Bokningssystem för tandklinik: det här ska du titta på

I receptionen ringer telefonen, samtidigt står en patient vid disken och morgonens tid blev tom eftersom någon glömde komma. De flesta som ringer vill samma sak: hitta en tid. Det arbetet kan till stor del lämnas över till kunden själv.

Kort svar: webbokning, automatiska påminnelser och kallelser till återbesök minskar telefonsamtal och tomma tider. Journal, behandlingsdokumentation och överföring av uppgifter till Estlands hälsoinformationssystem hör dock till patientinformationssystemet. Ett bokningssystem kan komplettera det, inte ersätta det.

Först: vad NUNDINAE inte gör

NUNDINAE är inget informationssystem för tandvård. Det saknar tandkarta, behandlingsdokumentation, hantering av röntgenbilder, koppling till det estniska hälsoinformationssystemet och avräkning av den estniska tandvårdsersättningen. En vårdgivare i Estland har enligt den estniska lagen om organisation av hälso- och sjukvård en skyldighet att överföra uppgifter till det estniska hälsoinformationssystemet. Det arbetet stannar i ert nuvarande informationssystem.

Finns det redan en bra webbokning i ert patientinformationssystem, kopplad till behandlingsuppgifterna, byt inte ut den. Någon koppling mellan NUNDINAE och ett informationssystem för tandvård är inte klar. Att föra två separata kalendrar ger extra arbete, så före beslutet behöver ni tänka igenom vilken som är huvudkalendern.

När ett extra system ändå hjälper

• Den nuvarande programvaran erbjuder ingen webbokning, eller så ser den dålig ut i telefonen.
• Kliniken vill sälja tandvårdsprodukter, blekningsprodukter eller presentkort på nätet.
• Ni erbjuder också tjänster som inte är behandling, till exempel estetiska ingrepp och skönhetsbehandlingar.
• Webbplatsen behöver förnyas och bokningen med den.

Vad bokningen på en klinik måste klara

Tandläkare, behandlingsrum och längd. Undersökning, tandstensborttagning och ett större ingrepp tar olika lång tid. Varje tjänst har en längd och en bufferttid, och varje tandläkare kan ha eget pris och egen längd. I kalendern finns förutom tandläkarna även behandlingsrum och utrustning.

Två personer samtidigt. Behövs två anställda för ett ingrepp kan tjänsten markeras som parbokning. Kunden ser bara tider då båda är lediga under hela längden.

Tider som bokas per telefon. Receptionen kan boka åt patienten. Bekräftelsen med kalenderfil går ut direkt och tiden försvinner från webben.

Skydd mot överlappningar. Kunden kan inte boka en överlappande tid på nätet. Administratören kan vid behov medvetet lägga en tid överlappande, men systemet frågar först.

Avbokning. I bekräftelsemejlet finns en länk där patienten ser sin tid och kan avboka den. En ledig tid erbjuder systemet den som står på väntelistan. Att själv flytta en tid på nätet går inte ännu: det sker genom avbokning och ny bokning eller per telefon.

Färre tomma tider

I tandvården är förlorad tid dyr, eftersom tandläkaren, assistenten och behandlingsrummet alla är bokade. Verktygen är desamma som jag beskrev i artikeln uteblivna kunder:

• Påminnelser via e-post och sms (som standard 24 och 2 timmar före tiden).
• Förskottsbetalning för större ingrepp, inte för varje undersökning. Tiden för kostnadsfri avbokning bestämmer ni själva.
• Regeln för återkommande avbokare. En patient som flera gånger inte kommer kan bara boka på nätet med förskott. Mer om det här.
• Kallelse till återbesök. Har patienten inte bokat en ny tid efter tjänsten kommer en påminnelse enligt tjänstens intervall.

Marknadsföringskallelser går bara till personer som gett sitt samtycke. Gå före införandet igenom med den som ansvarar för dataskyddet om och med vilken formulering meddelandet får skickas.

Hälsouppgifter är en särskild fråga

Redan en bokning kan innehålla hälsoinformation: vem som kommer, när och till vilken tjänst. Därför är det viktigt hur systemet skyddar uppgifterna:

• Kundkortets varningar, anteckningar och fält är krypterade i databasen.
• Varje gång ett kort öppnas hamnar det i granskningsloggen.
• En anställd ser bara det hen har behörighet till. Roller finns separat för att se och för att ändra.
• Samtycke till behandling av hälsouppgifter kan markeras på kortet och datumet sparas.
• För administratörer är tvåstegsverifiering obligatorisk.
• Varje klinik har en egen installation och databas, inte en delad miljö.

Jag rekommenderar att ni håller behandlingsuppgifter bara i patientinformationssystemet och lägger bara det som behövs för att komma överens om en tid i bokningssystemet. Det är en allmän teknisk rekommendation, inte juridisk rådgivning.

E-butik och presentkort

Tandborstar, tandtråd, blekningsprodukter och produkter för barn kan säljas både i receptionen och på nätet. Lagersaldot är ett och i receptionen kan en produkt enkelt säljas med streckkodsläsare. Ett presentkort kan användas både i kassan och i e-butiken.

Vanliga frågor

Kan NUNDINAE ersätta vårt patientinformationssystem?

Nej. Behandlingsuppgifter och obligatoriskt datautbyte stannar i ett specialiserat informationssystem för vården.

Kan patientinformationssystemet kopplas ihop?

Det finns ingen färdig koppling. Det beror på ert system och dess möjligheter. Jag kan titta på det tillsammans med leverantören, men lovar det inte innan jag sett vad systemet tillåter.

Passar det också för andra vårdtjänster?

Samma gräns gäller alla som för behandlingsdokumentation. Se även artikeln bokningssystem för klinik och privatpraktik.

Går det att använda bara bokningar utan e-butik?

Ja. Moduler slår ni på och av, och e-butiken behöver inte användas.

Skriv vad ni har i dag

Beskriv vilken programvara ni använder och vad som saknas där. Beställ NUNDINAE eller be om en visning. Gör ert nuvarande system redan det som behövs säger jag det rakt ut.