasidan mer i inlägget kassasystem för liten butik. Hur presentkorten passar in i butikens och e-butikens vardag står i inlägget e-handel och lager för butiken.

Vill du sälja presentkort både i butiken och på nätet utan papper och Excel, beställ NUNDINAE eller be om en visning.