Återkommande avbokare: förskott bara när det behövs
De flesta kunder kommer. Problemet orsakas av ett fåtal som avbokar i sista stund för tredje gången i rad eller inte kommer alls. Tar du förskott av alla på grund av dem straffar du också stamkunder som inte gjort något fel.
Kort svar: ställ in en regel där systemet räknar kundens avbokningar och uteblivna besök. När gränsen passeras kan kunden bara boka på nätet med förskott, övriga kunder berörs inte. Så skyddar du din tid utan att störa kunder du litar på.
Varför allmän förskottsbetalning inte alltid är bra
Förskottsbetalning fungerar. Jag skrev om det i artikeln uteblivna kunder. Men ett förskott som gäller alla har ett pris: en förstagångskund kan avstå och en stamkund kan känna att hen inte är betrodd. En riktad regel tar bort risken där den faktiskt finns.
Så fungerar regeln i NUNDINAE
I inställningarna i NUNDINAE slår du på ”röda listan” och anger fyra saker:
| Inställning | Standard | Vad det betyder |
|---|---|---|
| Antal gånger | 3 | Vid vilket tillfälle markeringen uppstår |
| Vad som räknas | Du väljer | Alla avbokningar och uteblivna besök, bara sena avbokningar och uteblivna besök eller bara uteblivna besök |
| Beräkningsperiod | 365 dagar | Hur långt bakåt i tiden tillfällen räknas |
| Förskott | 100 % | Hur många procent av tjänstens pris kunden betalar i förskott |
Dina egna avbokningar, till exempel på grund av att en anställd blivit sjuk, räknas aldrig.
Vad som händer när gränsen nås
- På kundkortet visas ett rött märke ”Endast med förskott” med orsaken.
- Markeringen ser du i kundlistan, i bokningspanelen och i listan över nya bokningar.
- Vid bokning på nätet betalar kunden förskott via Montonio, även om allmän förskottsbetalning är avstängd hos dig.
- Personalen kan fortfarande boka åt hen i admin, till exempel om hen ringer.
- Markeringen kan läggas till och tas bort för hand på kortet, till exempel när kunden har förklarat orsaken.
Kunden identifieras med konto eller med bokningens e-post och telefonnummer. På kundkortet finns också en lista över avbokningar och uteblivna besök: datum, tjänst, vem som avbokade och orsak.
Två saker att veta
Förskott kräver en betallösning. Är Montonio inte inställt eller saknar tjänsten pris kan en sådan kund inte boka på nätet och blir ombedd att ringa. Personalen kan lägga in tiden åt hen.
En avbokning per telefon räknas inte automatiskt. Ringer kunden och en anställd avbokar i admin registreras det som företagets avbokning. Lägg då vid behov till markeringen för hand.
Så ställer du in regeln rättvist
- Börja milt. Räkna bara uteblivna besök och sena avbokningar. Att avboka i tid är precis vad du vill.
- Var tydlig. Skriv villkoren på webbplatsen och i bokningsflödet. Kunden måste veta varför förskott begärs.
- Följ effekten. Rapporten visar uteblivna besök. Ändrar regeln ingenting, anpassa den.
- Ge en chans. En bra stamkund som haft ett svårt år behöver inte bära markeringen för evigt.
Markeringen bygger på kundens beteende och behandlas som personuppgifter. Nämn det i din integritetspolicy. Det här är ett praktiskt råd, inte juridisk rådgivning.
Vanliga frågor
Ser kunden att hen står på röda listan?
Kunden ser kravet på förskott vid bokning. Termen ”röda listan” är intern och till för personalen.
Vad händer med förskottet om kunden avbokar igen?
Den vanliga avbokningsregeln gäller. Avbokar hen före tiden för kostnadsfri avbokning går förskottet automatiskt tillbaka. Avbokar hen senare stannar det hos företaget.
Kan jag också helt förbjuda en kund att boka på nätet?
Ja. En separat inställning, ”Gräns för uteblivna besök”, stoppar bokning på nätet efter ett visst antal uteblivna besök. Personalen kan ändå lägga in en tid åt hen.
Klarar alla bokningssystem det här?
Nej. Se listan över vad ett bokningssystem måste klara.
Vad kostar dina tomma tider?
Skriv hur ofta kunder uteblir och vilket system du använder. Beställ NUNDINAE eller be om en visning, så visar jag regeln utifrån dina tjänster.
