Tilavaraus ja studion ajanvaraus verkossa

Monet ajanvarausjärjestelmät olettavat, että varataan ihminen: terapeutti, konsultti, mekaanikko. Usein pullonkaula on kuitenkin tila tai laite. Valokuvastudiossa on yksi valaistu sali, jota voi käyttää yksi asiakas kerrallaan. Terapiakeskuksessa on kolme hoitohuonetta ja viisi terapeuttia. Korjaamossa on kaksi nostinta. Vuokrattavassa kokoustilassa ei ole lainkaan työntekijää, jota varata.

Tilavaraus vaatii hieman erilaista ajattelua. Alla kerron, mitä studion tai tilan varausjärjestelmän pitää osata, miten se kannattaa asettaa järkevästi ja miten se toimii NUNDINAEn ajanvarausmoduulissa.

Tilavaraus: mistä voi tehdä resurssin

NUNDINAEssa varattavat resurssit ovat palvelun tekijät, tilat ja laitteet — samassa listassa. Resurssi voi olla käytännössä mitä tahansa, jota voi käyttää vain yksi asiakas kerrallaan:

• valokuvastudio tai sen eri salit;
• kokoustila tai seminaaritila;
• hoitohuone terapia- tai konsultaatiokeskuksessa;
• laite: nostin, korjauspukki, äänitysstudio, laserleikkuri.

Jokaisella resurssilla on oma nimi, omat aukioloajat ja poikkeukset (esimerkiksi remonttipäivä tai loma). Nimen muuttaminen muuttaa sen kaikkialla — kaupassa, kalenterissa ja kassalla — ja vanhat varaukset säilyvät. Jos tila ei ole enää käytössä, piilotat sen; historia jää raportteihin.

Kesto ja puskuriaika

Tilavarauksen yleisin virhe on unohtunut väliaika. Valokuvastudio tarvitsee session jälkeen puoli tuntia siivoukseen ja taustan vaihtoon, kokoustila kymmenen minuuttia tuulettamiseen. Jos tätä ei huomioida, seuraava asiakas aloittaa ennen kuin edellinen on lähtenyt.

NUNDINAEssa jokaisella varattavalla palvelulla on kesto ja puskuriaika. Puskuriaika on väliaika, jota muut asiakkaat eivät voi varata — siivoukseen, taustan vaihtoon tai laitteen jäähtymiseen. Jos tilaa voi vuokrata eripituisiksi ajoiksi, tee jokaiselle pituudelle oma palvelu — esimerkiksi ”Studio 1 h”, ”Studio 3 h” ja ”Studio koko päivä”, jokaisella oma hintansa.

Päällekkäinen varaus on järjestelmässä mahdoton — myös silloin, kun samalla resurssilla on eripituisia palveluja. Järjestelmä tarkistaa todelliset kellonajat, ei kalenteriruutuja.

Ennakkomaksu tilavarauksessa

Jos asiakas varaa studion neljäksi tunniksi eikä tule, ne ovat neljä tuntia, joita ei voi enää myydä kenellekään. Siksi ennakkomaksu on tiloissa ja studioissa yleisempi kuin lyhyissä palveluissa.

NUNDINAEssa merkitset jokaisen palvelun kohdalla, onko se maksuton vai ennakkomaksullinen. Verkossa varaava asiakas maksaa ennakkomaksun Montonion kautta (pankkimaksu, kortti, Apple Pay tai Google Pay), ja aika vahvistuu vasta maksun jälkeen. Asetuksissa määrität ennakkomaksun prosentin ja sen, montako tuntia ennen aikaa voi perua maksutta — silloin ennakkomaksu palautuu automaattisesti samalle maksuvälineelle. Myöhemmin peruttaessa ennakkomaksu jää sinulle. Miten ennakkomaksu kannattaa asettaa, kirjoitin artikkelissa saapumatta jäävät asiakkaat: ennakkomaksu ja muistutus.

Estetty aika ja oma käyttö

Tilaa käytetään myös itse: oma kuvaussessio, siivous, remontti, sisäinen palaveri. NUNDINAEn kalenterissa voit estää ajan ilman varausta — se ei ole asiakkaiden varattavissa eikä mene laskulle. Pidemmät tauot (esimerkiksi kesäremontti) merkitset resurssin aukioloaikojen poikkeukseksi.

Kalenteri resursseittain

Kun tiloja on useita, ne on tärkeää nähdä rinnakkain. Kalenterin päivänäkymässä resurssit ovat sarakkeina, ja varauksen voi vetää uuteen aikaan. Lisäksi on päivä- ja viikkolista sekä kuukausinäkymä. Varausta klikkaamalla avautuu sivupaneeli, jossa näet asiakkaan, merkitset käynnin toteutuneeksi tai ”Ei saapunut”, siirrät aikaa ja laadit laskun.

Kun asiakas soittaa, varaat ajan hänen puolestaan hallinnassa, ja vahvistus kalenteritiedoston kanssa lähtee heti.

Mitä asiakas näkee

Varauslohkon voit lisätä mille tahansa sivulle — esimerkiksi studion esittelyn alle. Asiakas näkee vapaat ajat seitsemän päivän nauhalla; jos päivä on täynnä, tarjotaan seuraavaa vapaata aikaa. Kellonaika näytetään myös kävijän omalla aikavyöhykkeellä, mikä on hyödyllistä, kun varaaja tulee ulkomailta. Vahvistusviestissä on linkki, josta hän voi katsoa ja perua aikansa.

Täyden päivän kohdalla asiakas voi liittyä jonotuslistalle: kun aika vapautuu, järjestelmä tarjoaa sitä hänelle.

Lasku, lahjakortti ja oheismyynti

Studiossa tai hoitohuoneessa myydään usein jotain lisäksi: lisävarusteiden vuokraa, tulostettuja kuvia, hoitotuotteita. NUNDINAEssa lisäät ne saman varauksen laskulle — tuote tulee samasta varastosta, josta myös verkkokauppa myy. Lahjakortilla asiakas voi maksaa varatun ajan kassalla. Lahjakorteista lisää artikkelissa lahjakortti verkkokauppaan ja kassalle.

Tarkistuslista ennen järjestelmän valintaa

• Voiko varata tilan ja laitteen, ei vain ihmistä?
• Onko jokaisella palvelulla puskuriaika?
• Onko päällekkäinen varaus mahdoton myös eripituisten aikojen kohdalla?
• Voiko ajan estää ilman varausta?
• Palautetaanko ennakkomaksu automaattisesti, kun asiakas peruu ajoissa?
• Näyttääkö kalenteri resurssit rinnakkain?

Yleisistä vaatimuksista kerron lisää artikkelissa ajanvarausjärjestelmä: mitä sen pitää osata. Jos haluat nähdä, miltä tilasi ja laitteesi näyttäisivät NUNDINAEssa, tilaa NUNDINAE tai pyydä esittely.