Ajanvaraus klinikalle ja yksityisvastaanotolle

Pieni vastaanotto toimii usein näin: kalenteri on puhelimessa, ajat sovitaan puheluiden ja viestien välissä, ja asiantuntija vastaa niihin illalla työpäivän jälkeen. Jokainen puhelu asiakkaan vastaanoton aikana keskeyttää työn, ja jokainen vastaamaton puhelu voi olla menetetty asiakas.

Lyhyt vastaus: verkkoajanvaraus ottaa aikojen sopimisen harteiltasi. Terveyteen liittyvissä palveluissa järjestelmän pitää lisäksi osata rajoittaa pääsyä, salata arkaluonteiset tiedot ja näyttää, kuka korttia katsoi. Pakollista hoitodokumentaatiota se ei korvaa.

Kenelle tämä sopii

• Fysioterapeutit ja hierojat. Hoitokerta, huone ja puskuriaika järjestelyille.
• Psykologit ja neuvojat. Vakioasiakkaat, toistuvat ajat ja erityisen arkaluonteiset tiedot.
• Eläinklinikat. Eläin asiakaskortilla, omistajan yhteystiedot ja tuotemyynti. Läheisestä alasta kirjoitin myös artikkelissa trimmaamo ja eläinkauppa.
• Kauneushoitolat ja kosmetiikkaklinikat. Pitkät toimenpiteet, ennakkomaksu ja mukaan ostettavat tuotteet.
• Ravitsemusneuvojat ja valmentajat. Konsultaatio verkkokaupan kanssa.

Hieronnasta ja terapiasta kirjoitin pidemmin artikkelissa ajanvaraus hieronta- ja terapiastudiolle. Hammashoito on oma aiheensa: ajanvarausjärjestelmä hammasklinikalle.

Rehellisesti: mikä jää rajan taakse

NUNDINAE on ajanvaraus- ja myyntijärjestelmä, ei terveydenhuollon tietojärjestelmä. Siinä ei ole sairauskertomusta, reseptejä, liittymää Viron digitaaliseen terveyskertomukseen (digilugu) tai terveystietojärjestelmään eikä laskutusta Viron sairausvakuutuskassalle (Tervisekassa). Jos tuotat terveyspalveluja ja sinulla on tällaisia velvoitteita, ne jäävät erikoistuneeseen järjestelmään. Kysy tarvittaessa neuvoa oman alasi valvontaviranomaiselta tai juristilta.

Jos toiminta ei ole terveyspalvelua, NUNDINAE:n asiakaskortti riittää usein.

Mitä asiakas näkee

Asiakkaalle tämä on tavallinen sivu sivustollasi:

1. Hän valitsee palvelun. Palvelut ovat ryhmissä, joten pitkä lista ei ole työläs.
2. Hän valitsee asiantuntijan, jos sillä on väliä, ja näkee tämän kuvan, hinnan ja keston.
3. Hän valitsee vapaan ajan. Jos päivä on täynnä, järjestelmä tarjoaa seuraavan vapaan ajan.
4. Tarvittaessa hän maksaa ennakkomaksun pankkilinkillä tai kortilla.
5. Hän saa vahvistusviestin kalenteritiedostoineen ja linkin, josta voi nähdä aikansa ja peruuttaa sen.

Ennen käyntiä hän saa muistutuksen sähköpostilla tai tekstiviestillä. Kirjoitin tarkemmin artikkelissa saapumatta jäävät asiakkaat.

Mitä asiantuntija näkee

Oma päivä. Sisäänkirjautunut työntekijä näkee asiakkaansa kellonajan mukaan ja voi merkitä käynnin tehdyksi.

Oma työaika. Perusaikataulu on viikkopohjainen. Yhden päivän voi muuttaa erikseen, lisätä taukoja tai merkitä vapaapäivän. Sopii myös ihmiselle, joka työskentelee kahdessa paikassa.

Asiakaskortti. Sille voi lisätä omia kenttiä, esimerkiksi lemmikin nimen, sekä varoituksen, joka näkyy heti varauksen yhteydessä. Eri toimialoille on valmiita kenttäpaketteja.

Palkkio. Raportti näyttää palvelumyynnin työntekijöittäin. Pieni vastaanotto voi lähettää sen CSV-tiedostona kirjanpitäjälle.

Arkaluonteiset tiedot

Jos asiakaskortilla on allergia, lääkkeitä tai muuta terveystietoa, sen on oltava suojattu:

• Tiedot on tietokannassa salattu, ja kortin avaus kirjautuu auditointilokiin.
• Terveystietojen suostumus merkitään kortille päivämäärän kanssa.
• Työntekijä näkee vain omat asiakkaansa, ellei hänelle ole annettu laajempaa oikeutta.
• Työntekijän päivittäisessä sähköpostissa ei ole asiakkaan puhelinnumeroa eikä kortin varoituksia, koska ne voivat olla terveystietoja.
• Asiakkaan tietojen luovutus, rajoittaminen ja anonymisointi ovat valmiina painikkeina.

Kirjoitin tarkemmin artikkelissa asiakaskortti ja arkaluonteiset tiedot. Pidä palvelujen nimet ja viestit neutraaleina, jos nimestä selviää jo jotain arkaluonteista. Tämä ei ole oikeudellista neuvontaa.

Pieni tai suuri vastaanotto

Yksin työskentelevälle tärkeintä ovat verkkoajanvaraus, muistutus ja ennakkomaksu. Moduulit, joita et tarvitse, kytket pois, eivätkä ne näy valikossa. Usean asiantuntijan klinikalla mukaan tulevat roolit, huoneet, palkkioraportti ja kassa.

Usein kysytyt kysymykset

Pitääkö asiakkaan luoda tili?

Ei. Varaamiseen riittävät yhteystiedot, ja tili on asiakkaalle lisämahdollisuus.

Voiko ennakkomaksun periä vain joistakin palveluista?

Kyllä. Jokaiselle palvelulle voi määrittää erikseen, onko se maksuton vai ennakkomaksullinen, eivätkä paikan päällä ja puhelimessa tehdyt varaukset vaadi ennakkomaksua.

Voinko siirtää nykyiset asiakkaat?

Kyllä, CSV-tiedostosta tai vanhan ohjelman viennistä. Katso ohje tietojen siirtoon.

Voiko ryhmätunteja varata?

NUNDINAE on rakennettu ennen kaikkea yksittäisille ajoille. Jos päätyösi on ryhmävalmennus, kysy ensin, sopiiko se.

Katsotaan vastaanottoasi

Kirjoita, millä alalla työskentelet, montako ihmistä ottaa asiakkaita vastaan ja miten ajat nyt varataan. Tilaa NUNDINAE tai pyydä esittely.