Kassajärjestelmä pieneen kauppaan: mitä sen pitää osata

Pienen kaupan kassalla jokainen sekunti näkyy. Asiakas odottaa, jono kasvaa ja kassaohjelma kysyy kolmatta kertaa, oletko varma. Jos kassa on lisäksi erillinen ohjelma, joka ei keskustele verkkokaupan kanssa, illalla pitää vielä siirtää käsin, mitä päivällä myytiin. Kassajärjestelmän valinta pienelle kaupalle ei siis ole vain hintakysymys, vaan kysymys siitä, kuinka paljon käsityötä se jättää päivän päätteeksi.

Alla on lista, jonka avulla kassaohjelmistoa voi arvioida — riippumatta siitä, kenen järjestelmän valitset.

Mitä pienen kaupan kassajärjestelmän pitää osata

1. Viivakoodin lukeminen. Piippaat tuotteen, ja se on korissa. Sama tuote uudelleen kasvattaa määrää eikä tee uutta riviä.
2. Haku nimellä ja koodilla. Kaikissa tuotteissa ei ole viivakoodia, eivätkä kaikki koodit lue. Tuote pitää löytää myös nimellä tai sisäisellä koodilla.
3. Yhdistelmämaksut. Osa käteisellä, osa kortilla, osa lahjakortilla — samalla kuitilla.
4. Vaihtorahan laskeminen. Pieni asia, joka estää virheet ruuhka-aikaan.
5. Lahjakortit. Kortin saldon pitää näkyä, ja korttia pitää voida käyttää osittain.
6. Kuitti. Tulostettava ja asiakkaalle annettava.
7. Kassapäivän avaaminen ja sulkeminen. Vaihtokassa aamulla ja yhteenveto maksutavoittain illalla.
8. Suoja kaksoismyyntiä vastaan. Jos painiketta painettiin kahdesti tai verkko katkesi, kahta myyntiä ei saa syntyä.
9. Käyttöoikeudet. Myynnin peruminen ja alennusten antaminen eivät kuulu kaikille.
10. Sama varastosaldo kuin verkkokaupassa. Tärkein kohta — siitä alempana erikseen.

Miksi kassan pitää käyttää samaa varastoa kuin verkkokauppa

Monessa pienessä kaupassa kassa on yksi ohjelma ja verkkokauppa toinen. Kummallakin on oma varastosaldonsa. Kun kassalla myydään viimeinen kappale, verkkokauppa ei tiedä siitä mitään ennen kuin joku muuttaa määrän käsin tai integraatio ajetaan yöllä. Sillä välin joku ostaa saman tuotteen verkosta, ja seuraavana päivänä kirjoitat anteeksipyytävää viestiä.

Kun kassa ja verkkokauppa käyttävät yhtä varastosaldoa, tätä ongelmaa ei ole. Synkronoitavaa ei ole. Miltä tämä näyttää tavallisessa myymälässä, kirjoitin artikkelissa verkkokauppa ja varasto kivijalkamyymälälle.

Kysymykset kassaohjelmiston myyjälle

• Käyttävätkö kassa ja verkkokauppa samaa tuoteluetteloa ja varastosaldoa?
• Voiko lahjakorttia käyttää sekä kassalla että verkkokaupassa, ja onko saldo sama?
• Mitä tapahtuu, jos verkkoyhteys katkeaa juuri myynnin päättämisen hetkellä?
• Toimiiko kassa tavallisessa selaimessa ja tabletilla, vai tarvitaanko erillinen laite?
• Tuetaanko maksupäätettä, kuittitulostinta ja muuta laitteistoa sinun kaupassasi? Kysy tätä tietyllä laitteella, älä yleisesti.
• Mitä raportteja voi ladata päivän ja kuukauden lopussa?

Jos myyjä vastaa ensimmäiseen kysymykseen ”synkronoimme 15 minuutin välein”, tiedät, missä virheet syntyvät.

Miten kassa toimii NUNDINAEssa

NUNDINAEn kassa on osa samaa sovellusta kuin verkkokauppa ja varasto. Yhden kassapäivän kulku:

• Avaa kassapäivä vaihtokassalla.
• Lisää rivit: hae tuote nimellä tai SKU:lla tai piippaa viivakoodi — tuote menee heti koriin, ja sama tuote uudelleen kasvattaa määrää. Jos usealla tuotteella on sama koodi, valitset oikean listasta.
• Asiakas (valinnainen): haet nimellä tai puhelinnumerolla. Jos asiakaskortilla on varoitus, näet sen punaisella.
• Maksu: käteinen, kortti, lahjakortti tai useampi kerralla; vaihtoraha lasketaan.
• Päätä myynti ja tulosta kuitti. Jos painiketta painettiin kahdesti, myynti tallentuu silti vain kerran.
• Sulje päivä — yhteenveto maksutavoittain.

Kassamyynti ottaa tavaran samasta varastosta kuin verkkokauppa. Kun piippaat kassalla viimeisen kappaleen, sitä ei voi samalla hetkellä enää ostaa verkosta.

Lahjakortti on yksi ja sama kassalla ja verkkokaupassa: sitä voi käyttää osittain tai kokonaan, ja saldo on molemmissa sama. Jos myyt myös ajanvarauksella tehtäviä palveluja, painike ”Päivän varaukset” lisää palvelun kassaan asiakkaan kanssa, ja lahjakortilla voi maksaa myös varatun palvelun. Lahjakorteista lisää artikkelissa lahjakortti verkkokauppaan ja kassalle.

Käyttöoikeudet ovat erilliset: yksi työntekijä voi myydä ja sulkea kassapäivän, toinen perua päätetyn myynnin ja antaa alennuksen. Raporteissa näkyvät kassan maksutavat ja myynti päivittäin yhdessä verkkokaupan myynnin kanssa, ja jokaisen taulukon voi ladata CSV-tiedostona.

Mitä kassa ei tee

Rehellisesti myös rajoista. NUNDINAEn kassa ei lue alennuskoodeja — verkkokaupan koodi toimii verkkokaupan ostoskorissa, ja kassalla annat alennuksen käsin rivialennuksena. Kassa kirjaa maksutavan, mutta en lupaa tässä integraatiota mihinkään tiettyyn maksupäätteeseen tai kassalaitteistoon — jos se on sinulle tärkeää, puhutaan laitteistasi erikseen.

Kassa toimii selaimessa, myös tabletilla. Jos kassatabletin pitää olla auki koko päivän, hallinnan automaattisen uloskirjautumisen aikaa voi pidentää.

Yhteenveto

Hyvä kassajärjestelmä pienelle kaupalle on nopea, ei tee kaksoismyyntejä ja — mikä tärkeintä — sen ei tarvitse keskustella verkkokaupan kanssa erikseen, koska se käyttää samaa varastoa. Jos siirrät nyt iltaisin kassamyyntiä verkkokauppaan tai varasto-ohjelmaan, se on merkki siitä, että ohjelmia on yksi liikaa. Varastopuolesta kirjoitin lisää artikkelissa varasto-ohjelma pienyritykselle.

Jos haluat nähdä, miten kassa, varasto ja verkkokauppa toimivat yhdessä, tilaa NUNDINAE tai pyydä esittely.