Bokningssystem för lokaler och studio på nätet

Många bokningssystem utgår från att det är en person som bokas: en terapeut, en konsult, en mekaniker. Men ofta är flaskhalsen i stället en lokal eller en maskin. En fotostudio har en belyst sal som en kund i taget kan använda. Ett terapicenter har tre behandlingsrum och fem terapeuter. En verkstad har två billyftar. Ett mötesrum som hyrs ut har ingen anställd alls att boka.

Att boka lokaler kräver ett lite annat tänkande. Nedan står vad ett bokningssystem för studio eller lokal måste klara, hur du ställer in det på ett vettigt sätt och hur det fungerar i bokningsmodulen i NUNDINAE.

Lokalbokning: vad som kan bli en resurs

I NUNDINAE är bokningsbara resurser personal, lokaler och utrustning — i en och samma lista. En resurs kan i praktiken vara vad som helst som bara en kund i taget kan använda:

• fotostudio eller dess olika salar;
• mötesrum eller seminarierum;
• behandlingsrum i ett terapi- eller konsultationscenter;
• utrustning: billyft, cykelställ, inspelningsstudio, laserskärare.

Varje resurs har sitt eget namn, sina egna öppettider och undantag (till exempel en reparationsdag eller semester). Ändrar du namnet ändras det överallt — i butiken, i kalendern och i kassan — och gamla bokningar finns kvar. Används lokalen inte längre döljer du den; historiken finns kvar i rapporterna.

Längd och bufferttid

Det vanligaste felet vid lokalbokning är ett bortglömt mellanrum. En fotostudio behöver en halvtimme efter en session för att städa och byta bakgrund, ett mötesrum tio minuter för att vädra. Räknar du inte med det börjar nästa kund innan den förra har gått.

I NUNDINAE har varje bokningsbar tjänst en längd och en bufferttid. Bufferttiden är ett mellanrum som andra kunder inte kan boka — för städning, byte av bakgrund eller för att en maskin ska svalna. Kan lokalen hyras för olika långa tider, gör en tjänst för varje längd — till exempel ”Studio 1 h”, ”Studio 3 h” och ”Studio hel dag”, var och en med eget pris.

Dubbelbokning är omöjlig i systemet — även när samma resurs har tjänster med olika längd. Systemet kontrollerar de faktiska klockslagen, inte kalenderrutor.

Förskottsbetalning vid lokalbokning

Bokar en kund studion i fyra timmar och inte kommer är det fyra timmar som inte längre kan säljas till någon annan. Därför är förskottsbetalning vanligare för lokaler och studior än för korta tjänster.

I NUNDINAE markerar du för varje tjänst om den är gratis eller kräver förskott. En kund som bokar på nätet betalar förskottet via Montonio (bankbetalning, kort, Apple Pay eller Google Pay) och tiden bekräftas först efter betalningen. I inställningarna anger du förskottets procentsats och hur många timmar före tiden man kan avboka kostnadsfritt — då betalas förskottet tillbaka automatiskt till samma betalmedel. Vid senare avbokning stannar förskottet hos dig. Hur du ställer in förskottsbetalning på ett vettigt sätt skrev jag om i inlägget uteblivna kunder: förskottsbetalning och påminnelse.

Blockerad tid och egen användning

Lokalen används också av dig själv: en egen fotosession, städning, renovering, internt möte. I NUNDINAE-kalendern kan du blockera tid utan bokning — den går inte att boka för kunder och hamnar inte på någon faktura. Längre uppehåll (till exempel en renovering på sommaren) markerar du som undantag i resursens öppettider.

Kalender per resurs

När lokalerna är flera är det viktigt att se dem bredvid varandra. I kalenderns dagvy står resurserna i kolumner och en bokning kan dras till en ny tid. Dessutom finns en lista per dag och vecka samt en månadsvy. Klickar du på en bokning öppnas en sidopanel där du ser kunden, markerar besöket som genomfört eller ”Kom inte”, flyttar tiden och skapar en faktura.

När en kund ringer bokar du åt hen i adminen, och bekräftelsen med kalenderfil skickas direkt.

Vad kunden ser

Bokningsblocket kan du placera på vilken sida som helst — till exempel under presentationen av studion. Kunden ser lediga tider på en sjudagarsremsa; är en dag full erbjuds nästa lediga tid. Klockslaget visas även i besökarens egen tidszon, vilket är praktiskt när kunden bokar från utlandet. I bekräftelsen finns en länk där hen kan se och avboka sin tid.

Är dagen full kan kunden ställa sig på väntelistan: när en tid blir ledig erbjuder systemet den till hen.

Faktura, presentkort och merförsäljning

I en studio eller ett behandlingsrum säljs ofta något extra: hyra av tilläggsutrustning, utskrivna bilder, vårdprodukter. I NUNDINAE lägger du till dem på samma boknings faktura — produkten tas från samma lager som e-butiken säljer från. Med presentkort kan kunden betala den bokade tiden i kassan. Mer om presentkort i inlägget presentkort i e-butiken och kassan.

Checklista innan du väljer system

• Kan man boka en lokal och utrustning, inte bara en person?
• Har varje tjänst en bufferttid?
• Är dubbelbokning omöjlig även med olika långa tider?
• Går det att blockera tid utan bokning?
• Betalas förskottet tillbaka automatiskt om kunden avbokar i tid?
• Visar kalendern resurserna bredvid varandra?

Mer om de allmänna kraven står i inlägget bokningssystem: vad det måste klara. Vill du se hur dina lokaler och din utrustning skulle se ut i NUNDINAE, beställ NUNDINAE eller be om en visning.