Toistuvat peruuttajat: ennakkomaksu vain heille
Useimmat asiakkaat saapuvat paikalle. Ongelmia aiheuttavat harvat, jotka peruuttavat viime hetkellä kolmatta kertaa peräkkäin tai eivät tule lainkaan. Jos heidän takiaan peritään ennakkomaksu kaikilta, rankaiset myös vakioasiakkaita, jotka eivät ole tehneet mitään väärin.
Lyhyt vastaus: aseta sääntö, jonka mukaan järjestelmä laskee asiakkaan peruutukset ja saapumatta jäämiset. Rajan ylittyessä hän voi varata verkossa vain ennakkomaksulla, muut asiakkaat eivät. Näin suojaat aikaasi häiritsemättä luotettavia asiakkaita.
Miksi yleinen ennakkomaksu ei aina ole hyvä
Ennakkomaksu toimii. Kirjoitin siitä artikkelissa saapumatta jäävät asiakkaat. Kaikkia koskevalla ennakkomaksulla on kuitenkin hintansa: ensikertalainen voi luopua, ja vakioasiakas tuntee, ettei häneen luoteta. Kohdennettu sääntö poistaa riskin sieltä, missä se todella on.
Miten sääntö toimii NUNDINAE:ssa
NUNDINAE-alustan asetuksissa kytket päälle ”punaisen listan” ja määrität neljä asiaa:
| Asetus | Oletus | Mitä se tarkoittaa |
|---|---|---|
| Montako kertaa | 3 | Monennestako tapauksesta merkintä syntyy |
| Mitä lasketaan | Valitse itse | Kaikki peruutukset ja saapumatta jäämiset, vain myöhäiset peruutukset ja saapumatta jäämiset tai vain saapumatta jäämiset |
| Tarkastelujakso | 365 päivää | Kuinka kaukaa tapauksia katsotaan |
| Ennakkomaksu | 100 % | Montako prosenttia palvelun hinnasta asiakas maksaa etukäteen |
Omat peruutuksesi, esimerkiksi työntekijän sairastumisen takia, eivät koskaan laske.
Mitä tapahtuu, kun raja täyttyy
- Asiakaskortille tulee punainen merkki ”Vain ennakkomaksulla” syineen.
- Merkinnän näet asiakaslistassa, varauksen paneelissa ja uusien varausten luettelossa.
- Verkossa varatessaan asiakas maksaa ennakkomaksun Montonion kautta, vaikka yleinen ennakkomaksu olisi pois päältä.
- Henkilökunta voi edelleen varata ajan hänen puolestaan hallinnassa, esimerkiksi kun hän soittaa.
- Merkinnän voi lisätä ja poistaa kortilta käsin, esimerkiksi jos asiakas on selittänyt syyn.
Asiakas tunnistetaan tilin tai varauksen sähköpostin ja puhelinnumeron perusteella. Asiakaskortilla on myös luettelo peruutuksista ja saapumatta jäämisistä: päivämäärä, palvelu, kuka peruutti ja syy.
Kaksi asiaa, jotka on hyvä tietää
Ennakkomaksu vaatii maksuratkaisun. Jos Montoniota ei ole määritetty tai palvelulla ei ole hintaa, tällainen asiakas ei voi varata verkossa, ja häntä pyydetään soittamaan. Henkilökunta voi varata ajan hänen puolestaan.
Puhelimessa tehty peruutus ei laske automaattisesti. Jos asiakas soittaa ja työntekijä peruuttaa ajan hallinnassa, se kirjataan yrityksen peruutukseksi. Lisää silloin merkintä tarvittaessa käsin.
Miten sääntö asetetaan oikeudenmukaisesti
- Aloita lempeästi. Laske vain saapumatta jäämiset ja myöhäiset peruutukset. Ajoissa peruuttaminen on juuri sitä, mitä haluat.
- Ole selkeä. Kirjoita ehdot sivustolle ja varauspolulle. Asiakkaan pitää tietää, miksi häneltä pyydetään ennakkomaksua.
- Katso vaikutus. Raportti näyttää saapumatta jäämiset. Jos sääntö ei muuta mitään, muokkaa sitä.
- Anna mahdollisuus. Hyvän vakioasiakkaan, jolla oli vaikea vuosi, ei tarvitse kantaa merkintää ikuisesti.
Merkintä perustuu asiakkaan käytökseen, ja sitä käsitellään henkilötietona. Mainitse se tietosuojaselosteessasi. Tämä on käytännön suositus, ei oikeudellista neuvontaa.
Usein kysytyt kysymykset
Näkeekö asiakas olevansa punaisella listalla?
Asiakas näkee varatessaan ennakkomaksuvaatimuksen. Termi ”punainen lista” on sisäinen ja työntekijöitä varten.
Mitä ennakkomaksulle tapahtuu, jos asiakas taas peruuttaa?
Noudatetaan tavallista peruutussääntöä. Jos hän peruuttaa ennen maksuttoman peruutuksen määräaikaa, ennakkomaksu palautuu automaattisesti. Myöhemmin peruutettaessa se jää yritykselle.
Voinko estää asiakkaalta verkkoajanvarauksen kokonaan?
Kyllä. Erillinen asetus ”Saapumatta jäämisen raja” estää verkossa varaamisen määritetyn saapumatta jäämisten määrän jälkeen. Henkilökunta voi silti varata ajan hänen puolestaan.
Osaavatko kaikki ajanvarausjärjestelmät tämän?
Eivät. Katso lista siitä, mitä ajanvarausjärjestelmän pitää osata.
Paljonko tyhjät aikasi maksavat?
Kirjoita, kuinka usein asiakkaat jäävät saapumatta ja mitä järjestelmää käytät. Tilaa NUNDINAE tai pyydä esittely, niin näytän säännön omien palvelujesi esimerkillä.
