Hundtrim och djuraffär i ett och samma system

I en djursalong är kunden dubbel: människan som bokar och betalar, och djuret som arbetet faktiskt gäller. Under dagen trimmar, badar och klipper du klor, och däremellan ringer någon som vill veta om samma foder fortfarande finns. Har salongen dessutom en djuraffär — på hyllan och på nätet — måste du också hålla koll på foderpåsar, koppel och skötselprodukter.

Det djursalonger oftast klagar på

• ”Kundens namn finns i systemet, men jag minns hen efter hundens namn.”
• ”Med en viss hund måste man vara försiktig, men den informationen finns bara i mitt huvud.”
• ”Fodret tog slut på hyllan och på nätet fortsatte vi sälja det.”
• ”Kunderna glömmer att det är dags för nästa trimning.”

Djurets namn och varning på kundkortet

På kundkortet i NUNDINAE kan du lägga till företagets egna fält, och ett färdigt exempel är just husdjurets namn. På kortet finns ägarens kontaktuppgifter, besökshistorik och anteckningar — vad som gjordes förra gången, vad som fungerade och vad som inte gjorde det.

Kortets varning syns överallt där den behövs: vid bokningen, på startpanelen under namnet och i kassan. Där passar till exempel en notering om att djuret är rädd för fönen eller behöver en extra person bredvid. Då vet även en kollega som inte har haft kunden tidigare om det redan före besöket.

Bokningar utan telefon

Kunden ser lediga tider på nätet och bokar själv. Varje tjänst har en längd och en bufferttid — en stor hund tar längre tid än en liten — och i kalendern finns förutom personalen även rum och utrustning. Dubbelbokning är omöjlig i systemet. Tider som kommer per telefon bokar du åt kunden i admin, och bekräftelsen med kalenderfil går ut direkt.

På morgonen visar startpanelen ”I salongen i dag”: dagens kunder i tidsordning och varningarna under namnen. Varje anställd ser med sitt eget konto bara sin egen dag. Avbokar någon erbjuder systemet den lediga tiden till någon på väntelistan.

Djuraffären: e-butik och lager tillsammans

Här är NUNDINAE:s största fördel: e-butiken och lagret är en applikation. Foderpåsen du säljer från hyllan är samma produkt som du säljer på nätet och lägger på besöksfakturan efter trimningen. När den sista påsen går i kassan försvinner den från e-butiken i samma ögonblick. Du behöver inte köpa två separata program eller koppla ihop dem.

Det dagliga lagerarbetet sköts med streckkodsläsare:

• Inleverans: leverantörens leverans skannas in, varje pip lägger till en styck.
• Snabbkoll: ”finns det här fodret kvar?” — du skannar och ser namn, pris och saldo.
• Larm: när en vara börjar ta slut ser du det på startpanelen; varje produkt kan få en egen gräns.
• Beställningslista till leverantören per varumärke, som CSV till Excel.

En produkt kan ha varianter — till exempel förpackningsstorlek eller kopplets längd — var och en med eget pris, EAN och lagersaldo. Betalningar går via Montonio eller banköverföring, och varan når kunden med det leveranssätt du har ställt in, till exempel SmartPosts paketautomat. Hur du för lagersaldo med streckkodsläsare beskrev jag i inlägget lagerhantering med streckkodsläsare.

Kassan: trimning och foder på samma kvitto

I kassan lägger du till tjänsten med kund och anställd under ”Dagens bokningar” och skannar foderpåsen till. Betalningen kan vara kontant, kort, presentkort eller flera på en gång. I slutet av dagen ger ”Stäng dagen” en sammanställning per betalsätt.

Påminnelse inför nästa gång

Djursalongens kunder kommer tillbaka, men inte om ingen påminner dem. I modulen för automatiska meddelanden finns:

• Påminnelse om återbesök efter tjänstens intervall — till exempel några veckor efter en trimning — om kunden inte själv har bokat en ny tid.
• En fråga om feedback efter besöket, om du vill med en länk till ett omdöme.
• Födelsedagshälsning till ägaren, om du vill med en personlig rabattkod som gäller i e-butiken.

Marknadsföringsmeddelanden går bara till kunder som har gett samtycke, via e-post eller sms. Mer om det i inlägget påminnelse om återbesök och födelsedagserbjudande.

Så går bytet till

1. Kunder flyttas från CSV (från ditt nuvarande program eller Excel) med kolumnmatchning. Står djurets namn i en egen kolumn i den gamla tabellen hamnar det direkt i kundkortets fält.
2. Butikens produkter flyttas från den gamla e-butiken; EAN-koder kan läggas till i bulk från leverantörens prislista.
3. Lagersaldot kommer från en inventerings-CSV.
4. Gamla adresser omdirigerar jag så att länkarna i Google inte bryts.

Flytt och inställningar gör jag. Vill du se hur det fungerar i din salong och butik, beställ NUNDINAE eller be om en visning.