Lahjakortti verkkokauppaan ja kassalle: näin se toimii

Lahjakortti on yksi harvoista tuotteista, joka tuo rahaa sisään ennen kuin olet tehnyt mitään — ja usein myös uuden asiakkaan, joka ei muuten olisi tullut. Joulukuussa ja ennen äitienpäivää niitä kysytään jokaisesta kaupasta ja studiosta.

Monessa yrityksessä lahjakortti elää kuitenkin paperilla tai Excel-taulukossa. Asiakas tulee kauppaan kortin kanssa, jolla on 50 euroa, ostaa 32 eurolla ja kysyy: ”Paljonko minulle jäi?” Kukaan ei tiedä tarkalleen. Vielä pahempaa, jos kortti ostettiin myymälästä, mutta asiakas haluaa käyttää sitä verkkokaupassa — eikä verkkokauppa tiedä paperikortista mitään.

Alla kerron, mitä lahjakortin myynnin ja käytön pitää kattaa ja miten se toimii NUNDINAE-alustalla, jossa verkkokauppa ja kassa ovat yksi sovellus.

Mitä miettiä ennen lahjakorttien myyntiä

Nämä kysymykset kannattaa ratkaista ennen ensimmäistä korttia, ei silloin, kun asiakas seisoo tiskillä:

• Voiko korttia käyttää osittain? Jos voi, saldon pitää olla jossain kirjattuna ja tarkistettavissa.
• Toimiiko se sekä myymälässä että verkossa? Asiakas ei ajattele kanavina. Hän olettaa, että korttisi kelpaa sinulla.
• Voiko sillä maksaa myös palvelun? Hierontastudiossa, korjaamossa tai valokuvastudiossa palvelu on usein suosituin lahja.
• Mitä tapahtuu, jos kortti katoaa tai pitää mitätöidä? Jokaisen kortin pitää olla jäljitettävissä koodin perusteella, ei vain paperin.
• Voimassaoloaika ja ehdot. Päätä, kuinka kauan kortti on voimassa, ja kirjoita se selvästi korttiin tai viestiin.
• Miltä se näyttää kirjanpidossa? Myyty kortti ei ole vielä palvelun myyntiä — sinun pitää nähdä, paljonko kortteja on myönnetty ja paljonko niistä käytetty.

Myöntäminen: summa, saaja ja koodi

NUNDINAEssa myönnät lahjakortin hallinnassa: syötät summan ja saajan, ja halutessasi järjestelmä lähettää koodin saajalle sähköpostilla. Jokaisen kortin kohdalla näkyy saldo ja kaikki tapahtumat — milloin ja missä sitä käytettiin. Jos jotain pitää korjata, korttia voi oikaista tai sen voi mitätöidä, ja se jää historiaan.

Paperikortin voit edelleen tulostaa, jos asiakas haluaa antaa jotain käteen. Tärkeintä on, että kortin takana on koodi, jonka järjestelmä tuntee.

Käyttö kassalla ja verkkokaupassa

Koska verkkokauppa ja kassa ovat NUNDINAEssa sama sovellus, sama lahjakortti toimii molemmissa:

• Kassalla valitset maksutavaksi lahjakortin. Jos kortilla ei ole tarpeeksi rahaa, asiakas maksaa loput kortilla tai käteisellä — yhdistelmämaksut ovat kassalla tavallisia, ja vaihtoraha lasketaan itsestään.
• Verkkokaupassa asiakas syöttää koodin ostoskorissa, ja kortti kattaa tilauksen kokonaan tai osittain. Loput hän maksaa tavallisesti pankkimaksulla tai kortilla.

Saldo on yksi ja sama luku. Kun asiakas käyttää kortista myymälässä 32 euroa, verkkokaupassa on samalla hetkellä jäljellä tasan 18 euroa. Tuplakäyttöä ei synny, eikä kahdessa paikassa tarvitse pitää erillistä kirjaa.

Yksi tilanne, jota kannattaa miettiä: mitä tapahtuu, jos asiakas maksaa tilauksen osittain lahjakortilla ja loppuosan pankkimaksu epäonnistuu? NUNDINAEssa kortilta veloitettu summa palaa silloin kortille. Jos pankki vahvistaa maksun myöhemmin, summa veloitetaan kortilta uudelleen; jos kortilla ei enää ole tarpeeksi rahaa, tilausta ei palauteta ja maksu pitää palauttaa. Näin samalla kortilla ei voi vahingossa maksaa kahdesti.

Lahjakortilla varatun palvelun maksaminen

Palveluyrityksessä lahjakortti ostetaan usein tiettyä palvelua varten — hieronta, valokuvaus, auton huolto. NUNDINAEssa kortin saaja varaa ajan tavalliseen tapaan ja maksaa käynnin jälkeen kassalla lahjakortilla. Kassalla on painike ”Päivän varaukset”, joka lisää palvelun asiakkaan ja palvelun tekijän kanssa, ja maksutavaksi valitset lahjakortin. Jos palvelu maksoi enemmän kuin kortilla oli, asiakas maksaa erotuksen muulla maksutavalla.

Mitä työntekijä näkee ja mitä ei

Kassalla työskentelevä tarvitsee lahjakortin kohdalla vain yhden asian: saldon tarkistuksen. Korttien myöntäminen, oikaiseminen ja mitätöinti ovat NUNDINAEssa erillinen oikeus, jonka annat vain niille, jotka niitä oikeasti tekevät. Kaikki muutokset jäävät auditointilokiin.

Raportti: paljonko myönnetty, paljonko käytetty

Raporteissa lahjakortit on eritelty omaksi kohdakseen. Näin näet vuoden lopussa, montako korttia myit ja kuinka suuri osa niistä on jo käytetty — mikä on tärkeää sekä kirjanpidolle että sen ymmärtämiselle, tuoko lahjakortti oikeasti uusia asiakkaita.

Yhteenveto

Lahjakortti toimii hyvin, kun asiakkaan ei tarvitse miettiä, missä hän voi sitä käyttää. Helpoin tapa siihen on, ettei verkkokauppa ja kassa ole kaksi erillistä ohjelmaa, joiden välillä kortin saldoa siirretään käsin. Miksi sama pätee varastosaldoon, kirjoitin artikkelissa verkkokauppa ja varastonhallinta samassa sovelluksessa; kassasta tarkemmin artikkelissa kassajärjestelmä pienelle kaupalle. Miten lahjakortit sopivat myymälän ja verkkokaupan arkeen, kerron artikkelissa verkkokauppa ja varasto kivijalkamyymälälle.

Jos haluat myydä lahjakortteja sekä myymälässä että verkossa ilman paperia ja Exceliä, tilaa NUNDINAE tai pyydä esittely.