Система записи для клиники и частной практики

Небольшая практика часто работает так: календарь в телефоне, время согласуется между звонками и сообщениями, а специалист отвечает на них вечером, когда рабочий день закончен. Каждый звонок во время приёма прерывает работу, а каждый пропущенный звонок может быть потерянным клиентом.

Коротко: онлайн-запись снимает с вас согласование времени. При услугах, связанных со здоровьем, система должна ещё уметь ограничивать доступ, шифровать чувствительные данные и показывать, кто смотрел карточку. Обязательное ведение медицинской документации она не заменяет.

Кому это подходит

• Физиотерапевты и массажисты. Сеанс, помещение и буферное время на подготовку.
• Психологи и консультанты. Постоянные клиенты, повторяющееся время и особо чувствительная информация.
• Ветеринарные клиники. Животное в карточке клиента, контакт владельца и продажа товаров. О смежной сфере я написал и в статье груминг-салон и зоомагазин.
• Косметология и эстетические клиники. Длинные процедуры, предоплата и товары с собой.
• Консультанты по питанию и тренеры. Консультация вместе с интернет-магазином.

О массаже и терапии я подробнее написал в статье онлайн-запись для массажной студии. Стоматология — отдельная история: система записи для стоматологии.

Честно: что остаётся за границей

NUNDINAE — система записи и продаж, а не информационная система здравоохранения. В ней нет истории болезни, рецептов, интеграции с цифровой медицинской картой и информационной системой здравоохранения и расчётов с Больничной кассой. Если вы оказываете медицинскую услугу и у вас есть такие обязанности, они остаются в специализированной системе. При необходимости проконсультируйтесь в надзорном органе своей сферы или у юриста.

Если ваша деятельность не является медицинской услугой, часто достаточно карточки клиента NUNDINAE.

Что видит клиент

Для клиента это обычная страница на вашем сайте:

1. Выбирает услугу. Услуги разбиты на группы, поэтому длинный список не утомляет.
2. Выбирает специалиста, если это важно, и видит его фото, цену и длительность.
3. Выбирает свободное время. Если день занят, система предлагает следующее свободное время.
4. При необходимости вносит предоплату через банковскую ссылку или картой.
5. Получает письмо с подтверждением, файлом календаря и ссылкой, где можно посмотреть и отменить запись.

Перед визитом он получает напоминание по e-mail или SMS. Подробнее я написал в статье неявка клиентов.

Что видит специалист

Свой день. Войдя в систему, сотрудник видит своих клиентов по времени и может отметить визит как состоявшийся.

Своё рабочее время. Обычный график строится по неделям. Один день можно изменить отдельно, добавить перерывы или отметить выходной. Подходит и тем, кто работает в двух местах.

Карточка клиента. В неё можно добавить свои поля, например кличку питомца, и предупреждение, которое сразу видно при записи. Есть готовые наборы полей для разных сфер деятельности.

Вознаграждение. Отчёт показывает оборот от услуг по сотрудникам. Небольшая практика может отправить его бухгалтеру в CSV.

Чувствительные данные

Если в карточке клиента есть аллергия, лекарства или другая информация о здоровье, она должна быть защищена:

• Данные в базе зашифрованы, а открытие карточки попадает в журнал аудита.
• Согласие на обработку данных о здоровье отмечается в карточке с датой.
• Сотрудник видит только своих клиентов, если ему не даны более широкие права.
• В ежедневном письме сотруднику нет телефона клиента и предупреждений карточки, потому что они могут быть данными о здоровье.
• Выдача данных клиента, ограничение обработки и анонимизация доступны кнопками.

Подробнее я написал в статье карточка клиента и персональные данные. Сохраняйте нейтральные названия услуг и сообщений, если уже из названия становится ясно что-то чувствительное. Это не юридическая консультация.

Маленькая или большая практика

Для того, кто работает один, главное — онлайн-запись, напоминание и предоплата. Ненужные модули вы выключаете, и в меню их не видно. В клинике с несколькими специалистами добавляются роли, помещения, отчёт по зарплате и касса.

Частые вопросы

Должен ли клиент создавать аккаунт?

Нет. Для записи достаточно контактных данных, аккаунт — дополнительная возможность для клиента.

Можно ли брать предоплату только за некоторые услуги?

Да. Для каждой услуги можно отдельно задать, бесплатная она или с предоплатой, а записи на месте и по телефону предоплаты не требуют.

Можно ли перенести существующих клиентов?

Да, из CSV-файла или экспорта старой программы. См. руководство по переносу данных.

Можно ли записываться на групповые занятия?

NUNDINAE создана прежде всего для индивидуального времени. Если основная работа — групповые тренировки, сначала спросите, подойдёт ли она.

Посмотрим на вашу практику

Напишите, в какой сфере вы работаете, сколько человек ведут приём и как сейчас бронируется время. Закажите NUNDINAE или запросите демонстрацию.