Ajanvarausjärjestelmä hammasklinikalle: mitä katsoa

Vastaanotolla puhelin soi, samaan aikaan potilas seisoo tiskillä, ja aamun aika jäi tyhjäksi, koska joku unohti tulla. Useimmat soittajat haluavat samaa: löytää ajan. Tämän työn voi suurelta osin antaa asiakkaalle itselleen.

Lyhyt vastaus: verkkoajanvaraus, automaattiset muistutukset ja kutsut uusintakäynnille vähentävät puheluita ja tyhjiä aikoja. Sairauskertomus, hoitodokumentaatio ja tietojen välitys terveystietojärjestelmään kuuluvat kuitenkin potilastietojärjestelmään. Ajanvarausjärjestelmä voi täydentää sitä, ei korvata.

Ensin: mitä NUNDINAE ei tee

NUNDINAE ei ole hammashoidon tietojärjestelmä. Siinä ei ole hammaskarttaa, hoitodokumentaatiota, röntgenkuvien hallintaa, liittymää Viron terveystietojärjestelmään eikä Viron hammashoitokorvausten laskutusta. Virossa terveyspalvelun tuottajalla on terveyspalvelujen järjestämistä koskevaan lakiin perustuva velvollisuus välittää tietoja Viron terveystietojärjestelmään. Tämä työ jää nykyiseen tietojärjestelmäänne.

Jos potilastietojärjestelmässänne on jo hyvä verkkoajanvaraus, joka on yhdistetty hoitotietoihin, älkää vaihtako sitä. Liittymä NUNDINAE:n ja hammashoidon tietojärjestelmän välillä ei ole valmis. Kahden erillisen kalenterin pitäminen lisäisi työtä, joten ennen päätöstä pitää miettiä, kumpi on pääkalenteri.

Milloin lisäjärjestelmästä on silti apua

• Nykyinen ohjelmisto ei tarjoa verkkoajanvarausta, tai se näyttää puhelimessa huonolta.
• Klinikka haluaa myydä verkossa hammashoitotuotteita, valkaisutuotteita tai lahjakortteja.
• Tarjoatte myös palveluja, jotka eivät ole hoitoa, esimerkiksi esteettisiä toimenpiteitä ja hoitoja.
• Sivusto pitää uudistaa, ja sen mukana myös ajanvaraus.

Mitä ajanvarauksen pitää klinikalla osata

Lääkäri, huone ja kesto. Tarkastus, hammaskiven poisto ja suurempi toimenpide vievät eri ajan. Jokaisella palvelulla on kesto ja puskuriaika, ja jokaisella lääkärillä voi olla oma hinta ja kesto. Kalenterissa on lääkärien lisäksi myös huoneet ja laitteet.

Kaksi ihmistä yhtä aikaa. Jos toimenpiteeseen tarvitaan kaksi työntekijää, palvelulle voi merkitä parityön. Asiakas näkee vain ajat, jolloin molemmat ovat vapaina koko keston ajan.

Puhelimessa sovitut ajat. Vastaanotto voi varata ajan potilaan puolesta. Vahvistus kalenteritiedostoineen lähtee heti, ja aika katoaa verkosta.

Suoja päällekkäisyyksiä vastaan. Asiakas ei voi varata verkossa päällekkäistä aikaa. Ylläpitäjä voi tarvittaessa asettaa ajan tietoisesti päällekkäin, mutta järjestelmä varmistaa asian ensin.

Peruutus. Vahvistusviestissä on linkki, josta potilas näkee aikansa ja voi peruuttaa sen. Vapautuneen ajan järjestelmä tarjoaa jonotuslistalla olevalle. Aikaa ei voi vielä itse siirtää verkossa: se hoituu peruutuksella ja uudella varauksella tai puhelimitse.

Vähemmän tyhjiä aikoja

Hammashoidossa menetetty aika on kallista, koska lääkäri, hoitaja ja huone ovat kaikki varattuina. Työkalut ovat samat, joita kuvasin artikkelissa saapumatta jäävät asiakkaat:

• Muistutukset sähköpostilla ja tekstiviestillä (oletuksena 24 ja 2 tuntia ennen aikaa).
• Ennakkomaksu suuremmille toimenpiteille, ei jokaiselle tarkastukselle. Maksuttoman peruutuksen ajan voitte määrittää itse.
• Toistuvien peruuttajien sääntö. Potilas, joka jää monta kertaa saapumatta, voi varata verkossa vain ennakkomaksulla. Tarkemmin täällä.
• Kutsu uusintakäynnille. Jos potilas ei ole palvelun jälkeen varannut uutta aikaa, hän saa muistutuksen palvelun välin mukaan.

Markkinoinnilliset kutsut lähtevät vain suostumuksen antaneille ihmisille. Käykää ennen käyttöönottoa tietosuojasta vastaavan kanssa läpi, saako viestin lähettää ja millä sanamuodolla.

Terveystiedot ovat oma aiheensa

Jo varaukseen voi liittyä terveystietoa: kuka, milloin ja mihin palveluun tulee. Siksi on tärkeää, miten järjestelmä suojaa tietoja:

• Asiakaskortin varoitukset, muistiinpanot ja kentät on tietokannassa salattu.
• Jokainen kortin avaus kirjautuu auditointilokiin.
• Työntekijä näkee vain sen, mihin hänellä on oikeus. Roolit ovat erikseen katselulle ja muokkaukselle.
• Terveystietojen suostumuksen voi merkitä kortille, ja päivämäärä tallentuu.
• Ylläpitäjille kaksivaiheinen tunnistautuminen on pakollinen.
• Jokaisella klinikalla on oma asennus ja tietokanta, ei yhteistä ympäristöä.

Suosittelen pitämään hoitotiedot vain potilastietojärjestelmässä ja laittamaan ajanvarausjärjestelmään vain sen, mitä ajan sopimiseen tarvitaan. Tämä on yleinen tekninen suositus, ei oikeudellista neuvontaa.

Verkkokauppa ja lahjakortit

Hammasharjat, langan, valkaisutuotteet ja lapsille tarkoitetut tuotteet voi myydä sekä vastaanotolla että verkossa. Saldo on yksi, ja vastaanotolla tuotteen voi myydä yksinkertaisesti viivakoodinlukijalla. Lahjakorttia voi käyttää sekä kassalla että verkkokaupassa.

Usein kysytyt kysymykset

Voiko NUNDINAE korvata potilastietojärjestelmämme?

Ei. Hoitotiedot ja pakollinen tiedonvaihto jäävät erikoistuneeseen terveydenhuollon tietojärjestelmään.

Voiko potilastietojärjestelmän liittää?

Valmista liittymää ei ole. Se riippuu järjestelmästänne ja sen mahdollisuuksista. Voin katsoa asiaa yhdessä palveluntarjoajan kanssa, mutta en lupaa sitä ennen kuin olen nähnyt, mitä järjestelmä mahdollistaa.

Sopiiko tämä myös muille terveyspalveluille?

Sama raja koskee kaikkia, jotka pitävät hoitodokumentaatiota. Katso myös artikkeli ajanvaraus klinikalle ja yksityisvastaanotolle.

Voiko käyttää pelkkää ajanvarausta ilman verkkokauppaa?

Kyllä. Moduulit kytketään päälle ja pois, eikä verkkokaupan tarvitse olla käytössä.

Kirjoittakaa, mitä teillä nyt on

Kuvailkaa, mitä ohjelmistoa käytätte ja mitä siitä puuttuu. Tilaa NUNDINAE tai pyydä esittely. Jos nykyinen järjestelmänne tekee jo tarvittavan, sanon sen suoraan.