Bokningssystem för klinik och privatpraktik

En liten praktik fungerar ofta så här: kalendern finns i telefonen, tider bokas mellan samtal och meddelanden, och specialisten svarar på kvällen när arbetsdagen är slut. Varje samtal under ett kundmöte avbryter arbetet, och varje missat samtal kan vara en förlorad kund.

Kort svar: webbokning tar bort tidsbokningen från dina axlar. För hälsorelaterade tjänster måste systemet dessutom kunna begränsa åtkomst, kryptera känsliga uppgifter och visa vem som tittat på kortet. Den obligatoriska behandlingsdokumentationen ersätter det inte.

Vem det passar för

• Fysioterapeuter och massörer. Behandling, rum och bufferttid för att göra i ordning.
• Psykologer och rådgivare. Stamkunder, återkommande tider och särskilt känslig information.
• Djurkliniker. Djuret på kundkortet, ägarens kontaktuppgifter och försäljning av produkter. Om ett närliggande område skrev jag i artikeln program för hundtrim och djuraffär.
• Skönhetsvård och kosmetiska kliniker. Långa behandlingar, förskott och produkter att köpa med sig.
• Kostrådgivare och tränare. Konsultation tillsammans med e-butik.

Om massage och terapi skrev jag mer i artikeln bokningssystem för massage- och terapistudio. Tandvård är en egen historia: bokningssystem för tandklinik.

Ärligt: vad som ligger utanför gränsen

NUNDINAE är ett boknings- och försäljningssystem, inte ett informationssystem för vården. Det saknar journal, recept, koppling till det estniska digilugu och det estniska hälsoinformationssystemet samt avräkning mot den estniska Tervisekassa. Tillhandahåller du hälso- och sjukvård och har sådana skyldigheter stannar de i ett specialiserat system. Rådfråga vid behov tillsynsmyndigheten för ditt område eller en jurist.

Är verksamheten inte hälso- och sjukvård räcker ofta kundkortet i NUNDINAE.

Vad kunden ser

För kunden är det en vanlig sida på din webbplats:

1. Hen väljer en tjänst. Tjänsterna är grupperade, så en lång lista blir inte tröttsam.
2. Hen väljer en specialist, om det är viktigt, och ser dennes bild, pris och längd.
3. Hen väljer en ledig tid. Är dagen full erbjuder systemet nästa lediga tid.
4. Vid behov betalar hen förskott med banklänk eller kort.
5. Hen får ett bekräftelsemejl med kalenderfil och en länk för att se och avboka sin tid.

Före besöket får hen en påminnelse via e-post eller sms. Mer om det skrev jag i artikeln uteblivna kunder.

Vad specialisten ser

Sin dag. När den anställda loggar in ser hen sina kunder i tidsordning och kan markera besöket som genomfört.

Sin arbetstid. Grundschemat är veckobaserat. En enskild dag kan ändras separat, med pauser eller som ledig dag. Det passar också den som arbetar på två ställen.

Kundkortet. Där kan du lägga till egna fält, till exempel husdjurets namn, och en varning som syns direkt vid bokningen. Färdiga fältuppsättningar finns för olika branscher.

Ersättning. Rapporten visar tjänsteomsättningen per anställd. En liten praktik kan skicka den som CSV till bokföraren.

Känsliga uppgifter

Står allergi, läkemedel eller annan hälsoinformation på kundkortet måste den skyddas:

• Uppgifterna är krypterade i databasen och varje gång kortet öppnas hamnar det i granskningsloggen.
• Samtycke till behandling av hälsouppgifter markeras på kortet med datum.
• En anställd ser bara sina egna kunder, om hen inte fått bredare behörighet.
• I den anställdas dagliga mejl finns varken kundens telefonnummer eller kortets varningar, eftersom de kan vara hälsouppgifter.
• Utlämnande av kunduppgifter, begränsning och anonymisering finns som knappar.

Mer om det skrev jag i artikeln kundkort och känsliga uppgifter. Håll tjänstenamn och meddelanden neutrala om namnet redan avslöjar något känsligt. Det här är inte juridisk rådgivning.

Liten eller stor praktik

För den som arbetar ensam är webbokning, påminnelse och förskott det viktigaste. Moduler du inte behöver stänger du av och ser inte i menyn. På en klinik med flera specialister tillkommer roller, rum, provisionsrapport och kassa.

Vanliga frågor

Måste kunden skapa ett konto?

Nej. För att boka räcker kontaktuppgifter, ett konto är en extra möjlighet för kunden.

Går det att ta förskott bara för vissa tjänster?

Ja. För varje tjänst kan du separat ange om den är kostnadsfri eller kräver förskott, och bokningar på plats och per telefon kräver inget förskott.

Kan jag flytta över befintliga kunder?

Ja, från en CSV-fil eller en export från det gamla programmet. Se guiden för dataflytt.

Går det att boka gruppträningar?

NUNDINAE är byggt främst för enskilda tider. Är gruppträningar ditt huvudsakliga arbete, fråga först om det passar.

Vi tittar på din praktik

Skriv inom vilket område du arbetar, hur många som tar emot och hur tider bokas i dag. Beställ NUNDINAE eller be om en visning.