Онлайн-бронирование помещений и студии

Многие системы бронирования исходят из того, что бронируют человека: терапевта, консультанта, механика. Но часто узкое место — это помещение или оборудование. В фотостудии один освещённый зал, которым одновременно может пользоваться один клиент. В терапевтическом центре три кабинета и пять терапевтов. В мастерской два подъёмника. А при аренде переговорной вообще нет сотрудника, которого нужно бронировать.

Бронирование помещений требует немного другого подхода. Ниже — что должна уметь система бронирования студии или помещения, как её разумно настроить и как это устроено в модуле записи NUNDINAE.

Бронирование помещений: что можно сделать ресурсом

В NUNDINAE бронируемые ресурсы — это исполнители, помещения и оборудование — в одном списке. Ресурсом может быть по сути что угодно, чем одновременно может пользоваться только один клиент:

• фотостудия или её отдельные залы;
• переговорная или зал для семинаров;
• кабинет в терапевтическом или консультационном центре;
• оборудование: подъёмник, ремонтный стенд, студия звукозаписи, лазерный резак.

У каждого ресурса своё название, свои часы работы и исключения (например, день ремонта или отпуск). Изменение названия меняет его везде — в магазине, календаре и на кассе, — а старые бронирования сохраняются. Если помещение больше не используется, вы его скрываете; история остаётся в отчётах.

Длительность и буферное время

Самая частая ошибка при бронировании помещения — забытый перерыв. Фотостудии после сессии нужно полчаса на уборку и смену фона, переговорной — десять минут на проветривание. Если этого не учесть, следующий клиент начинает до того, как ушёл предыдущий.

В NUNDINAE у каждой бронируемой услуги есть длительность и буферное время. Буферное время — это перерыв, который другие клиенты забронировать не могут: на уборку, смену фона или остывание оборудования. Если помещение можно арендовать на разное время, создайте для каждой длительности свою услугу — например, «Студия 1 ч», «Студия 3 ч» и «Студия на весь день», у каждой своя цена.

Двойное бронирование в системе невозможно — даже если у одного ресурса есть услуги разной длительности. Система проверяет реальное время, а не клетки календаря.

Предоплата при бронировании помещения

Если клиент забронировал студию на четыре часа и не пришёл, это четыре часа, которые уже никому не продать. Поэтому для помещений и студий предоплата встречается чаще, чем для коротких услуг.

В NUNDINAE для каждой услуги вы отмечаете, бесплатна ли она или с предоплатой. Клиент, бронирующий онлайн, вносит предоплату через Montonio (банковская ссылка, карта, Apple Pay или Google Pay), и время подтверждается только после оплаты. В настройках вы задаёте процент предоплаты и то, за сколько часов до начала можно отменить бесплатно, — тогда предоплата автоматически возвращается на то же платёжное средство. При более поздней отмене предоплата остаётся у вас. Как разумно настроить предоплату, я писал в статье неявка клиентов: предоплата и напоминание.

Заблокированное время и собственное использование

Помещением пользуетесь и вы сами: собственная фотосессия, уборка, ремонт, внутреннее совещание. В календаре NUNDINAE можно заблокировать время без бронирования — оно недоступно клиентам для записи и не попадает в счёт. Более длинные перерывы (например, летний ремонт) отмечаются как исключение в часах работы ресурса.

Календарь по ресурсам

Если помещений несколько, важно видеть их рядом. В дневном виде календаря ресурсы расположены по столбцам, а бронирование можно перетащить на новое время. Кроме того, есть список на день и на неделю и вид на месяц. По клику на бронирование открывается боковая панель, где вы видите клиента, отмечаете визит как состоявшийся или «Не пришёл», переносите время и составляете счёт.

Если клиент звонит, вы бронируете за него в админке, и подтверждение с файлом календаря сразу уходит ему.

Что видит клиент

Блок бронирования можно разместить на любой странице — например, под описанием студии. Клиент видит свободное время на ленте из семи дней; если день занят, предлагается ближайшее свободное время. Время показывается и в часовом поясе самого посетителя, что удобно, если бронирует клиент из-за границы. В письме-подтверждении есть ссылка, по которой он может посмотреть и отменить своё время.

Если день занят, клиент может встать в лист ожидания: когда время освободится, система предложит его ему.

Счёт, подарочная карта и сопутствующие продажи

В студии или кабинете часто продают что-то дополнительно: аренду дополнительного оборудования, распечатанные фото, средства по уходу. В NUNDINAE вы добавляете это в счёт того же бронирования — товар берётся с того же склада, с которого продаёт и интернет-магазин. Подарочной картой клиент может оплатить забронированное время на кассе. Подробнее о подарочных картах — в статье подарочная карта в интернет-магазине и на кассе.

Чек-лист перед выбором системы

• Можно ли бронировать помещение и оборудование, а не только человека?
• Есть ли у каждой услуги буферное время?
• Невозможно ли двойное бронирование и при услугах разной длительности?
• Можно ли заблокировать время без бронирования?
• Возвращается ли предоплата автоматически, если клиент отменил вовремя?
• Показывает ли календарь ресурсы рядом?

Подробнее об общих требованиях — в статье система онлайн-записи: что она должна уметь. Если хотите увидеть, как ваши помещения и оборудование выглядели бы в NUNDINAE, закажите NUNDINAE или запросите демонстрацию.