Ruumide ja stuudio broneerimine veebis

Paljud broneerimissüsteemid eeldavad, et broneeritakse inimest: terapeuti, konsultanti, mehaanikut. Aga sageli on kitsaskoht hoopis ruum või seade. Fotostuudios on üks valgustatud saal, mida saab korraga kasutada üks klient. Teraapiakeskuses on kolm kabinetti ja viis terapeuti. Töökojas on kaks tõstukit. Koosolekuruumi rendil ei ole üldse töötajat, keda broneerida.

Ruumide broneerimine nõuab natuke teistsugust mõtlemist. Allpool on kirjas, mida stuudio või ruumi broneerimissüsteem peab oskama, kuidas seda mõistlikult seadistada ja kuidas see käib NUNDINAE broneeringute moodulis.

Ruumide broneerimine: mida saab ressursiks teha

NUNDINAE-s on broneeritavad ressursid teenindajad, ruumid ja seadmed — ühes nimekirjas. Ressurss võib olla sisuliselt ükskõik mis, mida korraga saab kasutada ainult üks klient:

• fotostuudio või selle eri saalid;
• koosolekuruum või seminariruum;
• kabinet teraapia- või konsultatsioonikeskuses;
• seade: tõstuk, remondipukk, salvestusstuudio, laserlõikur.

Igal ressursil on oma nimi, oma lahtiolekuajad ja erandid (näiteks remondipäev või puhkus). Nime muutmine muudab selle kõikjal — poes, kalendris ja kassas — ja vanad broneeringud jäävad alles. Kui ruum enam kasutusel ei ole, peidad selle; ajalugu jääb aruannetesse.

Kestus ja puhveraeg

Ruumi broneerimise kõige sagedasem viga on unustatud vaheaeg. Fotostuudio vajab pärast sessiooni pool tundi koristamiseks ja tausta vahetamiseks, koosolekuruum kümme minutit õhutamiseks. Kui seda ei arvesta, algab järgmine klient enne, kui eelmine on läinud.

NUNDINAE-s on igal broneeritaval teenusel kestus ja puhveraeg. Puhveraeg on vaheaeg, mida teised kliendid broneerida ei saa — koristamiseks, tausta vahetamiseks või seadme jahtumiseks. Kui ruumi saab rentida eri pikkusega aegadeks, tee igaks pikkuseks oma teenus — näiteks „Stuudio 1 h“, „Stuudio 3 h“ ja „Stuudio terve päev“, igaühel oma hind.

Topeltbroneering on süsteemis võimatu — ka siis, kui samal ressursil on eri pikkusega teenused. Süsteem kontrollib päris kellaaegu, mitte kalendriruute.

Ettemaks ruumi broneerimisel

Kui klient broneerib stuudio neljaks tunniks ja ei tule, on see neli tundi, mida enam kellelegi müüa ei saa. Seepärast on ruumide ja stuudiote puhul ettemaks tavalisem kui lühikeste teenuste puhul.

NUNDINAE-s märgid iga teenuse juures, kas see on tasuta või ettemaksuga. Veebis broneeriv klient maksab ettemaksu Montonio kaudu (pangalink, kaart, Apple Pay või Google Pay) ja aeg kinnitub alles pärast makset. Seadetes määrad ettemaksu protsendi ja selle, mitu tundi enne aega saab tasuta tühistada — siis tuleb ettemaks automaatselt tagasi samale maksevahendile. Hiljem tühistades jääb ettemaks sulle. Kuidas ettemaksu mõistlikult seadistada, kirjutasin artiklis ilmumata jäävad kliendid: ettemaks ja meeldetuletus.

Blokeeritud aeg ja oma kasutus

Ruumi kasutatakse ka ise: oma fotosessioon, koristus, remont, sisekoosolek. NUNDINAE kalendris saad blokeerida aja ilma broneeringuta — see ei ole klientidele broneeritav ega lähe arvele. Pikemad pausid (näiteks suvine remont) märgid ressursi lahtiolekuaegade erandina.

Kalender ressursside kaupa

Kui ruume on mitu, on oluline näha neid kõrvuti. Kalendri päevavaates on ressursid veergudes ja broneeringu saab lohistada uude aega. Lisaks on päeva ja nädala nimekiri ning kuuvaade. Broneeringul klõpsates avaneb külgpaneel, kus näed klienti, märgid visiidi toimunuks või „Ei tulnud“, tõstad aja ümber ja koostad arve.

Kui klient helistab, broneerid tema eest adminis ja kinnitus koos kalendrifailiga läheb kohe välja.

Mida näeb klient

Broneerimisploki saad panna igale lehele — näiteks stuudio tutvustuse alla. Klient näeb vabu aegu seitsme päeva ribal; kui päev on täis, pakutakse järgmist vaba aega. Kellaaega näidatakse ka külastaja enda ajavööndis, mis on kasulik, kui broneerib välismaalt tulev klient. Kinnituskirjas on link, kust ta saab oma aega vaadata ja tühistada.

Täis päeva puhul saab klient minna ootelehele: kui aeg vabaneb, pakub süsteem seda talle.

Arve, kinkekaart ja kaasa müüdud asjad

Stuudios või kabinetis müüakse sageli midagi ka juurde: lisavarustuse rent, prinditud pildid, hooldustooted. NUNDINAE-s lisad need sama broneeringu arvele — toode tuleb samast laost, kust müüb ka e-pood. Kinkekaardiga saab klient tasuda broneeritud aja eest kassas. Kinkekaartidest lähemalt artiklis kinkekaart e-poodi ja kassasse.

Kontrollnimekiri enne süsteemi valikut

• Kas broneerida saab ruumi ja seadet, mitte ainult inimest?
• Kas igal teenusel on puhveraeg?
• Kas topeltbroneering on võimatu ka eri pikkusega aegade puhul?
• Kas saab blokeerida aega ilma broneeringuta?
• Kas ettemaks tagastatakse automaatselt, kui klient tühistab õigel ajal?
• Kas kalender näitab ressursse kõrvuti?

Rohkem üldistest nõuetest on kirjas artiklis broneerimissüsteem: mida see peab oskama. Kui tahad näha, kuidas sinu ruumid ja seadmed NUNDINAE-s välja näeksid, telli NUNDINAE või küsi esitlust.