Program för skönhetssalong och frisörsalong

En dag i en skönhets- eller frisörsalong börjar med kalendern. Vem kommer klockan nio, har någon en allergi, betalade gårdagens kund? Sedan kommer samtalen (”finns det något ledigt i morgon?”) och i slutet av besöket fakturan med tjänsten, den använda färgen och schampot kunden tar med sig. I slutet av månaden räknas personalens provision ut — ofta i Excel, hopplockat från tre ställen.

Ligger bokningarna i ett program, produktförsäljningen i ett annat och e-butiken i ett tredje upprepas varje besök på flera ställen, och någonstans försvinner alltid något.

Det salonger oftast klagar på

• ”Färgen går åt, men ingen vet hur mycket. I slutet av månaden är hyllan tom.”
• ”En kund bokade en tid på nätet som redan var utlovad per telefon.”
• ”Att räkna ut provisionen tar en halv dag och siffrorna stämmer inte med kassan.”
• ”Vi säljer samma produkter i salongen och på nätet, men lagersaldot finns på två ställen.”

Så bär NUNDINAE salongens dag

NUNDINAE är en plattform där bokningar, kassa, e-butik och lager är en applikation. En salong är en möjlig användare bland många, men systemet känner salongsarbetet väl.

Morgon. På startpanelen finns ”I salongen i dag”: dagens kunder i tidsordning, tjänst och frisör eller terapeut. En varning på kundkortet (t.ex. allergi) står i rött under namnet. Varje anställd som loggar in med sitt eget konto får ”Min dag” med bara sina egna kunder. Kvällen innan klockan 18 fick hen redan ett mejl med morgondagens tider.

Under dagen. När någon ringer bokar du åt kunden — bekräftelsen med kalenderfil går ut direkt. På nätet bokar kunden själv. Dubbelbokning är omöjlig i systemet, även när samma anställd har tjänster av olika längd. Blir en tid ledig erbjuder systemet den till någon på väntelistan.

I slutet av besöket. Ett klick på bokningen öppnar en sidopanel med hela fakturan: tjänsten kommer med automatiskt, och du lägger till den använda färgen och produkterna kunden köper. Du registrerar betalningen (kort, kontant eller överföring) och skickar fakturan till kunden via e-post.

Kväll. Dagen ska avslutas samma dag: efter midnatt (eller vid den tid du bestämmer) låses den passerade dagen och kan bara rättas av ägaren eller chefen. Så kommer allt arbete med i lönerapporten.

Färg i gram, schampo i styck — samma lagersaldo

Salongens lager är av två slag, och NUNDINAE hanterar båda:

• Material, till exempel hårfärg: pris och lagersaldo i samma enhet. Säljs den i gram är priset priset per gram och en tub på 60 gram betyder lagersaldot 60. På fakturan skriver du den faktiska åtgången, till exempel 35, och exakt så mycket dras från lagret. En sådan produkt är markerad ”Endast i salongen” — den visas inte i e-butiken och ingen rabatt gäller den.
• Fast material — om en tjänst alltid förbrukar samma mängd kopplar du materialet till tjänsten, och det dras från lagret när besöket markeras som genomfört.
• Försäljningsvaror — schampon och stylingprodukter är samma produkter i e-butiken, i kassan och på besöksfakturan.

Och det är den största skillnaden jämfört med separata program: e-butiken och lagret är en applikation. När frisören säljer det sista balsamet på en faktura försvinner det från e-butiken i samma ögonblick. Leverantörens kartong tar du emot med streckkodsläsare — varje pip lägger till en styck — och varan är direkt till salu både i salongen och på nätet. När en vara börjar ta slut ser du det på startpanelen och får en beställningslista till leverantören per varumärke.

Provision utan Excel

Bland rapporterna finns lönerapporten per anställd: antal kunder, tjänstebelopp med och utan moms, samt material och produkter separat (de ingår inte i lönen). En tjänsterabatt minskar bara tjänstebeloppet, färgen behåller fullt pris. Tabellen kan laddas ner som CSV. Exakt hur den räknar skrev jag om i inlägget provision för personal på tjänsteomsättningen.

Kund, förskott och återbesök

• Kundkort: kontakt, varning, besökshistorik och anteckningar. Hälsouppgifter (allergier, kontraindikationer) lagras krypterade i databasen och varje gång kortet öppnas hamnar det i granskningsloggen.
• Förskott vid onlinebokning via Montonio och en gratis avbokningstid i timmar. Bokningar per telefon och på plats kräver inget förskott.
• Automatiska meddelanden: påminnelse om återbesök efter tjänstens intervall (t.ex. sex veckor efter en klippning, om ingen ny tid är bokad), en fråga om feedback och ett födelsedagserbjudande med personlig kod — bara till kunder som har gett samtycke.

Vad du ska kontrollera inför flytten

Mest värde för en salong har kundhistoriken. Kunder och besök flyttas över från CSV (från det gamla salongsprogrammet eller Excel) med kolumnmatchning, produkter från den gamla e-butiken. Innan flytten, kontrollera:

1. Har det gamla systemet kundvarningar i ett eget fält? Då blir de direkt varningar på kundkortet.
2. Säljs materialet i gram eller i styck? Det avgör hur produkten skapas.
3. Vem ser vad? Frisör, chef och e-butikens administratör får olika behörigheter.

Flytt och inställningar gör jag. Vill du se hur det ser ut med din salongs dag, beställ NUNDINAE eller be om en visning. Mer om bokningsdelen i inlägget bokningssystem: det här måste det klara.