Ohjelmisto kampaamolle ja kauneushoitolalle

Kauneushoitolan tai kampaamon päivä alkaa kalenterista. Kuka tulee kello yhdeksän, onko jollakulla allergia, maksoiko eilinen asiakas. Sitten tulevat puhelut (”onko huomenna mitään vapaana?”) ja käynnin lopussa lasku, jolle menee palvelu, käytetty väri ja mukaan ostettu shampoo. Kuun lopussa lasketaan työntekijöiden provisiot — usein Excelissä, joka on koottu kolmesta paikasta.

Kun ajanvaraukset ovat yhdessä ohjelmassa, tuotemyynti toisessa ja verkkokauppa kolmannessa, jokainen käynti toistuu monessa paikassa, ja jossain katoaa aina jotain.

Mistä kampaamot useimmin valittavat

• ”Väriä kuluu, mutta kukaan ei tiedä kuinka paljon. Kuun lopussa hylly on tyhjä.”
• ”Asiakas varasi verkosta ajan, joka oli jo annettu puhelimessa toiselle.”
• ”Provisioiden laskemiseen menee puoli päivää, eivätkä luvut täsmää kassan kanssa.”
• ”Myymme samoja tuotteita liikkeessä ja verkossa, mutta saldo on kahdessa paikassa.”

Miten NUNDINAE kantaa kampaamon päivän läpi

NUNDINAE on alusta, jossa ajanvaraukset, kassa, verkkokauppa ja varasto ovat yksi sovellus. Kampaamo on yksi mahdollinen käyttäjä monien joukossa, mutta kampaamon työn järjestelmä tuntee hyvin.

Aamulla. Etusivulla on ”Tänään liikkeessä”: päivän asiakkaat kellonajan mukaan, palvelu ja työntekijä. Asiakaskortin varoitus (esim. allergia) näkyy nimen alla punaisella. Jokainen työntekijä näkee omalla tunnuksellaan kirjautuessaan ”Minun päiväni” -näkymän vain omien asiakkaidensa kanssa. Edellisenä iltana kello 18 hän sai jo sähköpostin huomisen ajoista.

Päivällä. Puhelimessa varaat ajan asiakkaan puolesta — vahvistus kalenteritiedostoineen lähtee heti. Verkossa asiakas varaa itse. Päällekkäinen varaus on järjestelmässä mahdoton, myös silloin kun samalla työntekijällä on eripituisia palveluja. Kun aika vapautuu, järjestelmä tarjoaa sitä jonotuslistalla olevalle.

Käynnin lopussa. Klikkaus varaukseen avaa sivupaneelin, jossa on koko lasku: palvelu tulee laskulle itsestään, ja lisäät käytetyn värin ja mukaan ostetut tuotteet. Kirjaat maksun (kortti, käteinen tai tilisiirto) ja lähetät laskun asiakkaalle sähköpostilla.

Illalla. Päivä pitää päättää samana päivänä: puolenyön jälkeen (tai määrittämääsi kellonaikaan) mennyt päivä lukittuu, ja sitä korjaa vain omistaja tai esihenkilö. Näin kaikki työt päätyvät palkanlaskentaan.

Väri grammoina, shampoo kappaleina — sama saldo

Kampaamon varasto on kahdenlaista, ja NUNDINAE huomioi molemmat:

• Materiaali, esimerkiksi hiusväri: hinta ja saldo ovat samassa yksikössä. Grammoina myytäessä hinta on yhden gramman hinta, ja 60 gramman tuubi tarkoittaa saldoa 60. Laskulle kirjaat todellisen kulutuksen, esimerkiksi 35, ja varastosta vähennetään täsmälleen sen verran. Tällainen tuote merkitään ”Vain liikkeessä” — verkkokaupassa sitä ei näytetä, eikä siihen sovelleta mitään alennusta.
• Kiinteä materiaali — jos palveluun kuluu aina sama määrä, liität sen palveluun, ja se vähennetään varastosta, kun käynti merkitään toteutuneeksi.
• Myyntituotteet — shampoot ja muotoilutuotteet ovat samoja tuotteita verkkokaupassa, kassalla ja käynnin laskulla.

Ja tämä on suurin ero erillisiin ohjelmiin: verkkokauppa ja varasto ovat yksi sovellus. Kun kampaaja myy laskulla viimeisen hoitoaineen, se katoaa verkkokaupasta samalla hetkellä. Toimittajan laatikon vastaanotat viivakoodinlukijalla — jokainen piippaus lisää yhden kappaleen — ja tavara on heti myynnissä sekä liikkeessä että verkossa. Kun tavara alkaa loppua, näet sen etusivulla ja saat toimittajalle tilauslistan brändeittäin.

Provisiot ilman Exceliä

Raporteissa on palkanlaskenta jokaisesta työntekijästä: asiakasmäärä, palvelujen summa arvonlisäverollisena ja verottomana sekä materiaali ja tuotteet erikseen (ne eivät vaikuta palkkaan). Palvelualennus pienentää vain palvelun summaa, väri pysyy täydessä hinnassa. Taulukon voi ladata CSV-tiedostona. Miten se tarkalleen lasketaan, kävin läpi kirjoituksessa työntekijän provisio palvelumyynnistä.

Asiakas, ennakkomaksu ja uusintakäynti

• Asiakaskortti: yhteystiedot, varoitus, käyntihistoria ja muistiinpanot. Terveystiedot (allergiat, vasta-aiheet) säilytetään tietokannassa salattuina, ja jokainen kortin avaus kirjautuu auditointilokiin.
• Ennakkomaksu verkkovarauksessa Montonion kautta ja maksuttoman peruutuksen aika tunteina. Puhelimitse ja paikan päällä tehdyistä varauksista ennakkomaksua ei pyydetä.
• Automaattiviestit: muistutus uusintakäynnistä palvelun välin mukaan (esim. kuusi viikkoa leikkuun jälkeen, jos uutta aikaa ei ole varattu), palautteen pyyntö ja syntymäpäivätarjous henkilökohtaisella koodilla — vain suostumuksen antaneille asiakkaille.

Mitä siirrossa kannattaa tarkistaa

Kampaamolle arvokkainta on asiakashistoria. Asiakkaat ja käynnit siirtyvät CSV:stä (vanhasta kampaamo-ohjelmasta tai Excelistä) sarakkeiden vastaavuuksilla, tuotteet vanhasta verkkokaupasta. Ennen siirtoa tarkista:

1. Ovatko asiakkaiden varoitukset vanhassa järjestelmässä omassa kentässään? Silloin ne siirtyvät suoraan asiakaskortin varoitukseksi.
2. Myydäänkö materiaali grammoina vai kappaleina? Se ratkaisee, miten tuote luodaan.
3. Kuka näkee mitä? Työntekijä, esihenkilö ja verkkokaupan ylläpitäjä saavat eri oikeudet.

Siirron ja käyttöönoton teen minä. Jos haluat nähdä, miltä tämä näyttää kampaamosi päivässä, tilaa NUNDINAE tai pyydä esittely. Ajanvarauksesta laajemmin kerron kirjoituksessa ajanvarausjärjestelmä: mitä sen pitää osata.