Система записи для стоматологии: на что смотреть

В регистратуре звонит телефон, в это же время у стойки стоит пациент, а утреннее время осталось пустым, потому что кто-то забыл прийти. Большинство звонящих хотят одного: найти время. Эту работу можно в значительной мере передать самому клиенту.

Коротко: онлайн-запись, автоматические напоминания и приглашения на повторный визит сокращают звонки и пустое время. Но история болезни, медицинская документация и передача данных в информационную систему здравоохранения относятся к информационной системе пациента. Система записи может её дополнять, но не заменять.

Прежде всего: чего NUNDINAE не делает

NUNDINAE не является стоматологической информационной системой. В ней нет зубной карты, медицинской документации, управления рентгеновскими снимками, интеграции с информационной системой здравоохранения и расчётов по компенсации стоматологического лечения. У поставщика медицинских услуг есть вытекающая из закона об организации медицинского обслуживания обязанность передавать данные в информационную систему здравоохранения. Эта работа остаётся в вашей нынешней информационной системе.

Если в вашей информационной системе пациента уже есть хорошая онлайн-запись, связанная с медицинскими данными, не меняйте её. Интеграция между NUNDINAE и стоматологической информационной системой не готова. Ведение двух отдельных календарей добавило бы работы, поэтому перед решением нужно продумать, какой календарь главный.

Когда дополнительная система всё же помогает

• Нынешняя программа не предлагает онлайн-записи или запись плохо выглядит на телефоне.
• Клиника хочет продавать онлайн средства ухода за зубами, отбеливающие средства или подарочные карты.
• Вы оказываете и услуги, которые не являются лечением, например эстетические процедуры и уход.
• Нужно обновить сайт, а вместе с ним и запись.

Что должна уметь запись в клинике

Врач, кабинет и длительность. Осмотр, снятие зубного камня и крупная процедура занимают разное время. У каждой услуги есть длительность и буферное время, а у каждого врача может быть своя цена и длительность. В календаре рядом с врачами есть также кабинеты и оборудование.

Два человека одновременно. Если для процедуры нужны два сотрудника, для услуги можно отметить работу вдвоём. Клиент видит только то время, когда оба свободны на всю длительность.

Записи по телефону. Регистратура может записать пациента сама. Подтверждение с файлом календаря уходит сразу, а время исчезает с сайта.

Защита от пересечений. На сайте клиент не может записаться на пересекающееся время. Администратор при необходимости может сознательно поставить запись с пересечением, но система сначала переспросит.

Отмена. В письме с подтверждением есть ссылка, где пациент видит свою запись и может её отменить. Освободившееся время система предлагает тому, кто в листе ожидания. Самому перенести запись онлайн пока нельзя: это делается через отмену и новую запись или по телефону.

Меньше пустого времени

В стоматологии потерянное время стоит дорого, потому что заняты и врач, и ассистент, и кабинет. Инструменты те же, что я описал в статье неявка клиентов:

• Напоминания по e-mail и SMS (по умолчанию за 24 и 2 часа до времени).
• Предоплата за более крупные процедуры, а не за каждый осмотр. Срок бесплатной отмены вы задаёте сами.
• Правило для тех, кто часто отменяет. Пациент, который несколько раз не приходит, может записаться онлайн только с предоплатой. Подробнее здесь.
• Приглашение на повторный визит. Если пациент после услуги не записался снова, по интервалу услуги приходит напоминание.

Маркетинговые приглашения получают только люди, давшие согласие. Перед началом использования проверьте вместе с ответственным за защиту данных, можно ли отправлять такое сообщение и в какой формулировке.

Данные о здоровье — особая тема

Уже сама запись может содержать информацию о здоровье: кто, когда и на какую услугу придёт. Поэтому важно, как система защищает данные:

• Предупреждения, заметки и поля карточки клиента в базе данных зашифрованы.
• Каждое открытие карточки попадает в журнал аудита.
• Сотрудник видит только то, на что у него есть права. Роли разделены на просмотр и изменение.
• Согласие на обработку данных о здоровье можно отметить в карточке, и дата сохраняется.
• Для администраторов двухфакторная аутентификация обязательна.
• У каждой клиники своя установка и база данных, а не общая среда.

Рекомендую хранить медицинские данные только в информационной системе пациента, а в систему записи вносить только то, что нужно для согласования времени. Это общая техническая рекомендация, а не юридическая консультация.

Интернет-магазин и подарочные карты

Зубные щётки, нить, отбеливающие средства и товары для детей можно продавать и в регистратуре, и онлайн. Остаток один, а в регистратуре товар просто продаётся сканером штрихкодов. Подарочной картой можно пользоваться и на кассе, и в интернет-магазине.

Частые вопросы

Может ли NUNDINAE заменить нашу информационную систему пациента?

Нет. Медицинские данные и обязательный обмен данными остаются в специализированной информационной системе здравоохранения.

Можно ли интегрировать информационную систему пациента?

Готовой интеграции нет. Это зависит от вашей системы и её возможностей. Могу посмотреть это вместе с поставщиком, но не обещаю, пока не увижу, что позволяет система.

Подходит ли это другим медицинским услугам?

Та же граница действует для всех, кто ведёт медицинскую документацию. См. также статью система записи для клиники и частной практики.

Можно ли пользоваться только записью без интернет-магазина?

Да. Модули включаются и выключаются, и интернет-магазин использовать не обязательно.

Напишите, что у вас сейчас есть

Опишите, какой программой вы пользуетесь и чего в ней не хватает. Закажите NUNDINAE или запросите демонстрацию. Если ваша нынешняя система уже делает то, что нужно, скажу об этом прямо.